O verdadeiro custo da inação: quando «mais tarde» se transforma, sem darmos por isso, em «nunca»

As organizações eficientes não esperam demasiado tempo para resolver ineficiências e melhorar os processos, explica Ronald Batenburg no seu blogue especializado.

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Já sentiste aquela sensação de ter uma tarefa que acabas sempre por adiar? Aquele assunto importante que tens de resolver, mas que nunca consegues abordar porque há sempre outra coisa que também é importante, ou até mais importante. Ou seja, adiamento. É uma questão de estabelecer prioridades. Claro.

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No meio da agitação do dia-a-dia, é frequente que assuntos importantes sejam adiados. Sabemos que é preciso mudar algumas coisas para trabalhar de forma mais eficiente e reduzir custos, mas falta-nos tempo ou sentido de urgência. Este fenómeno é conhecido como o «Custo da Inação», ou seja, os custos decorrentes da falta de ação.

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O custo da inação abrange todos os custos ocultos, tanto mensuráveis como não mensuráveis de forma imediata, que surgem quando as decisões ou melhorias são adiadas. Estes podem ser custos concretos, como poupanças perdidas, mas também custos indiretos, como a diminuição da motivação dos colaboradores ou oportunidades perdidas. A sua natureza oculta faz com que muitas empresas subestimem o impacto ou simplesmente não lhes atribuam a devida prioridade.

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Mas afinal, quais são esses custos? E por que razão o adiamento pode sair tão caro num contexto empresarial?

Por que é que adiar as coisas sai tão caro?

Por exemplo, no âmbito da otimização de custos, a decisão de não fazer nada é frequentemente a opção mais dispendiosa. Os contratos com fornecedores são renovados automaticamente, os aumentos de preços acumulam-se e as faturas não são verificadas minuciosamente. Estes prejuízos financeiros vão-se agravando sem que se dê por isso. Quando finalmente se tomam medidas, por vezes já se perderam milhares ou mesmo milhões de euros em poupanças potenciais.

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Muitas organizações apontam três motivos comuns para o adiamento de medidas:

• «Estamos muito ocupados.» É compreensível, mas as poupanças adiadas são lucros perdidos.
• «Não se trata de uma despesa avultada.» Pequenos fugas em 10 a 15 rubricas de despesas diferentes podem, no seu conjunto, resultar em perdas enormes.
• «Não queremos prejudicar a relação com os nossos fornecedores.» Muitas vezes, não é necessário substituir um fornecedor, mas sim garantir melhores condições contratuais, transparência e responsabilidade.
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Consequências concretas do adiamento

Um exemplo prático ilustra o impacto. Um potencial cliente com um volume de negócios anual de 150 milhões de euros, com quem já estou em negociações há meses, tem uma despesa anual de 7,5 milhões de euros numa das suas categorias de custos. Para esta categoria específica, o potencial médio de poupança é de 12 por cento, comprovado por vários casos recentes. Isso representa, numa base anual, 900 000 € em custos que podem ser eliminados sem perda de qualidade. Todos os anos. Não através de uma redução das compras, mas sim através de processos de aquisição mais eficientes e de melhores acordos contratuais.

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Esta situação já se verificava muito antes de eu ter entrado em contacto com a empresa pela primeira vez. Há já mais de dois anos que se andava a empurrar o problema para mais à frente e que se discutia internamente se se deveria ou não nomear um responsável pelas compras ou recorrer a apoio externo. Neste caso, o custo da inação já ascendia, portanto, a mais de 2 milhões de euros.

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Lucro que, portanto, se perde por não se tomar uma decisão para resolver a situação. E isto quando o lucro deste cliente é de apenas 3,9 por cento. A decisão de avançar com a otimização aumentaria, portanto, o lucro em 15%. Afinal, a redução dos custos na demonstração de resultados beneficia diretamente o lucro, uma vez que o lucro é o resultado das receitas menos os custos.

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O que pode fazer para evitar o custo da inação?

1. Analise as suas despesas: faça uma análise dos custos dos últimos 12 meses. Existem categorias que não são revistas há anos? Estas são as que deve abordar em primeiro lugar.

2. Peça uma opinião independente: por vezes, os colaboradores internos estão demasiado envolvidos no assunto para perceberem as ineficiências. Uma auditoria externa pode trazer novas perspetivas.

3. Comece em pequena escala, pense em grande: as melhorias nem sempre têm de ser disruptivas. Por vezes, pequenos ajustes nos processos e nos contratos conduzem a melhorias significativas.

4. Reúna-se e comunique o impacto: quantifique os custos da inação para criar apoio dentro da organização. Quando todos compreendem o que o adiamento custa, surge um sentimento de urgência.

5. Promova o sentido de propriedade e a responsabilidade: designe responsáveis claros que garantam que os planos de poupança e melhoria sejam efetivamente implementados.

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O futuro começa hoje

A lição de «Custo da Inação» é clara: as organizações eficientes não esperam demasiado tempo para resolver ineficiências e melhorar os processos. O adiamento é um assassino silencioso da rentabilidade e do crescimento. No fim de contas, «mais tarde» transforma-se, sem darmos por isso, em «nunca». Ao gerir proativamente os custos e a poupar sempre que possível, cria-se espaço para a inovação, o crescimento e a satisfação dos colaboradores.

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É melhor começar a otimizar hoje do que amanhã arrepender-se das oportunidades perdidas. Que lata vais impulsionar para a frente?

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