I første del af "Koster dine mindre udgifter din virksomhed penge?" beskrev vi de grundlæggende trin, der skal til for at omdanne dine data om mindre udgifter til et format, der gør det muligt for dig at forstå udgifternes sammensætning og finde måder at udnytte Besparelser . I denne anden del går jeg nærmere ind på, hvad du skal gøre. Men ingen har selvfølgelig lyst til at gøre alt dette arbejde for ingenting.
Nu burde vi have fået styr på, hvem og hvad der er tale om, hvilket betyder, at vi nu kan begynde at gøre noget Om os .
Hvad skal man gøre? Om os
Jeg vil anbefale, at man arbejder sig igennem dataene i små bidder eller større dele. Ja, det vil sandsynligvis tage længere tid samlet set, men det vil være mere overskueligt og give større chance for succes.
Start med at identificere de kategorier inden for tail spend, der generelt har større volumen og højere værdi, og som kan grupperes. Alternativt kan du gruppere indkøb efter leverandører af samme type. Det er værd at bruge tid og kræfter på disse større »kategorier«. Selvom det kan være fristende at gå efter det hele på én gang, vil de ekstra ressourcer og den ekstra tid, det kræver af personalet, sandsynligvis gøre det uoverskueligt.
- Når vi har defineret "kategorierne" med varerne, er der flere muligheder for at administrere dem:
- Kategorier – for eksempel kontorartikler, telekommunikation, tryksager osv. – kan i sig selv udgøre et tilstrækkeligt stort beløb til, at de kan udbydes i et konkurrencepræget udbud og dermed inddrages i kontraktstyringen (jeg vil skrive Om os i en anden artikel til de interesserede). Denne tilgang har potentiale til at skabe betydelige Besparelser og vil højst sandsynligt føre til en konsolidering af leverandørerne.
- I andre tilfælde kan det være, at I allerede har en leverandør, hvorigennem I kan købe disse varer, der udgør den såkaldte »tail spend«. I så fald kan I afvikle de »andre« leverandører og igen bringe udgifterne ind under kontraktstyring.
Begge ovennævnte tilgange kan medføre en reduktion i antallet af leverandører og skabe effektivitetsgevinster i backoffice-funktionerne, uanset Besparelser.
Da vi ikke kunne finde nogen fast procedure for bestilling af kontorartikler, havde jeg for nylig en kunde, der indførte en procedure med fremragende resultater. I dette tilfælde købte medarbejderne selv deres kontorartikler og papirvarer og fik derefter udgifterne refunderet via deres udgiftsrapporter. Som man kan forestille sig, var udgifterne og priserne meget uensartede, og indkøbene var bogstaveligt talt ude af kontrol.
I samarbejde med virksomheden indsamlede vi PDF-fakturaerne, konverterede dem til digitalt format, og da vi havde fået et overblik over udgifterne, indførte vi en proces, der – uden at gå ud på markedet (vi havde historiske data for de mindre udgifter til at underbygge vores beslutning) – udpegede en bestemt leverandør, udnævnte en central indkøber og derefter meddelte alle medarbejdere, at udgiftsanmeldelser for kontorartikler ikke ville blive udbetalt, medmindre købet først var godkendt. Dette bidrog i høj grad til at dæmme op for udgifterne og resulterede i Besparelser på tæt på 30 % Besparelser det første år.
Det er rigtigt, at der i starten var nogle utilfredse medarbejdere, men det løste sig hurtigt, og nu har alle accepteret processen, og organisationen sparer fortsat Besparelser. Det betød også, at regnskabsafdelingen kun skulle behandle én faktura om måneden i stedet for flere udgiftsanmeldelser.
I dag, i dette tilfælde, følger vi fortsat op på indkøbene hvert kvartal og iværksætter korrigerende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt.
Risikoen ved ikke at gøre noget
Organisationer udsætter sig for en potentiel risiko, hvis de ikke styrer deres »tail spend«. »Tail spend« foregår typisk uformelt; hvis det ikke overvåges og får lov at fortsætte uhindret, giver det medarbejderne mulighed for at træffe beslutninger efter eget skøn, hvilket kan medføre konsekvenser som f.eks.:
- Ingen eller kun meget begrænset bekymring Om os den bedste pris (prisrisiko)
- En operationel risiko for virksomheden som følge af indkøb, der muligvis ikke er blevet undersøgt tilstrækkeligt, kan udgøre en risiko for medarbejderne, virksomheden og dens kunder.
Hvis du ikke har gennemgået dine mindre udgifter for nylig, er der stor risiko for, at du betaler for meget og udsætter din organisation for en risiko. Hvis du har svært ved at vide, hvor du skal begynde for at få styr på dine mindre udgifter, kan ERA hjælpe dig med at komme tilbage på rette spor og spare dig for betydelige beløb, samtidig med at vi hjælper med at indføre de processer, der er nødvendige for at styre disse udgifter.
Der findes også softwareværktøjer som f.eks. ERAsSpendVueTM, der giver topledelsen indgående indsigt i organisationens udgifter, herunder tail spend. Certificerede analytikere gennemgår virksomhedens økonomiske data i dybden og anvender ERAs egne branchebenchmarks på jeres udgifter. Resultatet? Tydelig, øjeblikkelig og handlingsbar Indsigt i et tilgængeligt og engagerende format. ERAs certificerede rådgivere samarbejder med dig om at identificere den vej til forbedring af pengestrømmen, der bedst passer til din organisations behov. Du kan se en kort video omSpendVueTM via følgende link : https://vimeo.com/680583659
Hvis du vil vide mere Om os dine mindre udgifter, er du velkommen til at Kontakt Grant Morrow.
Grant Morrow er chefkonsulent hos ERA Group er certificeret SpendVue-rådgiver.
Han har mere end 30 års praktisk erfaring med at arbejde med SMV'er for at afdække, hvor de bruger for mange penge, og udarbejde strategier for bedre omkostningsstyring.
