In de meeste productiebedrijven is het gebruik van automatisering in de productie volkomen gangbaar. Of het nu gaat om een geautomatiseerd proces bij CNC-bewerking, een robot die bedrukt materiaal op pallets stapelt, of een lasrobotarm op geavanceerde productielijnen in de auto-industrie. Het principe van het vervangen van handmatig menselijk werk is dan ook heel gewoon.
Helaas passen momenteel aanzienlijk minder bedrijven dit principe toe in hun administratieve processen. Kunt u zich voorstellen dat handmatig werk van een accountant wordt vervangen door een softwarerobot die deze taken kan uitvoeren, waardoor de accountant zich kan concentreren op het analyseren van boekhoudkundige gegevens en het opstellen van rapportages voor het management, en zo de basis voor effectief bedrijfsbeheer wordt verbeterd?
Het vervangen van handmatig werk in de administratie is mogelijk en bovendien zeer effectief. Momenteel zijn er al verschillende grote softwareplatforms waarmee robotautomatisering van administratieve processen relatief eenvoudig in de bedrijfsomgeving kan worden geïmplementeerd.
Volgens onderzoek van Deloitte heeft robotgestuurde procesautomatisering de efficiëntie bij 95% van de ondervraagde bedrijven wereldwijd al verhoogd. In Tsjechië ligt dit cijfer momenteel lager, namelijk op 74%. Er wordt echter verwacht dat de invoering van automatisering van administratieve processen zeer snel zal toenemen.
Wat zijn de voordelen van robotgestuurde procesautomatisering?
- De invoering van automatisering heeft een directe invloed op de efficiëntie van de processen binnen een bedrijf.
- Softwarerobots maken minder fouten dan mensen en kunnen 24 uur per dag, 7 dagen per week werken.
- Automatisering kan het huidige tekort aan arbeidskrachten helpen oplossen.
- Softwarerobots kunnen ook IT-systemen met elkaar verbinden die op het eerste gezicht niet te koppelen lijken, en de integratie van bedrijven die recentelijk in concernstructuren zijn opgenomen aanzienlijk verbeteren.
Wat kan een belemmering vormen voor het gebruik van robotgestuurde procesautomatisering?
- Inconsistentie of versnippering van administratieve processen; of een ontoereikende beschrijving daarvan
- Het ontbreken van een duidelijke visie op het gebied van de automatisering van administratieve processen
- Onvoldoende paraatheid van interne IT-middelen voor de implementatie van robotgestuurde procesautomatisering
Hoe kunnen deze obstakels worden overwonnen en hoe kunnen de kansen en mogelijkheden van robots worden benut?
Een van de belangrijkste aspecten bij het succesvol invoeren van robotgestuurde procesautomatisering is het ‘verkopen’ van het idee aan het hele bedrijf. Robotgestuurde procesautomatisering kan, net als automatisering in de productie, in de beginfase negatief worden ontvangen. Het is daarom belangrijk om aan alle betrokkenen goed uit te leggen waarom het bedrijf deze aanpak nastreeft en wat het doel is. Het is duidelijk dat het doel niet is om menselijke arbeid daadwerkelijk te vervangen, maar om deze efficiënter te maken en te verplaatsen naar gebieden waar creativiteit nodig is. De volgende stap is het correct identificeren van de te automatiseren processen en het testen of deze processen daadwerkelijk geautomatiseerd kunnen worden. Het is het beste om er één als proefproject te selecteren en dit te gebruiken om te testen of alles werkt en de verwachte resultaten worden behaald. Het is daarom niet mogelijk om te beginnen met een complex, strategisch proces dat meerdere afdelingen van het bedrijf omvat. Dit resulteert meestal in een lange implementatietijd en een verlies van vertrouwen in een dergelijke oplossing. Als er binnen het bedrijf geen interne medewerker is die verantwoordelijk zou zijn voor robotische procesautomatisering en die enthousiast zou zijn over deze aanpak, is het de moeite waard om een extern bedrijf in te schakelen dat over de juiste middelen en een goed overzicht van de markt beschikt en niet alleen kan helpen bij het identificeren van processen voor automatisering, maar ook bij het opzetten van een intern team dat het automatiseringsprincipe binnen het bedrijf verder zal ontwikkelen.
