Inteligentní nákup by měl být klíčovou strategií pro úspory v oblasti nákladů na potraviny

Vzhledem k tomu, že ceny potravin v celé zemi neustále rostou, organizace se stále častěji obracejí k strategiím nákupu jako k účinnému nástroji pro kontrolu rozpočtu – aniž by přitom slevovaly z kvality jídel podávaných studentům.

ERA Group mnoho let intenzivně spolupracuje se školami a zařízeními pro péči o seniory, kde díky efektivnějším postupům při zadávání veřejných zakázek došlo k významným úsporám a zároveň ke zvýšení provozní efektivity; často se jedná o úspory v řádu statisíců.

Pozornost se často soustředí na plýtvání potravinami a plánování jídelníčku, ale rozhodující roli hraje právě nákup. Nejde o to šetřit na úkor kvality, ale nakupovat chytřeji, lépe vyjednávat a přijímat rozhodnutí na základě dat.

Dva modely; společné tlaky

Organizace obvykle fungují podle jednoho ze dvou modelů stravování: buď využívají externí catering, kdy je k zajištění stravování najat externí dodavatel, nebo vlastní catering, kdy organizace zaměstnává vlastní kuchyňský personál.

Outsourcing je často vnímán jako jednodušší a méně náročná varianta; varuji však, že i tak vyžaduje průběžný a pravidelný dohled.

I když máte zajištěného dodavatele stravovacích služeb, je nezbytné pečlivě sledovat jeho výkonnost. V jedné internátní škole, se kterou spolupracujeme již 7 let, pravidelně prověřujeme podrobné zprávy – počet podaných jídel, stav zásob, množství odpadu – a tyto údaje vkládáme do přehledových tabulek a reportů, které sledují trendy ve výkonnosti a včas upozorňují na případné problémy.

Vlastní stravování naopak nabízí větší kontrolu, ale může být mnohem složitější, zejména pokud spolupracujete s velkým počtem dodavatelů.

V jednom případě poskytujeme podporu škole, která spolupracuje s více než 26 různými dodavateli stravovacích služeb. I když se nám podařilo tento počet snížit na 20 dodavatelů, stále jde o vysoké číslo. Pro srovnání: spolupracujeme také s domovem pro seniory, kde se nám podařilo počet dodavatelů zredukovat na pouhých osm či devět klíčových dodavatelů.

Šest osvědčených postupů v oblasti nákupu

Vzhledem k tomu, že se rozpočty zmenšují a ceny rostou, ERA Group organizacím, aby zavedly několik praktických strategií, díky nimž budou moci ze svých výdajů na stravování vytěžit maximum:

• Konsolidace dodavatelů: Spolupráce s více dodavateli v různých kategoriích často vede k promarněným množstevním slevám a vyšším dodacím poplatkům. Organizacím se doporučuje provést audit stávajících dodavatelů a zvážit jejich konsolidaci, aby dosáhly lepších cenových podmínek a snížily administrativní náklady. Organizace často nevyužívají svou kupní sílu v plné míře.
• Uzavření dlouhodobých cenových dohod: Uzavření smluv na 6–12 měsíců s pevně stanoveným cenovým obdobím může zajistit cenovou stabilitu a zlepšit předvídatelnost. Dohody by měly jasně definovat očekávání, jako jsou klíčové oblasti, například cena, ochrana cen, dodání, požadavky na kvalitu a zásady nahrazování.

Sledování výkonnosti dodavatelů:

ERA Group zavést jednoduché hodnotící tabulky, zprávy nebo čtvrtletní hodnocení, jejichž cílem je posoudit výkonnost dodavatelů z hlediska cen, přesnosti dodávek a kvality služeb. Dlouhodobé vztahy by měly být pravidelně přehodnocovány, aby byla zajištěna jejich trvalá přidaná hodnota.

S benchmarkingem jsem dosáhl mnoha úspěchů. Ačkoli je obtížné provádět srovnání s konkurencí, pokud k tomu nevyužijete služby třetí strany, jako jsem já, podařilo se nám najít smysluplné interní srovnávací ukazatele, díky nimž můžeme poskytnout podrobnější měřítko výkonnosti.

Zlepšení postupů v oblasti skladových zásob a objednávek:

Jednou z hlavních obtíží, s nimiž jsme se setkali, je sledování úrovně SOH. Externí cateringové společnosti by měly pravidelně předkládat zprávy o SOH a uvádět aktuální stav. U vlastního provozu je to o něco složitější a organizace často nemají k dispozici potřebné zdroje. Úroveň SOH má skutečně významný vliv, zejména pokud sledujete náklady na lůžkodny nebo náklady na jedno jídlo.

Proškolte zaměstnance v oblasti povědomí o nákladech:

Účinnost strategií v oblasti nákupu závisí na lidech, kteří je realizují. Organizace by měly investovat do školení zaměstnanců odpovědných za objednávání a příjem zboží a podporovat je v ostražitosti vůči cenovým anomáliím a dodržování předpisů ze strany dodavatelů.

Společný nákup

Programy hromadného nákupu představují v oblasti vzdělávání a neziskového sektoru značně nevyužitou příležitost. Ačkoli většina z nás ví, že existují, při každodenním plánování nákupů jsou často opomíjeny, a přitom mohou být účinným nástrojem.

Základní myšlenka je jednoduchá: díky sdružení poptávky s jinými organizacemi, například školami, mohou organizace získat přístup k cenám a podmínkám, které jsou obvykle vyhrazeny mnohem větším subjektům. Tato kolektivní ujednání mohou výrazně snížit jednotkové náklady, zefektivnit výběrová řízení a snížit administrativní zátěž spojenou s vyhledáváním a řízením dodavatelů. Kromě úspor nákladů také zvyšují konzistentnost kvality produktů a poskytování služeb, čímž menším institucím nabízejí účinný způsob, jak vyrovnat podmínky na trhu.

Jedinou nevýhodou skupinových nákupů je, že organizace přenechávají část své kontroly skupině; a; přimět všechny, aby se chovali správně, může být jako honit kočky; funguje to jen tehdy, pokud kolektiv dokáže splnit svůj slib.

Dopad v praxi

Tyto praktické změny se mohou rychle nasčítat.

„V jedné škole vedlo uplatnění těchto zásad zadávání veřejných zakázek k úsporám v řádu desítek tisíc ročně – a to při současném zlepšení služeb a kvality, a to i u dlouhodobých dodavatelů.“

Rostoucí potřeba chytřejších systémů

Vzhledem k přetrvávajícím ekonomickým tlakům se inteligentní nákup stává nejen opatřením vedoucím k úsporám, ale také klíčovou součástí udržitelného stravování.