Pierwsze trzy miesiące 2026 roku przyniosły ze sobą poziom złożoności w zarządzaniu flotą, jakiego nie obserwowaliśmy w ostatnim czasie. W obliczu gwałtownie rosnących kosztów konserwacji, zmienności cen paliwa, podwyżek składek ubezpieczeniowych oraz braków w dostępności części, koszty eksploatacji floty stały się obecnie poważnym problemem dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw. Nawet dla większych firm „zwykłe” wyzwania związane z codziennym zarządzaniem flotą stały się znacznie większe, ponieważ wielu operatorów flot boryka się obecnie z dodatkową presją budżetową wynikającą z konieczności dłuższego użytkowania pojazdów z powodu ograniczeń w łańcuchu dostaw producentów OEM, co zwiększa ryzyko – i koszty – nieoczekiwanych awarii.
Główne czynniki wpływające na koszty floty w pierwszym kwartale
W najnowszym badaniu przeprowadzonym wśród ekspertów branżowych wskazano pięć głównych czynników wpływających na koszty ponoszone przez operatorów flot w pierwszym kwartale 2026 r.: • Konserwacja i naprawy: Koszty konserwacji w pierwszym kwartale rosną szybciej niż ogólna inflacja. Niedobór wykwalifikowanych techników spowodował wzrost stawek za robociznę, a podwyżki cen części – wynikające częściowo z problemów z dostępnością – dodatkowo przyczyniły się do znacznego wzrostu kosztów napraw. Do wzrostu kosztów robocizny i materiałów w pierwszym kwartale dochodzi jeszcze wpływ wieku pojazdów w wielu flotach. Utrzymanie pojazdów starszych niż 10 lat kosztuje około 1,10 dolara za milę w porównaniu z 0,20 dolara w przypadku nowych pojazdów, co sprawia, że starzejące się floty stają się poważnym obciążeniem finansowym.
• Koszty paliwa: Paliwa wszelkiego rodzaju nadal stanowią jedną z największych pozycji wydatków (ok. 35% całkowitych kosztów), a dodatkowy wpływ zmienności cen w pierwszym kwartale wymaga proaktywnego zarządzania.
• Wynagrodzenia kierowców: Koszty wynagrodzeń stanowią znaczną część wydatków, co wynika z konieczności pozyskiwania i zatrzymywania kierowców w obliczu niedoboru siły roboczej oraz zaostrzających się przepisów, zwłaszcza w przypadku przewozów dalekobieżnych i transportu drogowego.
• Składki ubezpieczeniowe: Składki ubezpieczeń pojazdów użytkowych rosną w tempie dwucyfrowym, co wynika z wysokiej liczby wypadków oraz „kolosalnych odszkodowań” przyznawanych w sprawach sądowych.
• Przestoje i amortyzacja aktywów: Nieplanowane prace konserwacyjne powodują poważne przestoje, a czas napraw wydłuża się z powodu niedoborów części. Amortyzacja pozostaje istotnym czynnikiem, choć sytuacja nieco się ustabilizowała.
Znaczenie zgodności floty z przepisami
Oprócz bezpośredniego wpływu tych podwyżek kosztów na budżet dochodzą jeszcze pewne „koszty pośrednie”, które nieco trudniej jest oszacować, ale które są jednak bardzo realnym wyzwaniem w dzisiejszym zarządzaniu flotą. Zgodność floty z przepisami stała się kluczową – i bardzo widoczną – kwestią dla kierowników ds. bezpieczeństwa, operacji i finansów. W 2026 r. zaostrzony nadzór rządowy, nowe rodzaje paliw oraz audyty oparte na dużych ilościach danych generują koszty, które nie były uwzględnione w budżetach operacyjnych z poprzednich lat, a także stają się dodatkowym zadaniem, którym operatorzy flot muszą się odpowiednio zająć.
Według eksperta branżowego Sama Tysona z firmy Motive, odpowiednie procesy i procedury zapewniające zgodność z przepisami pozwalają operatorom otrzymywać jasne powiadomienia, szybciej reagować, dbać o przestrzeganie przepisów przez kierowców oraz zapobiegać sytuacji, w której drobne błędy przeradzają się w kosztowne zdarzenia.
Oczywistym celem jest wykrywanie zagrożeń, zanim przerodzą się one w naruszenia lub zdarzenia, a nie dowiadywanie się O nas dopiero po przeprowadzeniu kontroli lub wystąpieniu zdarzenia. Chociaż nie ulega wątpliwości, że większy nacisk na zgodność z przepisami znacznie ograniczy długoterminowe skutki kosztownych wypadków i urazów, to jednak rosnące rzeczywiste koszty wdrożenia tych procesów i procedur przyczyniają się do dalszego wzrostu kosztów działalności.
