Jeśli chodzi o krytyczne testy porównawcze, tej wiodącej firmie nie musimy już niczego wyjaśniać

Obniżenie kosztów o 2,4 mln euro poprzez porównanie wydatków z rynkowymi standardami oraz strategiczną optymalizację umów. Jak ta firma zwiększyła swoje marże bez narażania relacji z dostawcami, wyjaśnia Ronald Batenburg na swoim blogu eksperckim.

‍

Gdzie ukryto zysk?

‍

Bystronic światowym liderem w dziedzinie zaawansowanych systemów laserowych i automatyki. Firma dysponowała już profesjonalnym działem zakupów oraz wieloletnimi relacjami ze stałymi przewoźnikami, agentami ubezpieczeniowymi oraz dostawcami rozwiązań telekomunikacyjnych i informatycznych. Niemniej jednak w praktyce okazało się, że wiele pozycji kosztowych było strukturalnie zbyt wysokich.

‍

Ciągle rosnące ceny usług logistycznych, ubezpieczeń i rozwiązań informatycznych były akceptowane przez wewnętrzne struktury organizacyjne, ale rzadko poddawano je szczegółowej analizie rynkowej lub ponownej weryfikacji. Dla wielu firm stanowi to słaby punkt: utrwalone nawyki i długotrwałe relacje partnerskie czasami ograniczają widok na potencjalne oszczędności.

‍

Wskazówka: Krytycznie przyjrzyj się wszystkim kategoriom kosztów, nawet (a zwłaszcza!) tym, które od lat wydają się stabilne. Stwierdzenie: „robimy to tak od lat…” jest pierwszą oznaką możliwości optymalizacji. Analizy przeprowadzone przez podmiot zewnętrzny mogą dostarczyć cennych nowych informacji.

‍

Krytyczna ocena porównawcza: potencjał i znajomość rynku

‍

Kierownictwo firmy Bystronic , że nie dysponuje wystarczającymi zasobami ani wiedzą rynkową, by przeprowadzić prawdziwie krytyczną analizę porównawczą. Dlatego zwrócono się do nas o pomoc w przeanalizowaniu całego struktury wydatków bez emocjonalnego zaangażowania i bez obciążenia codziennymi sprawami. Dało to zaskakujące wnioski m.in. w zakresie: transportu drogowego i morskiego, logistyki małych przesyłek, ubezpieczeń, telekomunikacji i IT oraz odzieży roboczej. Dzięki skupieniu się nie tylko na stawkach, ale także na porównaniu warunków umów, poziomów usług i alternatywnych dostawców, uzyskano szerszy obraz sytuacji i możliwe stały się oszczędności, które umknęły uwadze własnych pracowników.

‍

Wskazówka: Zleć ekspertowi okresową analizę najważniejszych umów, taryf i procesów. Doświadczenie pokazuje, że stali dostawcy są często gotowi do optymalizacji współpracy, zwłaszcza jeśli mogą wprowadzić ulepszenia. To jest prawdziwa współpraca między stronami.

‍

Bez zbędnych komplikacji, tylko lepsze marże

‍

Największym zastrzeżeniem wielu firm jest przekonanie, że oszczędności zawsze wiążą się z problemami z dostawcami lub spadkiem jakości. Bystronic dowodzi jednak czegoś zupełnie przeciwnego. Współpraca z ERA Group znaczne oszczędności strukturalne (2,4 mln USD rocznie) bez pogorszenia relacji z dotychczasowymi dostawcami i bez zakłóceń w działalności operacyjnej. Oto kilka sposobów, dzięki którym udało się to osiągnąć: wspólna optymalizacja procesów z dostawcami zamiast skupiania się wyłącznie na obniżaniu cen oraz dokładniejsze dostosowanie umów do rzeczywistych warunków rynkowych.

‍

Wskazówka: Zewnętrzny negocjator często osiąga więcej niż zespół wewnętrzny, ponieważ jest niezależny i dysponuje aktualną wiedzą na temat sytuacji rynkowej, nie narażając przy tym osobistych relacji.

‍

Jakie wnioski mogą z tego wyciągnąć firmy?

