Obowiązki powiernicze ERISA pod lupą w planach świadczeń dobrowolnych
Ustawa o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA) z 1974 r. jest dobrze ugruntowana, podobnie jak nakładane przez nią obowiązki powiernicze. Sponsorzy planów są zobowiązani do działania w najlepszym interesie uczestników i beneficjentów. Nowością jest jednak rosnąca fala sporów sądowych dotyczących ustawy ERISA, koncentrujących się na dobrowolnych planach świadczeń.
Firma Schlichter Bogard LLC (Schlichter) złożyła niedawno pozew zbiorowy na podstawie ustawy ERISA przeciwko kilku dużym pracodawcom, a także ich brokerom i konsultantom oferującym świadczenia pracownicze i ubezpieczenia zdrowotne. Pozwy te zarzucają naruszenie obowiązków powierniczych w związku z dobrowolnymi ofertami świadczeń, w tym ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków, od ciężkich chorób i od odpowiedzialności cywilnej szpitala.
Kiedy świadczenia dobrowolne podlegają ustawie ERISA?
Niedawne spory sądowe uwypuklają wzmożoną kontrolę nad tym, czy dobrowolne programy świadczeń rzeczywiście kwalifikują się do zwolnienia z obowiązku przestrzegania przepisów ERISA. W powództwach zbiorowych Schlichter, powodowie twierdzą, że niektórzy pracodawcy nie spełnili wymogów Departamentu Pracy (DOL) dotyczących bezpiecznej przystani, co powoduje, że plany te są traktowane jako programy świadczeń socjalnych dla pracowników objęte przepisami ERISA i podlegające obowiązkom powierniczym. Zasadniczo, dobrowolne plany świadczeń nie są uznawane za objęte przepisami ERISA, jeśli spełniają wszystkie cztery kryteria określone w przepisach DOL dotyczących bezpiecznej przystani:
- Pracodawca nie ponosi kosztów składek
- Pracodawca nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia poza rozsądnym zwrotem kosztów usług administracyjnych
- Udział jest całkowicie dobrowolny dla pracowników
- Pracodawca nie popiera programu poza ułatwieniem potrąceń z wynagrodzeń i umożliwieniem ubezpieczycielom lub brokerom informowania o ofercie
Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków może skutkować objęciem planu przepisami ERISA, a także powiązanymi z nimi obowiązkami powierniczymi i potencjalnym ryzykiem odpowiedzialności.
Przykłady rekomendacji pracodawcy i potencjalne konsekwencje
Niektóre działania pracodawcy mogą zostać zinterpretowane jako „poparcie”, co może zagrozić zwolnieniu dobrowolnego planu z obowiązku przestrzegania przepisów ERISA:
- Umieszczenie informacji o dobrowolnych świadczeniach w materiałach firmowych pracodawcy (np. przewodnikach po świadczeniach z nazwą i logo firmy) może sugerować, że program został zorganizowany, wynegocjowany lub poparty przez pracodawcę
- Promowanie grupowej polityki jako części ogólnego pakietu wynagrodzeń i świadczeń w okresie otwartej rejestracji może być postrzegane jako poparcie
- Oferowanie ograniczonego zestawu korzyści w ramach ustrukturyzowanej platformy rejestracyjnej może stwarzać wrażenie wyboru i rekomendacji przez pracodawcę
- Umożliwienie pracownikom opłacania świadczeń dobrowolnych w formie przed opodatkowaniem za pośrednictwem planu kafeteryjnego może być również
rozważone poparcie
W przypadku potwierdzenia, plan może podlegać przepisom ERISA, co pociąga za sobą obowiązki powiernicze i potencjalną odpowiedzialność.