„Sekret” marnotrawstwa środków w flocie
Dostawcy oprogramowania do zarządzania konserwacją twierdzą, że każda flota posiada pewną „tajemniczą” liczbę, która nie pojawia się w żadnym sprawozdaniu finansowym – a która mogłaby stanowić znaczną część tych, które się w nich pojawiają. Liczba ta, określana po prostu jako „różnica”, odzwierciedla rozbieżność między tym, ile faktycznie wydaje się na konserwację floty, a tym, ile powinno się na nią wydawać. Eksperci branżowi uważają, że w 2026 r. w przypadku wielu flot komercyjnych „luka” ta wyniesie od 25% do 40% całkowitych kosztów operacyjnych.
Źródła tych strat są przewidywalne – i dobrze znane: paliwo spalane na nieoptymalnych trasach oraz nadmierna praca silnika na biegu jałowym, środki przeznaczane na naprawy awaryjne zamiast na planowe działania zapobiegawcze, kapitał zamrożony w pojazdach, które przez większość czasu stoją bezczynnie, oraz zawyżone składki ubezpieczeniowe spowodowane wypadkami, których można było uniknąć. Przyczyny nie są tajemnicą; ukryte pozostają jedynie rzeczywiste koszty. Dobrą wiadomością jest to, że chociaż niektóre z wyżej wymienionych „kosztów bezpośrednich” pozostają poza kontrolą kierownictwa, każdy z tych czynników generujących koszty jest mierzalny, możliwy do śledzenia i naprawialny – przy odpowiednim systemie oraz dyscyplinie niezbędnej do ustalenia i przestrzegania planu działania.
Plan działania
Matthew Short z serwisu Fleet Rabbit pisze w swoim artykule z 4 kwietnia: „W 2026 roku koszty eksploatacji flot w większości firm logistycznych rosną szybciej niż przychody... Floty, które odnoszą sukcesy, nie tylko radzą sobie z tymi wyzwaniami – systematycznie eliminują zbędne koszty, jednocześnie utrzymując lub poprawiając jakość usług”.
Różnica między flotami przynoszącymi zyski a tymi borykającymi się z trudnościami często sprowadza się do dyscypliny kosztowej. Najlepiej prosperujące przedsiębiorstwa logistyczne osiągają o 20–35% niższy koszt na kilometr w porównaniu ze średnią branżową dzięki konsekwentnemu stosowaniu przemyślanych strategii. Nie są to teoretyczne koncepcje — to sprawdzone techniki zapewniające wymierne Oszczędności flot każdej wielkości.
Poza wynikami za pierwszy kwartał eksperci ds. flot z firmy Wheels, Inc są przekonani, że w 2026 roku „branża będzie nadal ewoluować w niespotykanym dotąd tempie — pod wpływem zmieniających się przepisów, nowych technologii, dynamiki łańcucha dostaw oraz zmieniającej się sytuacji na rynku pracy. Liderzy branży flotowej starają się pogodzić wydajność operacyjną z celami w zakresie zrównoważonego rozwoju, przygotowując się jednocześnie na nowe wyzwania, które pojawią się w przyszłości”.
Pięć filarów zarządzania kosztami floty
W 2026 roku koszty same z siebie nie spadną, ale przemyślane i ukierunkowane działania pozwolą Twojej firmie nadal działać z zyskiem. Jaka pozycja w kosztach stanowi obecnie największe obciążenie dla Twojej floty – naprawy, paliwo, czy coś innego?
Pięć filarów zarządzania kosztami floty
Wyzwaniem jest ustalenie, na jakich kosztach należy się skupić. Bezkrytyczne cięcia szkodzą działalności, a ignorowanie marnotrawstwa obniża rentowność. Skuteczna Redukcja Kosztów floty Redukcja Kosztów zrozumienia, na co wydawane są pieniądze i które oszczędności poprawiają – a nie pogarszają – ogólną wydajność.
Specjaliści ds. strategii utrzymania floty chętnie podkreślają, że znaczne obniżenie kosztów eksploatacji floty nie wynika z jednego konkretnego działania podjętego w danym momencie — jest to efekt systematycznego wdrażania strategii mających na celu jednoczesną optymalizację pięciu wzajemnie powiązanych obszarów kosztów.
Specjaliści ds. strategii wskazują pięć poniższych „filarów skutecznego zarządzania kosztami floty” jako czynniki mające największy wpływ na ogólne koszty eksploatacji floty oraz jej rentowność:
Zarządzanie zużyciem paliwa: Koszty paliwa stanowią największą pozycję w wydatkach, na którą można mieć wpływ. Optymalizacja tras przejazdu, egzekwowanie zakazu pracy silnika na biegu jałowym, monitorowanie ciśnienia w oponach. Dane statystyczne wskazują, że 10% najlepszych kierowców zużywa o 25% mniej paliwa niż 10% najgorszych kierowców, jeżdżących identycznymi pojazdami.
Konserwacja zapobiegawcza: Dane dotyczące konserwacji flot wskazują, że floty, które osiągają ponad 90% zgodności z planem konserwacji zapobiegawczej, wydają o 44% mniej na naprawy i odnotowują 3,5 razy mniej nieplanowanych awarii. Systematyczne programy konserwacji zapobiegawczej wymagają zdyscyplinowanej realizacji i wglądu w dane w czasie rzeczywistym. Zwrot z inwestycji zazwyczaj szybko się zwraca dzięki zmniejszeniu liczby napraw awaryjnych i poprawie dostępności pojazdów.