‍

Podobnie jak w sektorze transportowym, w przemyśle wytwórczym występują znaczne różnice między nośnikami kosztów, wpływem segmentów klientów oraz rentownością produktów lub usług. Najważniejsze wnioski płynące z Bystronic: nie należy próbować robić wszystkiego samodzielnie; warto korzystać z zewnętrznej wiedzy specjalistycznej. Należy analizować poszczególne kategorie pod kątem ukrytych strat. Trzeba nieustannie porównywać wyniki z innymi podmiotami, nawet jeśli dotychczasowe relacje są dobre. Nie należy zwracać uwagi wyłącznie na cenę, ale na wszystkie warunki umowy. Nie zapominaj też o kosztach pośrednich: kosztach ogólnych, poziomach usług i wydajności.

‍

Konkretne oszczędności

‍

Większość oszczędności nie wynikała z najniższych ofert, lecz z bardziej przemyślanych struktur umów oraz wspólnej optymalizacji procesów. Okazało się, że drobne pozycje, takie jak odzież robocza, można było pozyskać od alternatywnych dostawców po niższych cenach i w lepszej jakości. Dzięki zakupom hurtowym oraz usprawnieniom technologicznym w telekomunikacji udało się uzyskać znaczne rabaty i korzyści operacyjne. Nieodzowne okazały się ciągłe konsultacje (co kwartał) z zewnętrznym specjalistą: stała kontrola zapobiega powrotowi starych „nieefektywności” we współpracy.

‍

Wskazówka: Spójrz na swoje najbardziej rutynowe wydatki tak, jakbyś był nowym klientem. Na co zwróciłbyś uwagę, gdybyś jutro miał ponownie dokonać wyboru?

‍

Lepiej zapobiegać niż leczyć

‍

Największa pułapka dla rozwijających się firm: wraz ze wzrostem obrotów i produkcji powoli pojawiają się nieefektywności i nadmierne koszty. Dzięki okresowemu spojrzeniu „świeżym okiem” na cały proces zakupów i strukturę kosztów marże pozostają na zdrowym poziomie, a firma zyskuje przestrzeń finansową na innowacje i rozwój.

‍

Wskazówka: Zawsze wyraźnie oddzielaj cel dotyczący zysku od obrotów. Wzrost bez zysku to nie osiągnięcie!

‍

Różnica między ciągłym bieganiem w miejscu a prawdziwym posuwaniem się naprzód

‍

Wiele firm doskonale radzi sobie z „ciężką pracą” przez lata, nie wprowadzając żadnych strukturalnych zmian. Jednak wyniki firmy Bystronic że to właśnie krytyczne podejście do utartych schematów oraz otwartość na świat zewnętrzny sprawiają, że przedsiębiorstwo staje się bardziej elastyczne i rentowne. Nie chodzi tu o cięższa pracę, ale przede wszystkim o mądrzejsze prowadzenie działalności.

‍

Wskazówka: Odważ się poddać w wątpliwość dotychczasowe nawyki. Kto polega wyłącznie na dawnych sukcesach, ten z pewnością pozostanie w tyle.

‍

Wniosek: inteligentniejsze prowadzenie działalności to trwalszy sukces

‍

Bystronic , że nawet w wymagających branżach, charakteryzujących się złożoną logistyką i wysokimi kosztami zatrudnienia, oszczędności i rentowność pozostają w zasięgu ręki – bez stresu i bez konfliktów z dostawcami. Dzięki krytycznej analizie porównawczej poszczególnych kategorii kosztów, wykorzystaniu zewnętrznej wiedzy oraz skupieniu się na trwałej współpracy można osiągnąć natychmiastowe i trwałe rezultaty – przy pomocy tego samego zespołu i z takim samym zaangażowaniem.

‍

A więc: spójrz na swoją organizację świeżym okiem i wyrwij się z rutyny ciągłej, coraz cięższej pracy. Mądrzejsze podejście do prowadzenia firmy przynosi znacznie większe zyski i spokój ducha, co sprawia, że praca staje się nie tylko przyjemniejsza, ale przede wszystkim znacznie bardziej zrównoważona. Czapki z głów przed tymi, którzy mają odwagę odejść od rutyny i naprawdę coś zmienić.

‍