Akční plán pro řízení nákladů

Řízení nákladů, stejně jako jiné oblasti řízení podniku, například rozpočtování a finance, vyžaduje řídicí nástroj, který jasně definuje cíle, oblasti činnosti, odpovědné osoby, úkoly, termíny a způsoby sledování.

V této fázi je nezbytné vypracovat akční plán. Ten pomáhá společnosti uspořádat složité faktory související s řízením nákladů. V tomto článku se budeme zabývat tímto nástrojem, který významně přispěje k úspěchu řízení nákladů.

Co je to akční plán?

Když se zamyslíme nad svým osobním životem a plánem pořízení vlastního bydlení, je třeba vyřešit několik věcí: čas potřebný na našetření peněz na koupi, vyhledávání nemovitostí, zjišťování nákladů, stanovení optimálního scénáře bydlení, možnosti financování a odhad celkových výdajů.

Seznam se rozvine do konkrétnějších bodů, což poskytne dobrý přehled o složitosti a významu akčního plánu.

Bez něj se nákup nemovitosti bezpochyby stává složitějším a riskantnějším, protože není možné předvídat jednotlivé události a včas na ně reagovat. Budeme vždy jen pasivně reagovat a naše rozhodnutí nebudou vždy přesná. K tomu dochází v ještě větší míře v oblasti řízení nákladů.

Akční plán je v zásadě mechanismem řízení (ať už systémovým, či nikoli) všech rozhodnutí a činností souvisejících s dosažením konkrétního nebo dlouhodobého cíle (průběžné řízení).

Akční plán je nezbytný pro lepší fungování jakékoli organizační struktury. Umožňuje propojit všechny zdroje společnosti – lidi, finanční prostředky, systémy – s cíli, přínosy, konkrétními kroky a termíny a vytvořit ekosystém , jehož cílem je dosáhnout co nejlepších technických a finančních výsledků dané struktury.

Akční plán – Charakteristika

Akční plán by měl obsahovat:

• Jasné cíle – obecné i konkrétní. Například akční plán prodeje může počítat s 10% růstem ročně a obsahovat konkrétní cíle s různými mírami růstu podle typu produktu.
  
• Objektivní a měřitelné přínosy – ty by měly odpovídat očekáváním společnosti a mělo by existovat způsob, jak je měřit.
  
• Řízení podle činností/akcí – je velmi důležité, aby každá z nich měla konkrétní cíle, kroky, rozpočet, rizika a termíny a aby společně tvořily harmonogram, který je srozumitelný pro všechny.
  
• Osoby s formální odpovědností – neurčujte je podle odvětví nebo oddělení; je důležité, aby odpovědnost nesly konkrétní osoby, aby byla komunikace mezi jednotlivými oblastmi v rámci harmonogramu plynulá.
  
• Realistické termíny – to je důležitý úkol v každém akčním plánu, ale termíny nesmí být tak náročné, aby sloužily pouze k uklidnění organizaci.
  

Vypracování akčního plánu vychází z následujících otázek:

• Co má být dosaženo – cíle (jeden nebo více v závislosti na důležitosti);
• PROČ je třeba toho dosáhnout – cíl a jasné přínosy těchto opatření;
• KDO – osoby odpovědné za plán a související činnosti;
• KDE bude plán realizován – společnosti, odvětví, procesy, účty;
• KDY bude plán realizován – doba jeho realizace (jednorázově nebo trvale);
• JAK bude plán fungovat – jak budou cíle dosaženy;
• KOLIK bude plán stát – čas zaměstnanců, zdroje, poradenství.

V rámci dlouhodobého akčního plánu mohou existovat konkrétní plány s omezenou dobou platnosti. Například akční plán prodeje, který obsahuje obecné pokyny týkající se marketingu, pokrytí trhu, slev a struktury, může v daném okamžiku zahrnovat plán na podporu prodeje konkrétního produktu, který má své vlastní podmínky, zapojuje část prodejního týmu a je časově omezený.

5 základních kroků akčního plánu v oblasti řízení nákladů

Úvod

Tento krok, kterýje nezbytný pro fungování celého plánu, definuje obecné a konkrétní cíle, očekávané přínosy, dotčené oblasti a termín pro dosažení každého cíle (s výhradou pozdější revize).

