No que diz respeito a análises comparativas rigorosas, já não precisamos de explicar nada a esta empresa líder de mercado

Uma redução de custos de 2,4 milhões de euros, obtida através da comparação das despesas com os padrões do mercado e da otimização estratégica dos contratos. Ronald Batenburg explica, no seu blogue especializado, como esta empresa reforçou as suas margens sem comprometer as relações com os fornecedores.

‍

Onde é que o lucro estava escondido?

‍

Bystronic líder mundial em sistemas laser avançados e automação. A empresa já contava com um departamento de compras profissional e relações de longa data com transportadoras habituais, corretores de seguros e fornecedores de soluções de telecomunicações e TI. No entanto, na prática, verificou-se que muitas rubricas de custos eram estruturalmente demasiado elevadas.

‍

Os aumentos constantes dos preços na logística, nos seguros e nas tecnologias da informação e comunicação (TIC) eram aceites pela organização interna, mas raramente eram comparados de forma rigorosa com o mercado ou reavaliados. Isto constitui um ponto cego para muitas empresas: os hábitos existentes e as parcerias de longa data impedem, por vezes, a identificação de possíveis poupanças.

‍

Dica: Analise criticamente todas as suas categorias de custos, mesmo (ou precisamente!) quando estas parecem estar estáveis há anos. A afirmação: «fazemos isto assim há anos...» é um primeiro indicador de possibilidades de otimização. Análises realizadas por uma entidade externa podem trazer novos e valiosos insights.

‍

Avaliação comparativa crítica: capacidade e conhecimento do mercado

‍

A direção da Bystronic que não dispunha de capacidade nem de conhecimento de mercado suficientes para realizar uma análise comparativa verdadeiramente crítica. Por isso, recorreram à nossa ajuda para analisar todo o padrão de despesas sem qualquer envolvimento emocional ou preconceitos do dia-a-dia. Isso proporcionou insights surpreendentes em áreas como: Transporte Rodoviário e Marítimo, Logística de Pequenas Encomendas, Seguros, Telecomunicações e TI e Vestuário de Trabalho. Ao não nos concentrarmos apenas nas tarifas, mas também ao compararmos as condições contratuais, os níveis de serviço e fornecedores alternativos, surgiu uma visão mais abrangente e tornaram-se possíveis poupanças que os próprios colaboradores não tinham percebido.

‍

Dica: Peça periodicamente a um especialista que analise os seus contratos, tarifas e processos mais importantes. A experiência mostra que os seus fornecedores habituais estão frequentemente dispostos a otimizar a colaboração, especialmente se puderem implementar melhorias. Trata-se de uma verdadeira colaboração entre as partes.

‍

Sem complicações, apenas margens melhores

‍

A principal objeção de muitas empresas: poupar implica sempre complicações com os fornecedores ou perda de qualidade. No entanto, o Bystronic prova o contrário. A colaboração com ERA Group em poupanças estruturais significativas (2,4 milhões de dólares por ano) sem que a relação com os fornecedores existentes se deteriorasse e sem perturbações operacionais. Algumas formas como isto foi alcançado: otimizar processos em conjunto com os fornecedores, em vez de pressionar apenas sobre os preços. E ajustar os contratos de forma mais cuidadosa às condições reais do mercado.

‍

Dica: Um negociador externo consegue frequentemente mais do que uma equipa interna, porque é independente e tem conhecimento da situação atual do mercado, sem colocar em risco relações pessoais.

‍

Que lições podem as empresas retirar disto?

‍

Tal como no setor dos transportes, na indústria transformadora existem grandes diferenças entre os centros de custo, o impacto dos segmentos de clientes e a rentabilidade dos produtos ou serviços. As principais lições do Bystronic: não se deve querer fazer tudo sozinho; recorrer a especialistas externos compensa. Analise, por categoria, onde se encontram os desperdícios ocultos. Continue a fazer comparações, mesmo que as relações existentes sejam boas. Não se concentre apenas no preço, mas em todas as condições contratuais. Além disso, não se esqueça dos custos indiretos: despesas gerais, níveis de serviço e eficiência.

‍

Poupanças concretas

‍

A maior parte das poupanças não residia nas propostas mais baixas, mas sim em estruturas contratuais mais inteligentes e na otimização conjunta dos processos. Verificou-se que itens de menor valor, como o vestuário de trabalho, podiam ser fornecidos de forma estruturalmente mais económica e com melhor qualidade através de fornecedores alternativos. Através de compras a granel e de melhorias tecnológicas no setor das telecomunicações, foram obtidos descontos significativos e vantagens operacionais. A consulta contínua (trimestral) com o especialista externo revelou-se indispensável: o controlo contínuo evita que antigas «ineficiências» regressem à colaboração.

‍

Dica: Analise as suas despesas mais rotineiras como se fosse um novo cliente. Em que é que prestaria atenção se tivesse de voltar a escolher amanhã?

‍

Mais vale prevenir do que remediar

‍

A maior armadilha para as empresas em crescimento: à medida que o volume de negócios e a produção aumentam, as ineficiências e os custos excessivos vão-se acumulando gradualmente. Ao analisar periodicamente, com um «olhar novo», todo o panorama das compras e dos custos, as margens mantêm-se saudáveis e cria-se margem financeira para a inovação e o crescimento.

‍

Dica: Separe sempre claramente a sua meta de lucro da receita. Crescimento sem retorno não é um feito!

‍

A diferença entre continuar a correr sem parar ou avançar de verdade

‍

Muitas empresas são perfeitamente capazes de «continuar a trabalhar arduamente» durante anos sem se renovarem estruturalmente. No entanto, os resultados da Bystronic que Bystronic precisamente uma atitude crítica em relação aos padrões estabelecidos e uma visão aberta para o exterior que tornam a sua empresa mais ágil e rentável. Não se trata de trabalhar mais, mas sim, sobretudo, de gerir a empresa de forma mais inteligente.

‍

Dica: Atreva-se a questionar os hábitos existentes. Quem confia apenas em sucessos passados ficará, com certeza, para trás.

‍

Conclusão: gerir de forma mais inteligente é a chave para o sucesso sustentável

‍

Bystronic que, mesmo em setores exigentes, com logística complexa e custos elevados com pessoal, é possível obter poupanças e rentabilidade, sem stress nem conflitos com os fornecedores. Ao realizar uma análise comparativa crítica por categoria de custos, recorrer a conhecimentos externos e concentrar-se numa colaboração sustentável, obtém-se resultados imediatos e duradouros – com a mesma equipa e a mesma dedicação.

‍

Portanto: olhe para a sua própria organização com um olhar renovado e saia da rotina de trabalhar cada vez mais. Gerir de forma mais inteligente traz muito mais lucro e tranquilidade, o que torna tudo não só mais agradável, mas, acima de tudo, muito mais sustentável. O meu respeito por quem se atreve a sair da rotina e a fazer realmente a diferença.

‍