In deel 1 van "Kost 'tail spend' uw bedrijf geld?" hebben we de basisstappen beschreven die nodigzijn om uw 'tail spend'-gegevens in een formaat te krijgen waarmee u inzicht krijgt in de samenstelling van de uitgaven en manieren kunt zoeken om hieruit besparingen te realiseren. In dit deel 2 ga ik dieper in op wat u precies moet doen. Maar natuurlijk wil niemand al dit werk voor niets doen.
Inmiddels zouden we moeten weten "wie en wat"; dat betekent dat we er nu iets aan kunnen gaan doen.
Wat kunnen we hieraan doen?
Ik zou aanraden om de gegevens in stukjes of in kleinere delen aan te pakken. Ja, dat zal in totaal waarschijnlijk meer tijd kosten, maar het is beter te overzien en de kans op succes is groter.
Begin met het in kaart brengen van die categorieën binnen de tail spend die doorgaans een groter volume vertegenwoordigen, een hogere waarde hebben en kunnen worden gegroepeerd. Je kunt ook aankopen groeperen op basis van vergelijkbare leveranciers. Deze grotere „categorieën“ zijn de moeite waard om tijd en energie in te steken. Hoewel het verleidelijk is om alles in één keer aan te pakken, zal het project door de extra middelen en tijd die het van het personeel vraagt waarschijnlijk onbeheersbaar worden.
- Zodra we de "categorieën" met de items hebben gedefinieerd, zijn er verschillende manieren om deze te beheren:
- Categorieën – zoals bijvoorbeeld kantoorbenodigdheden, telecommunicatie, drukwerk enzovoort – kunnen op zichzelf al omvangrijk genoeg zijn om via een openbare aanbesteding op de markt te brengen en onder contractbeheer te brengen (voor geïnteresseerden zal ik in een ander artikel nader ingaan op openbare aanbestedingen). Een dergelijke aanpak kan aanzienlijke besparingen opleveren en zal hoogstwaarschijnlijk leiden tot een consolidatie van leveranciers.
- In andere gevallen kan het zijn dat u al een bestaande leverancier heeft waar u deze 'tail spend'-artikelen kunt inkopen. In dat geval kunt u de 'andere' leveranciers afsluiten en de uitgaven weer onder contractbeheer brengen.
Beide bovengenoemde benaderingen kunnen het aantal leveranciers verminderen en zorgen voor efficiëntieverbeteringen in de backoffice, ongeacht de besparingen.
Toen we merkten dat er geen procedure was voor het bestellen van kantoorbenodigdheden, had ik onlangs een klant die een procedure invoerde met uitstekende resultaten. In dit geval kochten de medewerkers hun eigen kantoor- en schrijfwaren en vroegen ze de kosten vervolgens terug via hun onkostendeclaraties. Zoals u zich kunt voorstellen, liepen de uitgaven en prijzen sterk uiteen en was de inkoop letterlijk volledig uit de hand gelopen.
In samenwerking met het bedrijf hebben we de pdf-facturen in een digitaal formaat omgezet. Toen we eenmaal inzicht hadden in de uitgaven, hebben we een proces opgezet waarbij we – zonder een aanbesteding uit te schrijven (we beschikten over historische gegevens over de ‘tail spend’ om onze beslissing te onderbouwen) – een specifieke leverancier hebben aangewezen, een centrale inkoopmedewerker hebben aangesteld en vervolgens aan alle medewerkers hebben meegedeeld dat onkostendeclaraties voor kantoorbenodigdheden alleen zouden worden vergoed als de aankoop vooraf was goedgekeurd. Dit heeft in hoge mate bijgedragen aan het beteugelen van de uitgaven en resulteerde in een besparing van bijna 30% in het eerste jaar.
Toegegeven, in het begin waren er wel wat ontevreden medewerkers, maar dat heeft zich snel gelegd; inmiddels heeft iedereen het proces geaccepteerd en blijft de organisatie besparingen realiseren. Het betekende ook dat de boekhouding nog maar één factuur per maand hoefde te verwerken, in plaats van meerdere onkostendeclaraties.
Op dit moment blijven we de aankopen elk kwartaal controleren en nemen we waar nodig corrigerende maatregelen.
De risico’s van niets doen
Organisaties lopen mogelijk risico’s als ze hun ‘tail spend’ niet goed beheren. Tail spend verloopt doorgaans informeel; als dit niet wordt gecontroleerd en aan zijn lot wordt overgelaten, kunnen mensen naar eigen goeddunken beslissingen nemen, met mogelijke gevolgen zoals:
- Er is weinig tot geen bezorgdheid over het verkrijgen van de beste prijs (prijsrisico)
- Een operationeel risico voor het bedrijf als gevolg van aankopen die mogelijk niet grondig genoeg zijn gecontroleerd, kan een risico vormen voor de werknemers, het bedrijf en zijn klanten.
Als u uw tail spend de laatste tijd niet hebt geëvalueerd, is de kans groot dat u te veel betaalt en uw organisatie in gevaar brengt. Als u niet goed weet waar u moet beginnen om uw tail spend onder controle te krijgen, kan ERA u helpen weer op het juiste spoor te komen en aanzienlijke besparingen te realiseren, terwijl het u ondersteunt bij het opzetten van de processen die nodig zijn om uw tail spend te beheren.
Er zijn ook softwaretools zoals ERAsSpendVue™ die topmanagers diepgaande inzichten bieden in de uitgaven van hun organisatie, inclusief de ‘tail spend’. Gecertificeerde analisten verdiepen zich grondig in de financiële gegevens van uw bedrijf en passen de eigen sectorbenchmarks van ERA toe op uw uitgaven. Het resultaat? Duidelijke, directe en bruikbare inzichten die beschikbaar zijn in een toegankelijk en aantrekkelijk formaat. De gecertificeerde adviseurs van ERA werken met u samen om een traject naar verbetering van de cashflow te identificeren dat het beste aansluit bij de behoeften van uw organisatie. U kunt een korte video vanSpendVueTM bekijken via de volgende link : https://vimeo.com/680583659
Als u meer wilt weten over het beheer van uw tail spend, neem dan contact op met Grant Morrow.
Grant Morrow is hoofdconsultant bij ERA Group een door SpendVue gecertificeerd adviseur.
Hij heeft meer dan 30 jaar praktijkervaring in het werken met kleine en middelgrote ondernemingen, waarbij hij vaststelt waar zij te veel geld uitgeven en strategieën ontwikkelt voor een beter kostenbeheer.
