Rosnące ryzyko związane z ustawą ERISA w zakresie dobrowolnych świadczeń pracowniczych

Obowiązki powiernicze wynikające z ustawy ERISA pod lupą w przypadku dobrowolnych programów świadczeń

Ustawa o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników z 1974 r. (ERISA) jest dobrze ugruntowana, podobnie jak wynikające z niej obowiązki powiernicze. Organizatorzy programów są zobowiązani do działania w najlepszym interesie uczestników i beneficjentów. Nowością jest jednak rosnąca fala sporów sądowych dotyczących ERISA, skupiających się na dobrowolnych programach świadczeń.

Kancelaria Schlichter Bogard LLC (Schlichter) wniosła ostatnio pozwy zbiorowe na podstawie ustawy ERISA przeciwko kilku dużym pracodawcom, a także przeciwko pośrednikom i konsultantom zajmującym się świadczeniami pracowniczymi oraz ubezpieczeniami zdrowotnymi. W pozwach tych zarzuca się naruszenie obowiązków powierniczych w związku z ofertami dobrowolnych świadczeń, w tym ubezpieczeń od następstw nieszczęśliwych wypadków, ubezpieczeń na wypadek poważnych chorób oraz ubezpieczeń szpitalnych.

Kiedy świadczenia dodatkowe podlegają przepisom ustawy ERISA?

Ostatnie spory sądowe wskazują na coraz większą uwagę poświęcaną kwestii, czy dobrowolne programy świadczeń rzeczywiście kwalifikują się do wyłączenia spod przepisów ustawy ERISA. W pozwach zbiorowych w sprawie Schlichter powodowie twierdzą, że niektórzy pracodawcy nie spełnili wymogów „bezpiecznej przystani” określonych przez Departament Pracy (DOL), co spowodowało, że programy te zostały potraktowane jako programy świadczeń pracowniczych podlegające przepisom ustawy ERISA i zobowiązania powierniczym. Ogólnie rzecz biorąc, dobrowolne programy świadczeń nie są uznawane za programy objęte ustawą ERISA, jeśli spełniają wszystkie cztery kryteria określone w przepisach dotyczących „bezpiecznej przystani” Departamentu Pracy:

1. Pracodawca nie pokrywa składek
2. Pracodawca nie otrzymuje żadnego wynagrodzenia poza uzasadnionym zwrotem kosztów za usługi administracyjne
3. Udział w programie jest dla pracowników całkowicie dobrowolny
4. Pracodawca nie promuje tego programu poza umożliwieniem potrącania składek z wynagrodzenia oraz zezwoleniem ubezpieczycielom lub brokerom na informowanie o tej ofercie

Niespełnienie któregokolwiek z tych warunków może spowodować, że plan zostanie objęty ustawą ERISA, co wiąże się z obowiązkami powierniczymi i potencjalną odpowiedzialnością cywilną.

Przykłady poparcia ze strony pracodawcy – oraz potencjalne konsekwencje

Niektóre działania pracodawcy mogą zostać zinterpretowane jako „poparcie”, co może zagrozić zwolnieniu dobrowolnego programu z przepisów ustawy ERISA:

• Umieszczenie informacji o świadczeniach dodatkowych w materiałach promujących pracodawcę (np. w przewodnikach po świadczeniach opatrzonych nazwą i logo firmy) może sugerować, że to pracodawca zorganizował, wynegocjował lub poparł dany program
• Promowanie polityki grupowej jako części ogólnego pakietu wynagrodzeń i świadczeń podczas otwartej rejestracji może być postrzegane jako poparcie
• Oferowanie ograniczonego zestawu świadczeń w ramach ustrukturyzowanej platformy rejestracji może sprawiać wrażenie, że pracodawca dokonuje wyboru i wyraża poparcie
• Umożliwienie pracownikom opłacania dobrowolnych świadczeń przed opodatkowaniem w ramach programu typu „cafeteria” może być również uznane za poparcie
  

W przypadku stwierdzenia poparcia plan może podlegać przepisom ustawy ERISA, co pociąga za sobą obowiązki powiernicze i potencjalną odpowiedzialność.

