Když CFO dotázán na optimalizaci nákladů, jeho odpověď je často rozvážná a sebevědomá.
Společnost již provedla revizi nákupních procesů, hlavní kategorie byly znovu sjednány, dlouhodobí dodavatelé jsou stabilní a z výkazů vyplývá, že výsledky se pohybují v rámci rozpočtu. Z tohoto hlediska se zdá, že kontrola nákladů je zajištěna.
V mnoha případech je tato nedůvěra pochopitelná.
Problém spočívá v tom, že tato jistota často vychází ze struktur řízení, které byly navrženy před několika lety, často za odlišného provozního modelu, v odlišném dodavatelském prostředí nebo s odlišným profilem marží. V té době mohly být tyto struktury zcela adekvátní a obchodně životaschopné.
Organizace se však vyvíjejí. Rostou, provádějí akvizice, digitalizují, konsolidují dodavatele, rozšiřují rozsah činnosti a obnovují smlouvy, a to obvykle postupně, nikoli prostřednictvím jediné zásadní změny. V průběhu času se podnikání mění, avšak mechanismus používaný k ověřování souladu s dodavateli často zůstává vázán na svůj původní návrh.
U kategorií, které nebyly v poslední době přezkoumány, se předpokládá, že zůstávají konkurenceschopné, protože nedošlo k žádným viditelným změnám. Smlouvy s automatickým prodloužením se považují za vyřízené. Dlouhodobé vztahy s dodavateli se považují za důkaz souladu. Zprávy i nadále potvrzují plnění dohodnutých parametrů a absence výkyvů se stává důkazem kontroly.
Málokdy se však zkoumá, zda tato původní optimalizační rozhodnutí stále odrážejí současné tržní podmínky, cenovou dynamiku a strategické priority. Odklon od obchodních cílů se málokdy projeví jako dramatická událost. Projevuje se postupně v kontraktech, které se odchýlily od tržní pozice, v rozsahu služeb, který přesáhl původní cenovou logiku, a v modelech poskytování služeb, které již plně nepodporují současné cíle organizace. Jelikož systém řízení nadále funguje, zůstávají tyto posuny z velké části skryté.
„Mezerou v dohledu“ se rozumí rozdíl mezi dosavadní optimalizací a současnou obchodní realitou. Její překlenutí vyžaduje systematické přehodnocení, a to nikoli proto, že by řízení nákladů selhalo, ale proto, že optimalizace dosažená v minulosti není optimalizací trvalou.
