Úklidové a hygienické služby patří mezi nejdůležitější služby v rámci firem.
Například v případě fitness center, supermarketů a restaurací může mít tato investice dokonce ještě vyšší prioritu. Kromě pracovní síly vyžaduje tento typ služeb pro správné fungování také řadu dalších složek, které jsou součástí nákladové struktury. Zde je několik jednoduchých opatření, která můžete zavést, abyste ve své firmě snížili náklady na úklid a hygienu. Ačkoli se úklidové a hygienické služby v podnicích mnohým lidem jeví jako neviditelné, v každodenním životě představují činnost nejvyšší důležitosti.
V podnicích, jako jsou supermarkety, fitness centra, ordinace a restaurace, má úklid a hygienická čistota zásadní význam pro image celého podniku.
Týmy dbají na dodržování správných hygienických podmínek ve všech prostorách, čímž podporují pohodu a kvalitu života zaměstnanců i vedoucích pracovníků. Udržované prostředí motivuje lidi a zajišťuje jim pocit pohodlí. Navíc přispívá k pozitivnímu vnímání společnosti ze strany zákazníků a partnerů.
Jedná se však o oblast řízení, která zahrnuje řadu složek:
- Materiální vybavení: zařízení různých rozměrů v závislosti na rozsahu a charakteru činnosti společnosti;
- Produkty: na trhu je k dispozici široká škála produktů pro různé účely a specifické požadavky;
- Lidské zdroje: kvalifikovaní a proškolení zaměstnanci;
- Školení: průběžné školení týmů;
- Voda a energie: jedná se o oblast, kde je spotřeba obvykle vysoká.
Jak vidíme, u každé z těchto položek existují další aspekty – údržba vybavení, náklady spojené s ukončením smluv, kontrola spotřeby –, díky nimž je sektor úklidu a hygieny komplexní, což v praxi znamená, že se může stát jakousi firmou ve firmě.
Jak poznáte, zda jsou náklady vaší firmy na úklid a hygienu přiměřené? A kdy zjistíme, že jsou příliš vysoké a je třeba je omezit?
Pojďme si povědět o 6 tipech, jak snížit náklady na úklidové a hygienické služby ve firmách.
Význam plánu řízení úklidových služeb ve firmách
Odvětví úklidu a hygieny obvykle tvoří skupina zaměstnanců, kteří pracují v celé společnosti, a to buď v běžné pracovní době, nebo na směny, a proto je nutné plánování, aby se zajistilo co nejefektivnější využití jejich práce:
- Správně zmapovat oblasti a potřeby;
- Vyhněte se úklidu v nevhodnou dobu;
- Rychle reagujte na mimořádné situace;
- Navazujte dobré vztahy s ostatními zaměstnanci.
To vše má za cíl dosáhnout co nejlepšího výkonu a výsledků, které budou prospěšné pro životní prostředí. Kromě toho je nutné poskytovat pokyny týkající se mimo jiné racionálního používání výrobků, správného provozu zařízení a správných postupů v jednotlivých oblastech.
Účinný plán řízení by měl stanovit:
- Jakým způsobem a jak často budou prostory společnosti uklízeny;
- Produkty, vybavení, harmonogramy a postupy;
- Harmonogram úklidu a dezinfekce – prostory, dny a časy pro pravidelný a příležitostný úklid;
- Seznam zaměstnanců;
- Postupy pro používání a skladování čisticích prostředků a zařízení;
- Zásady pro šetrné nakládání s vodou a energií;
- Pravidla chování v prostorách společnosti;
- Pokyny pro používání uniform a ochranných pomůcek;
- Měsíční rozpočet na veškeré provozní náklady v dané oblasti;
- Audity a ukazatele výkonnosti.
Stejně jako v každé jiné oblasti podniku závisí i úspěch odvětví úklidu a hygieny na pečlivém řízení, které sleduje vývoj jednotlivých nákladových položek.
Jak můžeme snížit náklady na úklidové služby v naší společnosti?
