I del 1 av”Kostar småinköpen ditt företag pengar?” beskrev vi de grundläggande stegen som krävs för att omvandla dina uppgifter om småinköp till ett format som gör det möjligt för dig att förstå hur utgifterna ser ut och hitta sätt att dra nytta Besparingar . I denna del 2 går jag in på vad du bör göra. Men naturligtvis vill ingen lägga ner allt detta arbete i onödan.
Vid det här laget borde vi ha fått en klar bild av ”vem och vad”, vilket innebär att vi nu kan börja göra något Om oss .
Vad ska man göra? Om oss
Jag skulle rekommendera att man arbetar sig igenom data i mindre delar eller i större block. Ja, det kommer förmodligen att ta längre tid totalt sett, men det blir mer hanterbart och ger större chans till framgång.
Börja med att identifiera de kategorier inom tail spend som generellt sett har större volym och högre värde och som kan grupperas. Alternativt kan du gruppera inköpen efter likartade leverantörer. Dessa större ”kategorier” är värda att lägga tid och kraft på. Men även om det är frestande att ta itu med allt på en gång, kommer de extra resurser och den extra tid som krävs av personalen sannolikt att göra projektet svårhanterligt.
- När vi väl har definierat ”kategorierna” med objekten finns det flera sätt att hantera dem på:
- Kategorier – till exempel kontorsmaterial, telekommunikation, tryckning osv. – kan i sig vara tillräckligt omfattande för att lägga ut på marknaden genom ett konkurrensutsatt upphandlingsförfarande och därmed införliva dessa varor i avtalshanteringen (jag kommer att skriva Om oss i en annan artikel för den som är intresserad). Denna typ av tillvägagångssätt har potential att frigöra betydande Besparingar och kommer med stor sannolikhet att leda till en konsolidering av leverantörerna.
- I andra fall kan det handla om att ni redan har en befintlig leverantör genom vilken ni kan köpa in dessa mindre inköp. Då kan ni avsluta samarbetet med de ”övriga” leverantörerna och återigen föra in utgifterna under avtalshanteringen.
Båda dessa metoder kan minska antalet leverantörer och leda till effektivitetsvinster inom administrationen, oavsett Besparingar.
När vi upptäckte att det inte fanns någon rutin för beställning av kontorsmaterial hade jag nyligen en kund som införde en sådan rutin med utmärkta resultat. I det här fallet köpte de anställda själva sina kontors- och pappersvaror och begärde sedan ersättning för dem via sina utgiftsrapporter. Som ni kan föreställa er varierade utgifterna och priserna kraftigt, och inköpen var bokstavligen utom kontroll.
I samarbete med företaget samlade vi in PDF-fakturorna, konverterade dem till digitalt format och, när vi väl hade fått en överblick över utgifterna, införde vi en process som – utan att behöva genomföra en upphandling (vi hade historiska data om mindre inköp som underlag för vårt beslut) – innebar att vi utsåg en specifik leverantör, utnämnde en central inköpsansvarig och sedan informerade alla anställda om att utlägg för kontorsmaterial inte skulle ersättas om inte inköpet först hade godkänts. Detta bidrog i hög grad till att få utgifterna under kontroll och resulterade i Besparingar på nära 30 % Besparingar det första året.
Visst, det fanns några missnöjda medarbetare i början, men det lugnade sig snabbt, och nu har alla accepterat processen, och organisationen fortsätter att göra Besparingar. Det innebar också att ekonomiavdelningen endast hanterade en faktura per månad, istället för flera utläggsrapporter.
I dag, i det här fallet, fortsätter vi att följa upp inköpen kvartalsvis och vidtar korrigerande åtgärder vid behov.
Riskerna med att inte göra någonting
Organisationer utsätter sig för potentiella risker om de inte hanterar sina mindre utgifter. Mindre utgifter hanteras oftast informellt; om de inte övervakas och lämnas åt sitt öde kan det leda till att medarbetare fattar beslut efter eget godtycke, vilket kan få följder som till exempel:
- Ingen eller mycket liten oro Om oss det bästa priset (prisrisk)
- En operativ risk för verksamheten till följd av inköp som kanske inte har granskats tillräckligt noggrant kan utgöra en risk för de anställda, företaget och dess kunder.
Om du inte har granskat dina mindre utgifter på sistone är risken stor att du betalar för mycket och utsätter din organisation för risker. Om du inte vet var du ska börja för att få kontroll över dina mindre utgifter kan ERA hjälpa dig att komma på rätt spår och spara betydande belopp, samtidigt som vi hjälper dig att införa de processer som krävs för att hantera dessa utgifter.
Det finns även programvaruverktyg som ERA:sSpendVue™ som förser ledande befattningshavare med djupgående insikter om organisationens utgifter, inklusive mindre utgifter. Certifierade analytiker granskar ingående företagets finansiella data och tillämpar ERA:s egna branschjämförelser på era utgifter. Resultatet? Tydliga, omedelbara och praktiskt användbara Insikter i ett lättillgängligt och engagerande format. ERAs certifierade rådgivare samarbetar med er för att identifiera den väg till förbättrad kassaflöde som bäst passar er organisations behov. Ni kan se en kort video omSpendVueTM via följande länk : https://vimeo.com/680583659
Om du vill veta mer Om oss dina mindre inköp, vänligen Kontakt Grant Morrow.
Grant Morrow är huvudkonsult på ERA Group certifierad SpendVue-rådgivare.
Han har över 30 års praktisk erfarenhet av att arbeta med små och medelstora företag för att identifiera var de har onödiga kostnader och ta fram strategier för bättre kostnadshantering.