V oblasti řízení nákladů by se cíle neměly soustředit pouze na samotné snižování nákladů, jelikož se jedná o trvalý kontrolní mechanismus.

Například:

Hlavní cíl: sledování a kontrola všech administrativních nákladů za rok 2018 tak, aby nedošlo k překročení rozpočtového odhadu. Oblasti: všechny. Termín: 31. 12. 2018.

Konkrétní cíl 1: Snížení nákladů na pronájem vozidel v roce 2018 o 20 % ve srovnání s částkou vynaloženou v roce 2017. Oblasti: Obchodní a údržba. Termín: 31. 12. 2018. Očekávaný přínos: úspora ve výši 1 000,00 R$ (20 % částky vynaložené v roce 2017).

Hlavní cíl bude posuzován na základě souhrnného výsledku všech dílčích cílů na konci jejich platnosti. Správce nákladů však musí tyto výsledky pravidelně podrobně vyhodnocovat, aby mohl posoudit, zda bude hlavní cíl splněn.

Od této chvíle budeme pro zbývající kroky používat jako příklad konkrétní cíl 1.

Plánování

V této fázi se stanoví všechny podrobnosti týkající se konkrétních cílů – činnosti, termíny, odpovědné osoby, rozpočet a pohotovostní plány –, kontrola kvality v průběhu realizace dané činnosti, řízení rizik a řešení (vnitřní i vnější faktory, které mohou ovlivnit dokončení dané činnosti).

Důležité: dokončení dané činnosti neznamená dosažení cíle, ale splnění všech podmínek, které k němu vedou, aby bylo možné tento cíl nakonec dosáhnout.

Konkrétní cíl 1: Snížení nákladů na pronájem vozidel v roce 2018 o 20 % ve srovnání s částkou vynaloženou v roce 2017. Oblasti: Obchodní a údržba. Termín: 31. 12. 2018. Očekávaný přínos: úspora ve výši 1 000,00 R$ (20 % částky vynaložené v roce 2017).

Úkol 1: Vyhledat 3 dodavatele. Odpovědný: Jorge Cardoso (administrativa). Termín: 5. března 2018. Rozpočet: nevztahuje se.

Úkol 2: analýza uskutečněných cest. Odpovědný: Celso Furtado (obchodní oddělení). Termín: 5. března 2018. Rozpočet: nevztahuje se.

Provedení

V této fázi se plánované činnosti uvádějí do praxe. Je důležité pečlivě sledovat finanční prostředky vyčleněné na realizaci těchto činností, neboť jakékoli odchylky povedou k dodatečným nákladům.

Monitorování

Zde každou činnost podrobně sleduje manažer nákladů a jeho tým, aby se zajistilo, že nedojde k žádným událostem, které by bránily realizaci nebo způsobily nepředvídané odchylky. Registr rizik, o kterém se zmínili v části Plánování, je nezbytný k tomu, aby byla rizika v této fázi odhalena (předvídána) a lépe pochopena. Osoba odpovědná za danou činnost musí neprodleně nahlásit jakoukoli událost, která by mohla ohrozit její splnění, a případně provést úpravy, které umožní pokračování a dosažení cíle.

Zavření

Nyní je čas shrnout výsledky, vyhodnotit je jednotlivě, zjistit, zda byly splněny konkrétní i hlavní cíle, určit příčiny (rizika), které bránily jejich dosažení a které nebylo možné odstranit, a sepsat poučení pro příští akční plán.

Akční plán je bezpochyby nesmírně důležitý pro dosažení všech obchodních cílů.

Je to partner, který dokazuje, že cíle lze dosáhnout organizovaným a kontrolovaným způsobem.

V zásadě jde o jednoduchý úkol, jehož realizace je však složitá, a proto je výhodné spolupracovat se specializovanou poradenskou společností v oblasti snižování nákladů, jako je například ERA Group, může mít zásadní vliv na úspěch tohoto úsilí.

Společnost ERA disponuje zkušenými a kvalifikovanými odborníky, kteří vaší firmě poskytnou komplexní podporu při zavádění systému řízení nákladů.