I přes nezbytnost a složitost činností a nákladů v odvětví úklidu a hygieny existuje řada vhodných možností, jak náklady snížit:
1. Neustále sledujte ceny čisticích prostředků
Toto pravidlo najdete ve všech příručkách o řízení nákladů, ale v tomto případě je ještě důležitější. Na trhu je k dispozici mnoho různých produktů, značek a kvalit, a proto je nutné pečlivě prozkoumat dostupné možnosti a zjistit, jak nakupovat ve velkém množství za nejlepší cenu.
2. Investujte do školení zaměstnanců
Je nezbytné, aby lidé věděli, jak co nejefektivněji používat čisticí prostředky a vybavení, a tím lépe a úsporněji využívat vodu a energii, což jsou dvě položky, které obvykle výrazně zatěžují rozpočty firem.
Dalším důležitým bodem je dodržování osvědčených postupů při úklidu a používání ochranných pomůcek, a to nejen z důvodu úspory času a materiálu, ale také ze zdravotních důvodů, a to díky správnému držení těla.
3. Podporujte zapojení ostatních zaměstnanců
V tomto případě vycházíme ze stejného principu jako u týmů zajišťujících úklid ve městech a na veřejných prostranstvích: jejich existence neznamená, že bychom měli zanedbávat čistotu a hygienu v jednotlivých odděleních. Společnost by měla zavést jako standardní postup, aby všichni dodržovali jednoduchá pravidla pro udržování čistoty na pracovišti, a to bez míst, kde by se hromadila špína, zbytky jídla a hmyz, včetně zásuvek.
Kromě toho je nezbytné zbavit se nepotřebných materiálů, ať už jako odpadu, nebo k recyklaci. Tímto způsobem lze snížit spotřebu produktů a vybavení a možná i frekvenci úklidových týmů, což by v konečném důsledku vedlo k optimalizaci počtu zaměstnanců pro tento typ služeb.
4. Snažte se co nejvíce optimalizovat své skladové zásoby
Díky seznamu dodavatelů, kteří mají s firmou dobré vztahy a nabízejí rozumné ceny, nemusí být nutné skladovat čisticí prostředky ve velkém množství. Důležité je mít pod kontrolou skladové zásoby, aby bylo možné je rychle doplnit. To umožňuje prodloužit platební lhůty.
5. Zavést postupy pro sběr recyklovatelných odpadů
Firmy si stále více uvědomují, jak důležité je opětovné využívání materiálů a šetrný přístup k životnímu prostředí. Ideálním řešením je zavést pro všechny zaměstnance – ať už úklidové nebo jiné – pravidlo třídění recyklovatelných materiálů. V některých firmách se tyto materiály dokonce později prodávají a přinášejí tak finanční výnosy.
6. Zvažte outsourcing
Jak jsme dosud viděli, odvětví úklidu a hygieny se vyznačuje širokou škálou procesů a nákladů a navíc vyžaduje neustálé zapojení lidských zdrojů.
Někdy se z toho nakonec stane o něco složitější manažerský úkol, protože se nejedná o hlavní předmět činnosti společnosti a vyžaduje to specifické znalosti. Ať už je společnost jakkoli dobře organizovaná, může jí chybět hlubší znalost potřebná k řešení každodenních problémů a některých nákladů, které nejsou v souladu s rozpočtem.
Outsourcing může být vhodným řešením pro zajištění úklidu a hygieny prostřednictvím společnosti, která disponuje zkušenými odborníky a experty v oboru, kteří se neustále snaží najít osvědčené postupy a nejvýhodnější ceny pro zákazníky, v tomto případě pro vaši společnost.
Pomáhá outsourcing úklidových služeb snížit náklady?
Existuje řada dalších opatření, která mohou přispět ke snížení nákladů, a to v závislosti na druhu podnikání, velikosti společnosti a výši investičního kapitálu.
Jak je z tohoto článku patrné, sektor úklidu a hygieny má zásadní význam pro kvalitu života zaměstnanců v jejich každodenním životě, jelikož tráví tolik hodin v prostorách firem. Je třeba si uvědomit, že se jedná o nákladovou položku, kterou je nutné neustále sledovat, aby bylo možné hledat osvědčené postupy v oblasti optimalizace nákladů.
ERA Group, globální poradenská společnost specializující se na řízení nákladů, disponuje osvědčenou metodikou pro zvyšování efektivity a kvalifikovanými odborníky s praxí v dané oblasti.
