Ronald Batenburg o książce Wiedza o wydatkach”: „Zrozumiesz to dopiero wtedy, gdy to pojąłeś”

„Optymalizacja finansowa opiera się na pięciu P” – pisze Ronald Batenburg na swoim blogu eksperckim. Opowiada się on za Wiedza o wydatkach”: „Bez Wiedza o wydatkach nawet najlepszy CFO Wiedza o wydatkach CFO ”.

‍

„Zrozumiesz to dopiero wtedy, gdy to do ciebie dotrze”: ten legendarny cytat Johana Cruijffa oznacza, że wnikliwość i zrozumienie mają kluczowe znaczenie dla osiągnięcia sukcesu oraz że głębszy sens sytuacji zaczynasz dostrzegać dopiero wtedy, gdy już ją „przełkniesz” lub zrozumiesz.

‍

Chodzi tu o to, by nie tylko dostrzegać same działania, ale także rozpoznawać leżące u ich podstaw wzorce, możliwości i wybory. Chodzi więc o wgląd wykraczający poza powierzchnię. Prawdziwą wartość czegoś dostrzegasz bowiem wtedy, gdy to „przejrzysz”, co stanowi pogłębienie czystej obserwacji. Ten moment „przejrzenia” jest punktem zwrotnym, w którym rozwijasz intuicję i możesz działać szybciej oraz skuteczniej, często dzięki doświadczeniu i działaniu.

‍

To tyle, jeśli chodzi o nauki Johana Cruijffa. Chociaż oczywiście dotyczy to piłki nożnej, ta sama zasada ma zastosowanie również w kontekście biznesowym. Zwłaszcza jeśli chodzi o optymalizację finansową.

‍

CFO: między danymi a wytyczaniem kierunku

Właśnie w świecie finansów wszystko kręci się wokół wglądu w sytuację. Jednak CFOzmagają się z coraz bardziej złożonymi warunkami: oczekuje się od nich transformacji, rynki wymagają wzrostu, a jednocześnie każdy punkt procentowy marży wymaga zabezpieczenia przed inflacją, wzrostem płac i nieprzewidywalnymi łańcuchami dostaw.

‍

Danych jest pod dostatkiem, problemem nigdy nie są pulpity nawigacyjne. Często jednak dane te rzadko wskazują „kierunek” – brakuje w nich „praktycznych Analiza i Wniosku, które mają decydujące znaczenie dla rozwoju i innowacji.

Dlaczego tradycyjne raportowanie nie spełnia oczekiwań

Wiele zespołów finansowych nadal działa w trybie reaktywnym: zajmuje się likwidowaniem przekroczeń budżetowych, weryfikacją faktur i agregowaniem danych dotyczących zamówień. Raporty pokazują, na co wydawane są środki, ale nie wskazują, gdzie kryją się nieefektywności ani jakie działania optymalizacyjne należałoby podjąć w pierwszej kolejności. Głównymi przeszkodami w tym zakresie są:

• Silo w kategoriach wydatków i lokalizacjach
• Brak praktycznej wiedzy: świadomość, że coś jest nieefektywne, ale brak pomysłu, jak to poprawić
• Brak rzetelnych punktów odniesienia: brakuje Ci zewnętrznego standardu, który pozwoliłby Ci ocenić swoje wyniki
• Czasochłonna analiza, która opóźnia proces podejmowania decyzji

‍

Wiedza o wydatkach: przekształcanie wiedzy w przyspieszenie

Jakie jest zatem rozwiązanie? Wiedza o wydatkach w sobie przejrzystość i szybkość działania. To coś więcej niż tylko sporządzanie raportów: to dogłębne zrozumienie kosztów, rozpoznanie obszarów wymagających poprawy oraz natychmiastowa wiedza na temat skutecznych działań.

‍

Nie chodzi tu bynajmniej wyłącznie o najbardziej widoczną część kosztów, czyli cenę, którą płacisz. Chodzi również o protokoły (czyli twoje zasady postępowania), produkty, z których korzystasz, partnerów ( podmioty, z którymi współpracujesz) oraz wdrożone procesy . Połączenie tych pięciu elementówokreśla twój obecny stan i stanowi punkt wyjścia do optymalizacji.

