.jpg)
Efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen, legt Ronald Batenburg uit in zijn expertblog.
Ken je dat gevoel van een blikje dat je steeds weer voor je uit schuift? Dat belangrijke onderwerp waar je iets mee moet doen, maar waar je maar niet aan toekomt omdat er altijd wel iets anders is dat ook belangrijk is, of zelfs nog belangrijker. Uitstel dus. Een kwestie van prioriteiten stellen. Uiteraard.
In de drukte van alledag gebeurt het vaak dat belangrijke zaken op de lange baan worden geschoven. Je weet dat er dingen moeten veranderen om efficiënter te werken en kosten te besparen, maar het ontbreekt aan tijd of urgentie. Dit fenomeen staat bekend als de ‘Cost of Inaction’, oftewel de kosten van het niet ondernemen van actie.
De kosten van nietsdoen omvatten alle verborgen kosten – zowel meetbare als niet direct meetbare – die ontstaan wanneer beslissingen of verbeteringen worden uitgesteld. Dit kunnen concrete kosten zijn, zoals gemiste besparingen, maar ook immateriële kosten, zoals een lager moreel onder het personeel of gemiste kansen. Door het verborgen karakter ervan onderschatten veel bedrijven de impact ervan of geven ze er simpelweg onvoldoende prioriteit aan.
Maar wat zijn die kosten nu eigenlijk? En waarom kan uitstel in een zakelijke context zo duur uitvallen?
Waarom kost uitstel zoveel geld?
Bij bijvoorbeeld kostenoptimalisatie is de keuze om niets te doen vaak de duurste optie. Contracten met leveranciers worden automatisch verlengd, prijsstijgingen stapelen zich op en facturen worden niet grondig gecontroleerd. Deze financiële schade neemt steeds verder toe zonder dat men het doorheeft. Tegen de tijd dat er actie wordt ondernomen, zijn er soms al duizenden tot miljoenen euro’s aan mogelijke besparingen verloren gegaan.
Veel organisaties noemen drie veelvoorkomende redenen waarom ze maatregelen uitstellen:
- „We hebben het te druk.” Begrijpelijk, maar uitgestelde bezuinigingen zijn winst die niet wordt gerealiseerd.
- „Het is geen grote kostenpost.” Kleine lekken in 10 tot 15 verschillende kostenposten kunnen samen juist enorme verliezen veroorzaken.
- „We willen de relatie met onze leveranciers niet verstoren.” Vaak hoeft er geen leverancier te worden vervangen, maar gaat het juist om betere contractvoorwaarden, transparantie en verantwoordelijkheid.
-
Lees ook: Ronald Batenburg over Spend Intelligence: ‘Je gaat het pas zien als je het doorhebt’
Concrete gevolgen van uitstel
Een praktijkvoorbeeld illustreert de impact. Een potentiële klant met een jaaromzet van € 150 miljoen, waarmee ik al maanden in gesprek ben, heeft in een van zijn kostencategorieën een uitgave van € 7,5 miljoen per jaar. Voor deze specifieke categorie is het gemiddelde besparingspotentieel 12 procent, zoals blijkt uit diverse recente cases. Dat komt neer op € 900.000 aan kosten per jaar die zonder kwaliteitsverlies kunnen worden bespaard. Elk jaar opnieuw. Niet door minder in te kopen, maar door efficiëntere inkoopprocessen en betere contractafspraken.
Deze situatie bestond al lang voordat ik voor het eerst met het bedrijf in gesprek kwam. Al ruim twee jaar werd het spreekwoordelijke blikje vooruitgeschoven en werd er intern gediscussieerd over de vraag of er al dan niet een inkoper moest worden aangesteld of dat er externe ondersteuning moest worden ingeschakeld. In dit geval bedroegen de kosten van het uitblijven van actie dus al ruim 2 miljoen euro.
Winst die dus verloren gaat omdat er geen besluit wordt genomen om er iets aan te doen. Terwijl de winst van deze klant slechts 3,9 procent bedraagt. Het besluit om de optimalisatie wel aan te pakken zou de winst dus met 15 procent doen stijgen. Het verlagen van kosten uit de winst- en verliesrekening komt immers direct ten goede aan de winst, omdat de winst het resultaat is van opbrengsten minus kosten.
Wat kun je doen om de kosten van nietsdoen te voorkomen?
1. Analyseer je uitgaven: Maak een overzicht van de kosten van de afgelopen 12 maanden. Zijn er uitgavencategorieën die al jaren niet zijn herzien? Dit zijn de uitgaven die je als eerste onder de loep moet nemen.
2. Vraag om een onafhankelijke blik: Soms staan interne medewerkers te dicht bij de materie om inefficiënties te zien. Een externe audit kan nieuwe inzichten opleveren.
3. Begin klein, denk groot: Verbeteringen hoeven niet altijd ingrijpend te zijn. Soms leiden kleine aanpassingen in processen en contracten al tot aanzienlijke verbeteringen.
4. Maak de impact zichtbaar en breng deze onder de aandacht: kwantificeer de kosten van niets doen om draagvlak te creëren binnen de organisatie. Als iedereen inziet wat uitstel kost, ontstaat er een gevoel van urgentie.
5. Zorg voor eigenaarschap en verantwoordelijkheid: Wijs duidelijke verantwoordelijken aan die ervoor zorgen dat besparings- en verbeterplannen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd.
De toekomst begint vandaag
De les van ‘Cost of Inaction’ is duidelijk: efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen. Uitstel is een sluipmoordenaar van winstgevendheid en groei. Uiteindelijk verandert ‘later’ ongemerkt in ‘nooit’. Door je kosten proactief te beheersen en waar mogelijk te besparen, creëer je ruimte voor innovatie, groei en tevreden medewerkers.
Het is beter om vandaag nog te beginnen met optimaliseren dan morgen spijt te hebben van gemiste kansen. Welk blikje trap je vooruit?
