Als het gaat om het beheren van relaties met leveranciers, is het verleidelijk om contracten te zien als eenmalige aangelegenheden: de deal sluiten, het contract opbergen en verdergaan. Maar die mentaliteit kan bedrijven duur komen te staan. Ik wil het hebben over twee subtiele maar cruciale uitdagingen die de waarde van contracten na verloop van tijd ondermijnen: contractcreep en contractmoeheid.
De markt staat nooit stil
Laten we eerlijk zijn: contracten werken niet altijd perfect. Dat kan ook niet. Om allerlei redenen, van de dynamiek van de markten tot de steeds veranderende behoeften van bedrijven, verandert de praktijk voortdurend. En hoewel klanten contractbeheer vaak zien als een formaliteit – „project afgerond, op naar het volgende“ – is dat precies waar de problemen beginnen.
Ondertussen zijn leveranciers – en ik zeg dit met de nodige voorzichtigheid – altijd op zoek naar manieren om hun marges te vergroten, soms ten koste van de klant. Dit is geen cynisme, maar realisme. Leveranciers zijn commerciële ondernemingen, en als er een kans is om hun marges te verhogen, zullen velen die aangrijpen. Zo gaat dat nu eenmaal in deze branche.
Contractuitbreiding versus contractmoeheid
Bij ERA Group helpen we klanten via ons auditproces bij het aanpakken van twee verschillende, maar onderling samenhangende problemen: contractuitbreiding en contractmoeheid.
- Er is sprake van ‘contract creep’ wanneer leveranciers – of zelfs interne teams – zich niet aan de oorspronkelijk overeengekomen voorwaarden houden. Een leverancier van kantoorbenodigdheden kan bijvoorbeeld een offerte uitbrengen voor een merkloos product. Maar wanneer de klant een nieuwe bestelling wil plaatsen, krijgt hij te horen dat het product niet meer leverbaar of uitverkocht is. In plaats daarvan wordt hem een ‘alternatief’ aangeboden dat toevallig aanzienlijk duurder is. En dat alternatief gaat zelden gepaard met een betere prijs – integendeel. De leverancier strijkt de extra marge op, terwijl de klant meer betaalt voor iets waar hij niet om heeft gevraagd.
- Contractmoeheid daarentegen is passiever van aard. Dat is wat er gebeurt als iedereen het contract vergeet. Het wordt van de lijst afgevinkt en het leven gaat verder. Maar de voordelen van dat contract? Die verdwijnen stilletjes. Er zijn zelfs onderzoeken die suggereren dat er binnen drie jaar slechts ongeveer 40% van de oorspronkelijk overeengekomen waarde overblijft. De afname gaat snel – steil in het eerste jaar, daarna afvlakkend – maar tegen die tijd is 60% van de voordelen al verloren gegaan.
De touwtjes in handen houden, waarde creëren
Daar komen wij in beeld. Ons controleproces gaat tot in de kleinste details: we verdiepen ons in de gegevens, de contracten en de kleine lettertjes. Het doel? De volledige waarde van wat oorspronkelijk is overeengekomen behouden en beschermen. Of u het nu besparingen, waar voor uw geld of commercieel voordeel noemt, wij zorgen ervoor dat dit gedurende de gehele looptijd van het contract volledig wordt gerealiseerd.
We onderhandelen niet alleen over een betere deal, maar zorgen er ook voor dat die deal optimaal wordt uitgevoerd, op een consistente manier en op de lange termijn. Dat is een belangrijk onderscheidend kenmerk van de aanpak van ERA.
Mini-aanbestedingen: een proactieve verbetering
Daarnaast houden mijn collega James en ik de markt nauwlettend in de gaten. Als we trends signaleren – bijvoorbeeld schommelingen in de sector van smeermiddelen en oliën – ondernemen we actie. We organiseren zogenaamde mini-aanbestedingen, waarbij we onderdelen van een groter contract afsplitsen om opnieuw aan te besteden. Op die manier kunnen we de concurrentie weer aanwakkeren en vaak nieuwe waarde creëren. Het is een manier om het contract te verbeteren en te voorkomen dat het in de vergetelheid raakt.
Afsluitende gedachten
Klanten onderschatten vaak hoe snel een contract aan waarde kan inboeten. Maar met het juiste toezicht, de juiste hulpmiddelen en marktinformatie kunt u ervoor zorgen dat het contract zijn kracht behoudt. Contractmoeheid en -verslapping zijn niet onvermijdelijk – ze zijn te voorkomen. U moet alleen weten waar u op moet letten, en daar ook op blijven letten.
Dat is precies wat we bij ERA Group doen.