Dlaczego pracodawcy i pośrednicy mogą być uznawani za podmioty działające w charakterze powierników

Powodowie w niedawnych postępowaniach sądowych twierdzą, że pracodawcy – a w niektórych przypadkach także ich pośrednicy – pełnią rolę powierników ze względu na swoje zadania związane z nadzorem nad programem i jego administracją. Do głównych zarzutów należą:

• Pracodawcy dysponują swobodą decyzyjną w zakresie zarządzania programem, co nakłada na nich obowiązek działania w sposób rozważny i w najlepszym interesie uczestników
• Pracodawcy mają obowiązek monitorować wynagrodzenia usługodawców i dbać o to, by opłaty były rozsądne
• Od pracodawców oczekuje się, że będą porównywać składki, ubezpieczycieli, historię wypłat odszkodowań, prowizje oraz ogólną wartość programu z rynkowymi standardami
• W niektórych przypadkach prowizje pośredników rzekomo przewyższały kwoty odszkodowań wypłacone z tytułu polis
• Programy dobrowolne, finansowane w całości przez pracowników, nie zostały odpowiednio zbadane pod kątem opłacalności ani konkurencyjności
• Pracodawcy nie monitorowali i nie negocjowali kluczowych kwestii, takich jak wybór ubezpieczyciela, prowizje i wskaźniki szkodowości

Wskazówki dla pracodawców dotyczące zarządzania świadczeniami dobrowolnymi

Aby ograniczyć ryzyko i usprawnić zarządzanie, pracodawcy powinni rozważyć:

• Powołanie wewnętrznego komitetu doradczego w celu przeanalizowania oferty świadczeń dodatkowych oraz potwierdzenia jej zgodności z wymogami „bezpiecznej przystani” Departamentu Pracy (DOL)
• Wdrożenie formalnych procedur służących do monitorowania wyników planu, w tym wynagrodzeń pośredników, struktur opłat oraz wskaźników szkodowości
• Przeprowadzenie szczegółowej analizy due diligence dostawców, obejmującej stabilność finansową przewoźników, historię wypłat odszkodowań oraz możliwości usługowe
• Zapewnienie pełnej przejrzystości w odniesieniu do wszelkich form wynagrodzenia pośredników i dostawców, w tym prowizji i płatności pośrednich
• Okresowa Analiza porównawcza firmy z alternatywnymi rozwiązaniami rynkowymi w celu oceny konkurencyjności i wartości dla pracowników
• Prowadzenie przejrzystej dokumentacji procesów decyzyjnych w celu wykazania zachowania należytej staranności i sprawowania nadzoru
• Przekazywanie pracownikom neutralnych, starannie sformułowanych komunikatów, aby uniknąć niezamierzonego poparcia
• Szkolenie zespołów ds. kadr i świadczeń pracowniczych w zakresie skutków ustawy ERISA oraz obowiązków powierniczych
• Zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym z ustawą ERISA (jeśli ma to zastosowanie), ustawą COBRA oraz ustawą o przystępnej opiece zdrowotnej, a także regularne przeglądanie i aktualizowanie skróconych opisów planów (SPD)
• Utrzymywanie odpowiedniego ubezpieczenia od nadużyć finansowych, w stosownych przypadkach, w celu zapewnienia zgodności z ustawą ERISA
• Dostosowanie świadczeń dodatkowych do ogólnej strategii świadczeń, aby uniknąć powielania lub luk w zakresie ochrony

Najważniejsze wnioski

W związku z ciągłym rozwojem sytuacji w zakresie sporów sądowych pracodawcy powinni przyjąć proaktywne podejście do oceny struktury, sposobu informowania o nich oraz zasad zarządzania świadczeniami dobrowolnymi. To, co dotychczas traktowano jako ofertę niskiego ryzyka, za którą płacą pracownicy, jest obecnie przedmiotem wzmożonej kontroli — co sprawia, że skuteczny nadzór, dokumentacja i przejrzystość są ważniejsze niż kiedykolwiek.

O nas autor

Marlys Schmitt jest doświadczoną partnerką konsultingową w ERA Group Minnesota. Jako doradczyni i rzeczniczka koncentruje się na budowaniu silnych relacji oraz dostarczaniu kompleksowych rozwiązań w zakresie ograniczania kosztów dla swoich CFO pełniących funkcje dyrektorów generalnych i CFO . W trakcie pracy w ERA Group Schmitt kierowała przeglądami wydatków o wartości ponad 20 milionów dolarów i zrealizowała ponad 100 projektów dla klientów.

‍