Kost de uitgaven aan 'tail spending' uw bedrijf geld? (Deel 2)

In deel één van " Kosten de uitgaven aan onnodige uitgaven uw bedrijf geld? " hebben we de basisstappen beschreven die nodig zijn om uw gegevens over onnodige uitgaven in een formaat te krijgen waarmee u de samenstelling van de uitgaven kunt begrijpen en manieren kunt vinden om de besparingen eruit te halen. In dit deel 2 ga ik dieper in op wat u moet doen. Maar natuurlijk wil niemand al dit werk voor niets doen.

Inmiddels begrijpen we "wie het is en wat het is", wat betekent dat we nu actie kunnen ondernemen.

Wat kunnen we eraan doen?

Ik zou aanraden om de data stapsgewijs of in kleinere stukken te verwerken. Ja, het zal waarschijnlijk langer duren, maar het is wel te doen en de kans op succes is groter.

Begin met het identificeren van de categorieën binnen de 'tail spend' die over het algemeen een hoger volume en een hogere waarde hebben en die gegroepeerd kunnen worden. Als alternatief kunt u aankopen groeperen bij vergelijkbare leveranciers. Het is de moeite waard om tijd en moeite te investeren in deze grotere 'categorieën'. Hoewel het verleidelijk is om alles in één keer aan te pakken, zullen de extra middelen en de benodigde tijd van het personeel het waarschijnlijk onhandelbaar maken.

• Zodra we de "buckets" met de items hebben gedefinieerd, zijn er verschillende opties om ze te beheren:
• Categorieën, zoals bijvoorbeeld kantoorartikelen, telecommunicatie en drukwerk, kunnen op zichzelf al een voldoende grote waarde vertegenwoordigen om via een aanbestedingsprocedure op de markt te brengen en onder contractbeheer te plaatsen (ik zal in een ander artikel meer schrijven over aanbestedingsprocedures voor geïnteresseerden). Deze aanpak kan aanzienlijke kostenbesparingen opleveren en, hoogstwaarschijnlijk, leiden tot consolidatie van leveranciers.
• In andere gevallen kan het voorkomen dat u al een bestaande leverancier hebt via wie u deze kleine uitgavenposten kunt inkopen. Dan kunt u de "andere" leveranciers stopzetten en de uitgaven weer onder contractbeheer brengen.

Beide bovenstaande benaderingen kunnen het aantal leveranciers verminderen en de efficiëntie van de backoffice verbeteren, ongeacht de besparingen.

Toen we geen proces vonden voor het bestellen van kantoorartikelen, had ik onlangs een klant die een dergelijk proces implementeerde met uitzonderlijke resultaten. In dit geval kochten medewerkers hun eigen kantoor- en schrijfwaren en declareerden deze vervolgens via hun onkostenvergoeding. Zoals u zich kunt voorstellen, liepen de uitgaven en prijzen volledig uit de hand en was de inkoop letterlijk onbeheersbaar.

In samenwerking met het bedrijf hebben we de pdf-facturen omgezet naar een digitaal formaat. Nadat we inzicht hadden gekregen in de uitgaven, hebben we een proces opgezet waarbij we, zonder een marktonderzoek te starten (we hadden historische gegevens over de uitgaven om onze beslissing te onderbouwen), een specifieke leverancier hebben aangewezen, een centrale inkoopmedewerker hebben benoemd en alle medewerkers hebben laten weten dat onkostenvergoedingen voor kantoorartikelen alleen zouden worden uitbetaald na goedkeuring van de aankoop. Dit heeft aanzienlijk bijgedragen aan het beheersen van de uitgaven en resulteerde in een besparing van bijna 30% in het eerste jaar.

Toegegeven, er waren aanvankelijk een paar ontevreden werknemers, maar dat loste zich snel op en nu heeft iedereen het proces geaccepteerd. De organisatie blijft bovendien besparingen realiseren. Het betekende ook dat de boekhouding slechts één factuur per maand verwerkte, in plaats van meerdere onkostennota's.

Ook nu nog blijven we in dit geval de aankopen elk kwartaal monitoren en waar nodig corrigerende maatregelen nemen.

Risico's van nietsdoen

Organisaties lopen potentieel risico als ze hun uitgaven aan kleine bedrijven (tail spend) niet beheren. Tail spend is doorgaans informeel; het wordt niet gecontroleerd en aan zichzelf overgelaten, waardoor mensen naar eigen inzicht beslissingen kunnen nemen met mogelijke gevolgen, zoals:

• Weinig tot geen bezorgdheid over het verkrijgen van de beste prijs (prijsrisico).
• Een operationeel risico voor het bedrijf als gevolg van aankopen die mogelijk niet naar behoren zijn gecontroleerd, kan een risico vormen voor werknemers, het bedrijf en hun klanten.

Als u uw uitgaven aan risicobeheer (tail spend) recentelijk niet hebt geëvalueerd, is de kans groot dat u te veel betaalt en uw organisatie daarmee in gevaar brengt. Weet u niet goed waar u moet beginnen om uw uitgaven aan risicobeheer onder controle te krijgen? ERA kan u helpen weer op het juiste spoor te komen en aanzienlijke kosten te besparen, terwijl het u ook helpt bij het opzetten van de processen die nodig zijn voor het beheren van uw uitgaven aan risicobeheer.

Er zijn ook softwaretools zoals ERA's SpendVue ^™ die topmanagers diepgaand inzicht geven in de uitgaven van hun organisatie, inclusief de zogenaamde 'tail spend'. Gecertificeerde analisten duiken diep in de financiële gegevens van uw bedrijf en passen ERA's eigen branchebenchmarks toe op uw uitgaven. Het resultaat? Duidelijke, directe en bruikbare inzichten in een toegankelijke en aantrekkelijke vorm. De gecertificeerde adviseurs van ERA werken met u samen om een ​​strategie voor cashflowverbetering te ontwikkelen die het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie. U kunt een korte video van SpendVue ^™ bekijken via de volgende link : https://vimeo.com/680583659

Als u meer wilt weten over het beheren van uw uitgaven aan staartrennen, neem dan contact op met Grant Morrow .

Grant Morrow is een hoofdconsultant bij ERA Group en is een door SpendVue gecertificeerd adviseur.

Hij heeft meer dan 30 jaar praktijkervaring in het werken met mkb-bedrijven om te achterhalen waar ze te veel uitgeven en strategieën te ontwikkelen voor beter kostenbeheer.