テール支出は、貴社のコスト増につながっていませんか？（第2部）

著者

グラント・モロー

主席コンサルタント

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公開日：

2022年10月4日

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「テール支出は貴社のコスト増につながっているのか？」の第1部では、テール支出のデータ構成を把握し、そこから節約効果を引き出す方法を模索できるよう、データを適切な形式に変換するために必要な基本的な手順について説明しました。今回の第2部では、具体的に何をすべきかについて掘り下げていきます。とはいえ、もちろん、誰しもが無駄な労力を費やしたいとは思わないでしょう。

ここまでで、「誰が、何が」という点は理解できたはずだ。つまり、そろそろ具体的な行動に移せるということだ。

どうすればいいでしょうか？

データについては、少しずつ、あるいはまとまった単位ごとに処理していくことをお勧めします。確かに、全体としては時間がかかるかもしれませんが、その方が管理しやすく、成功の可能性も高くなります。

まずは、テール・スプエンデ（小口支出）の中で、一般的に数量が多く、単価も高く、かつグループ化が可能なカテゴリーを特定することから始めましょう。あるいは、同種のサプライヤーごとに購入品をグループ化してもよいでしょう。こうした大きな「カテゴリー」には、時間と労力を割く価値があります。しかし、すべてを一度に手掛けたいという誘惑に駆られるかもしれませんが、それに必要な追加のリソースやスタッフの時間を考えると、処理が困難になる可能性が高いでしょう。

アイテムを割り当てた「バケット」が定義されたら、それらを管理するにはいくつかの方法があります：
カテゴリー（例：事務用品、通信機器、印刷など）によっては、それ自体が十分な規模を持つため、競争入札を通じて市場に公開し、それらの品目を契約管理下に置くことが可能です（競争入札については、興味のある方のために別の記事で取り上げる予定です）。このアプローチにより、大幅なコスト削減効果が期待できるほか、サプライヤーの統合も実現できる可能性が高いでしょう。
また、既存のサプライヤーを通じてこうしたテール・スプエン（小口支出）品目を購入できる場合もあります。その場合は、「その他の」サプライヤーとの取引を打ち切り、支出を再び契約管理下に置くことができます。

上記のどちらのアプローチも、コスト削減の有無にかかわらず、サプライヤーの数を減らし、バックオフィスの業務効率化を図ることができます。

事務用品の発注プロセスが確立されていない状況についてですが、最近、あるクライアントがプロセスを導入し、素晴らしい成果を上げました。そのケースでは、従業員が各自で事務用品や文房具を購入し、その後、経費精算を通じてその費用を請求していました。ご想像の通り、支出額や価格はまちまちで、購買管理は文字通り手に負えない状態でした。

同社と連携し、PDF形式の請求書を取り込み、デジタルデータ化しました。支出状況を把握した後、市場調査を行わずに（テール支出に関する過去のデータが意思決定の根拠となりました）、特定のサプライヤーを選定し、中央購買担当者を任命するプロセスを導入しました。そして、すべての従業員に対し、購入が事前に承認されない限り、事務用品の経費精算は支払われない旨を周知しました。これにより支出の抑制に大きく寄与し、初年度で30％近いコスト削減を実現しました。

確かに、当初は不満を抱く従業員もいましたが、それはすぐに収まり、今では全員がこのプロセスを受け入れており、組織は引き続き経費削減を実現しています。また、これにより経理部門は、複数の経費精算ではなく、月に1件の請求書のみを処理するようになりました。

現在、この件に関しては、四半期ごとに購入状況を継続的に監視し、必要に応じて是正措置を講じています。

何もしないことのリスク

組織は、テール・スプエンを適切に管理しなければ、潜在的なリスクを抱えることになります。テール・スプエンは通常、非公式な支出であり、監視されず放置されると、従業員が独自の判断で決定を下すことになり、次のような結果を招く可能性があります：

最良の価格を得られるかどうかについて、ほとんど、あるいは全く懸念がない（価格リスク）
適切な審査を経ずに購入された物品が事業に及ぼすオペレーショナル・リスクは、従業員、会社、そして顧客にとってリスクとなる可能性があります。

最近、テール・スプエンドの見直しを行っていない場合、過剰な支出を続けている可能性が高く、組織にリスクをもたらしている恐れがあります。テール・スプエンドの管理をどこから手をつければよいかお困りであれば、ERAが適切な軌道に戻すお手伝いをいたします。テール・スプエンドの管理に必要なプロセスを構築しながら、大幅なコスト削減を実現します。

また、^{ERAsのSpendVue™などの}ソフトウェアツールを利用すれば、経営幹部は自社の支出（テール・スpendを含む）に関する詳細な情報を得ることができます。認定アナリストが貴社の財務データを徹底的に分析し、ERA独自の業界ベンチマークを貴社の支出に適用します。その結果、明確かつ即座に活用可能なインサイトが、分かりやすく魅力的な形式で提供されます。ERAの認定アドバイザーがお客様と協力し、組織のニーズに最適なキャッシュフロー改善への道筋を特定します。^{SpendVue™の}短い紹介動画は、以下のリンクからご覧いただけます。https://vimeo.com/680583659

テール・スプエンドの管理について詳しく知りたい場合は、グラント・モローまでご連絡ください。