Wykorzystanie zasobów / optymalizacja wielkości floty: Eksperci twierdzą, że w każdej flocie średnio 15–20% pojazdów pozostaje w danym momencie niewykorzystanych. Wiele flot utrzymuje nadwyżki mocy przerobowych na wypadek okresów szczytowego zapotrzebowania, które występują zaledwie kilka razy w roku. Te pojazdy utrzymywane „na wszelki wypadek” generują znaczne koszty, a w większości przypadków obiektywna analiza zasobów floty wskazuje na możliwość wycofania połowy – lub nawet większej części – tych pojazdów bez negatywnego wpływu na działalność operacyjną.
Optymalizacja stylu jazdy: Agresywna jazda — gwałtowne hamowanie, gwałtowne przyspieszanie, przekraczanie prędkości — zwiększa zużycie paliwa o 15–30% i przyspiesza zużycie elementów układu hamulcowego, opon oraz układu napędowego. Istnieją narzędzia służące do monitorowania i zarządzania zachowaniem kierowców; choć wiążą się one z pewnymi kosztami, dodatkowe wydatki są z nawiązką rekompensowane przez korzyści płynące z zarządzania danymi w czasie rzeczywistym.
Zakupy / Zaopatrzenie strategia cyklu życia: Jedną z najtrudniejszych decyzji związanych z zarządzaniem flotą jest analiza wyboru między zakupem a leasingiem; istnieje jednak wiele narzędzi, które mogą pomóc operatorom flot i menedżerom finansowym w przeprowadzeniu tej analizy. Dane stanowią kluczowy element Zakupy / Zaopatrzenie .
Strategiczne Zakupy / Zaopatrzenie kompleksowych danych dotyczących osiągów pojazdów, kosztów utrzymania oraz wymagań eksploatacyjnych. Wiele flot wymienia pojazdy zbyt wcześnie, marnując wartość rezydualną, lub zbyt późno, ponosząc nadmierne koszty utrzymania. Decyzje dotyczące wymiany oparte na danych pozwalają zoptymalizować kompromis między amortyzacją a rosnącymi kosztami utrzymania.
Dasz radę?
Pozostaje więc ostatnie pytanie: czy Ty lub Twój zespół dysponujecie czasem, umiejętnościami i zasobami niezbędnymi do skutecznego wykonania tego, co trzeba – i do tego, by cała reszta działała bez zakłóceń? Jeśli nie, być może nadszedł czas, by poszukać pomocy na zewnątrz – wykwalifikowanej, kompetentnej i doświadczonej.
Niezależny może stanowić ogromne wsparcie dla każdej firmy. W wielu przypadkach sam fakt, że konsultant nie jest zatrudniony w firmie, stanowi istotną wartość dodaną dla całego projektu. Oczywiście kwalifikacje, wiedza, umiejętności komunikacyjne itp. są bez wątpienia czynnikami kluczowymi, jednak obiektywizm osoby z zewnątrz wnosi do każdej dyskusji zupełnie nowe spojrzenie.
Zatrudnienie konsultanta nie oznacza przyznania się do niedoskonałości ani potępienia pracowników organizacji. Jest to raczej uznanie faktu, że spojrzenie z zewnątrz może być niezwykle cenne, ponieważ pozwala dostrzec obszary, w których możemy się poprawić.
W rzeczywistości konsultanci rzadko rozwiązują problemy samodzielnie. Dobre rozwiązanie wymaga wspólnego wysiłku wszystkich zainteresowanych stron – konsultanta, kierownictwa i pracowników. Gdy wszyscy skupiają się na jasno określonym celu i działają zgodnie, aby go osiągnąć, rozwiązanie (lub rozwiązania) często pojawiają się same.
No to co dalej?
Mówiąc szczerze, jestem konsultantem i głęboko wierzę, że odpowiedni konsultant, pracujący w odpowiednim środowisku i przy odpowiednim wsparciu, może wnieść wartość dodaną do każdej firmy. Zanim sam zająłem się doradztwem, zatrudniałem wielu konsultantów, co okazało się całkowitą stratą czasu i pieniędzy. Byli jednak tacy, którzy wnieśli do naszej firmy niesamowitą wartość. Jaka jest różnica między projektami zakończonymi sukcesem a tymi, które nie wypadły tak dobrze? Wszystko sprowadza się do jasnego zrozumienia, dlaczego zatrudnia się konsultanta, określenia rozsądnych/osiągalnych celów oraz ustalenia wspólnie zrozumiałej i uzgodnionej ścieżki działania.
Jeśli jesteś gotowy, by pójść naprzód, my jesteśmy gotowi Ci pomóc.
----
O nas autor
Jim Agnew jest menedżerem ds. opakowań i logistyki z ponad 30-letnim doświadczeniem w Produkcja / Sektor produkcyjny dystrybucji w branżach papierniczej, opakowaniowej, gastronomicznej oraz materiałów eksploatacyjnych.