Dlaczego pracodawcy i brokerzy mogą być uważani za powierników
Powodowie w niedawnych procesach argumentują, że pracodawcy – a w niektórych przypadkach ich brokerzy – pełnią funkcję powierników ze względu na swoją rolę w nadzorze i administrowaniu planem. Kluczowe zarzuty obejmują:
- Pracodawcy sprawują władzę dyskrecjonalną nad administracją planu, co nakłada na nich obowiązek działania w sposób ostrożny i w najlepszym interesie uczestników
- Pracodawcy mają obowiązek monitorowania wynagrodzeń dostawców usług i zapewnienia, że opłaty są rozsądne
- Oczekuje się, że pracodawcy będą oceniać składki, ubezpieczycieli, doświadczenie w zakresie roszczeń, prowizje i ogólną wartość programu w porównaniu z wartościami rynkowymi
- W niektórych przypadkach prowizje brokerskie rzekomo przekraczały kwoty wypłacanych odszkodowań w ramach polis
- Plany dobrowolne finansowane w całości przez pracowników nie zostały odpowiednio sprawdzone pod kątem opłacalności i konkurencyjności
- Pracodawcy nie monitorowali i nie negocjowali kluczowych elementów, takich jak wybór przewoźnika, prowizje i współczynniki strat
Rozważania dla pracodawców dotyczące administrowania świadczeniami dobrowolnymi
Aby ograniczyć ryzyko i wzmocnić zarządzanie, pracodawcy powinni rozważyć:
- Utworzenie wewnętrznego komitetu doradczego w celu przeglądu ofert świadczeń dobrowolnych i potwierdzenia ich zgodności z wymogami bezpiecznej przystani Departamentu Pracy
- Wdrażanie formalnych procesów w celu monitorowania realizacji planu, w tym wynagrodzeń brokerów, struktur opłat i współczynników strat
- Przeprowadzenie dokładnej analizy due diligence dostawców, w tym kondycji finansowej przewoźnika, historii wypłat roszczeń i możliwości świadczenia usług
- Zapewnienie pełnej przejrzystości wszystkich form wynagrodzeń brokerów i dostawców, w tym prowizji i płatności pośrednich
- Cyklicznie Analiza porównawcza plany w zestawieniu z alternatywami rynkowymi w celu oceny konkurencyjności i wartości dla pracowników
- Prowadzenie przejrzystej dokumentacji procesów decyzyjnych w celu wykazania roztropności i nadzoru
- Zapewnianie neutralnej, starannie sformułowanej komunikacji z pracownikami w celu uniknięcia niezamierzonego poparcia
- Szkolenie zespołów ds. kadr i świadczeń w zakresie skutków ustawy ERISA i obowiązków powierniczych
- Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym ERISA (jeśli ma zastosowanie), COBRA i Ustawą o niedrogiej opiece zdrowotnej, a także regularne przeglądanie i aktualizowanie opisów planów zbiorczych (SPD)
- Utrzymywanie odpowiedniego poziomu zabezpieczenia w postaci gwarancji wierności, w stosownych przypadkach, w celu zapewnienia zgodności z ERISA
- Dostosowanie świadczeń dobrowolnych do szerszej strategii świadczeń w celu uniknięcia duplikacji lub luk w zakresie pokrycia
Najważniejsze wnioski
W miarę rozwoju sporów sądowych pracodawcy powinni proaktywnie oceniać strukturę, sposób komunikacji i regulowania świadczeń dobrowolnych. To, co historycznie traktowano jako ofertę o niskim ryzyku, opłacaną przez pracowników, jest obecnie poddawane wzmożonej kontroli – co sprawia, że ścisły nadzór, dokumentacja i przejrzystość są ważniejsze niż kiedykolwiek.
O autorze
Marlys Schmitt jest doświadczoną partnerką konsultingową ERA Group w Minnesocie. Jako doradca i rzecznik, koncentruje się na budowaniu silnych relacji i dostarczaniu kompleksowych rozwiązań ograniczających koszty dla swojego prezesa i CFO klientów. Podczas jej kadencji ERA Group Schmitt kierował przeglądami wydatków o wartości ponad 20 milionów dolarów i ukończył ponad 100 projektów dla klientów.
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
.jpg)