‍

Platformy wspierające te działania stanowią prawdziwy przełom. Nie ograniczają się one jedynie do funkcji pulpitu nawigacyjnego, lecz działają jako „silnik możliwości”: łączą kategorie, dostawców, Jednostki biznesowe wskaźniki KPI, przedstawiają wyniki porównawcze oraz prognozują potencjał oszczędności, harmonogramy wdrożeń i profil ryzyka. Innymi słowy: CFO natychmiastowe wskazówki i może podjąć odpowiednie działania.

‍

Siła Ocena potencjału oszczędności

Każdy proces optymalizacji powinien rozpoczynać się od niezależnej Ocena potencjału oszczędności oraz dogłębnej analizy wydatków (zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich). Celem nie jest przeprowadzenie audytu, lecz uwidocznienie możliwości usprawnień oraz przedstawienie związanych z nimi skutków, harmonogramu i wymaganego nakładu pracy. Dla kierowników działów finansowych oznacza to:

• Oszacowanie potencjalnych oszczędności
• Opracowanie uzasadnienia biznesowego dla reinwestycji w celu wspierania rozwoju i innowacji
• Określenie możliwości konsolidacji dostawców lub renegocjacji warunków
• Analiza i optymalizacja zachowań zakupowych stażystów
• Ustalanie priorytetów działań na podstawie stosunku nakładu pracy do zwrotu z inwestycji
• Łatwy i bezpieczny start bez konieczności wprowadzania radykalnych zmian

‍

Wsparcie specjalistyczne: pogłębianie wiedzy, a nie zastępowanie

Optymalizacja wymaga specjalistycznej wiedzy, której często brakuje w firmie. Zwłaszcza w przypadku wydatków pośrednich, często rozproszonych i niszowych, pojedynczy pracownik nie jest w stanie ogarnąć wszystkich aspektów, dlatego potrzebna jest dodatkowa wiedza specjalistyczna. Wiedza ekspertów, analizy porównawcze i siła negocjacyjna uzupełniają kompetencje zespołów wewnętrznych, dzięki czemu ujawniają się niedociągnięcia w umowach i nieefektywności, bez konieczności zastępowania dotychczasowych zasobów.

‍

Wynik: często dwucyfrowe wzrosty wydajności

W moim poprzednim wpisie na blogu właśnie takie podejście przyniosło klientowi znaczne oszczędności strukturalne (w tym przypadku 2,4 mln dolarów rocznie) bez pogorszenia relacji z dotychczasowymi dostawcami i bez zakłóceń w działalności operacyjnej.

Oto kilka sposobów, dzięki którym udało się to osiągnąć:

• Wspólna optymalizacja procesów z dostawcami zamiast skupiania się wyłącznie na cenie.
• Należy dokładniej dostosować umowy do rzeczywistych warunków rynkowych.

‍

Wiedza o wydatkach: od danych do działania

To, o czym mówi Cruijff, przekłada się na praktykę: CFO, którzy Wiedza o wydatkach , mogą uwolnić zamrożony kapitał na:

• Transformacja cyfrowa
• Inwestowanie w rozwój talentów
• Przygotowanie do fuzji lub zbycia części przedsiębiorstwa

Dzięki temu możliwe staje się proaktywne tworzenie przestrzeni finansowej, zamiast reaktywnego poszukiwania środków w ramach budżetu po fakcie. Oszczędności są natychmiast przeznaczane na projekty strategiczne, dzięki czemu każda zgoda CFO staje się CFO przyspieszającym rozwój.

‍

Cena bezczynności

Zwłaszcza na rynku, gdzie marże są pod presją, nie opłaca się pozostawać w miejscu. Bez Wiedza o wydatkach nawet najlepszy CFO Wiedza o wydatkach CFO i brakuje mu kierownictwa, aby osiągnąć kolejny punkt marży. Od danych do kierunku, od pulpitów nawigacyjnych do decyzji oraz od „cięcia kosztów” do „znalezienia oszczędności w celu zabezpieczenia przyszłości” — to jest krok, który przenosi optymalizację z poziomu „dobry” na „świetny”.

‍

Chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak Wiedza o wydatkach może pomóc Wiedza o wydatkach organizacji? Zacznij od prostej Ocena potencjału oszczędności odkryj, gdzie Twoje „tak” stanie się motorem napędowym rozwoju.

‍