Pokud jde o řízení vztahů s dodavateli, je lákavé brát smlouvy jako jednorázovou záležitost – vyjednat podmínky, uložit smlouvu a jít dál. Takový přístup však může firmy přijít draho. Rád bych se zmínil o dvou nenápadných, ale zásadních problémech, které v průběhu času snižují hodnotu smlouvy: postupné rozšiřování smlouvy a únava ze smluv.
Trh nikdy nezůstává na místě
Řekněme si to na rovinu – smlouvy nefungují dokonale. To ani nemohou. Z nejrůznějších důvodů, od dynamické povahy trhů až po neustále se měnící potřeby firem, se situace v praxi neustále mění. A zatímco klienti často vnímají správu smluv jako pouhé odškrtávání položek na seznamu – „projekt hotov, jdeme dál“ –, právě tam začínají potíže.
Zároveň dodavatelé – a řeknu to opatrně – neustále hledají příležitosti, jak zvýšit své marže, někdy i na úkor klienta. Nejde o cynismus, ale o realismus. Dodavatelé jsou obchodní subjekty, a pokud se naskytne příležitost ke zvýšení marží, mnozí ji využijí. Tak to prostě v tomto oboru chodí.
Postupné rozšiřování smlouvy vs. únava ze smluv
Ve společnosti ERA Group pomáháme klientům prostřednictvím našeho auditu řešit dva odlišné, avšak vzájemně související problémy: postupné rozšiřování smluv a únavu ze smluv.
- K postupnému rozšiřování rozsahu smlouvy dochází tehdy, když dodavatelé – nebo dokonce interní týmy – nedodržují původní, sjednané podmínky. Například dodavatel kancelářských potřeb může v nabídce uvést produkt bez značky. Když se však klient pokusí o další objednávku, je mu sděleno, že produkt je již zastaralý nebo není skladem. Místo toho mu je nabídnuta „alternativa“, která je náhodou výrazně dražší. A jen málokdy je tato alternativa cenově výhodnější – právě naopak. Dodavatel si přilepší o marži navíc, zatímco klient zaplatí více za něco, o co nepožádal.
- Naopak únava ze smluv je spíše pasivní. K tomu dochází, když všichni na smlouvu zapomenou. Je odškrtnuta ze seznamu a život jde dál. Ale co výhody té smlouvy? Ty tiše mizí. Ve skutečnosti existují studie, které naznačují, že do tří let zůstane pouze asi 40 % původně sjednané hodnoty. Pokles je rychlý – v prvním roce prudký, poté se zpomaluje – ale do té doby již 60 % výhod proklouzlo mezi prsty.
Udržujeme kontrolu, přinášíme hodnotu
A právě tady přicházíme na řadu my. Náš auditní proces jde do hloubky – do dat, do smluv i do drobného písma. Cíl? Zachovat a ochránit plnou hodnotu toho, co bylo původně sjednáno. Ať už tomu říkáte úspory, efektivní vynakládání prostředků nebo obchodní přínos, zajistíme, aby se tato hodnota plně projevila po celou dobu trvání smlouvy.
Nejenže vyjednáme výhodnější podmínky – ale také zajistíme, aby byly tyto podmínky trvale a dlouhodobě naplňovány v optimální míře. Právě v tom spočívá klíčový rozdíl v přístupu společnosti ERA.
Mini-výběrová řízení: Proaktivní zlepšení
Kromě toho spolu s mým kolegou Jamesem sledujeme vývoj na trhu. Pokud zaznamenáme nějaké trendy – například výkyvy v odvětví maziv a olejů – okamžitě reagujeme. Vyhlašujeme takzvané mini-výběrová řízení, v nichž vyčleníme části větší zakázky a vypsáme na ně nové výběrové řízení. Tímto způsobem můžeme znovu nastolit konkurenční napětí a často tak odhalit novou hodnotu. Je to způsob, jak zakázku vylepšit a zabránit jejímu postupnému úpadku.
Závěrečné úvahy
Zákazníci často podceňují, jak rychle může smlouva ztratit na hodnotě. Se správným dohledem, nástroji a znalostí trhu však můžete zajistit, aby si svou hodnotu udržela. Úpadek a postupné oslabování smlouvy nejsou nevyhnutelné – lze jim předejít. Stačí vědět, kam se zaměřit, a neustále to sledovat.
Přesně to děláme v ERA Group.
