Tehnologia informației joacă un rol extrem de complex în cadrul organizațiilor. Ne bazăm pe ea pentru a ne indica când și unde să desfășurăm operațiunile de producție, pentru a urmări fluxul fondurilor și pentru a identifica segmentele de piață pe care le putem viza în mod eficient. Nu numai că fiecare membru al organizației depinde într-un fel sau altul de tehnologie, dar sistemele asigură, de asemenea, conectarea cu întregul ecosistem în care își desfășoară activitatea compania.
Pentru multe organizații din Republica Cehă și din străinătate, funcționarea sistemelor lor informatice este un coșmar. Acestea trebuie să efectueze modificări care să susțină procesele lor, să sporească eficiența producției sau să ofere produse unor clienți noi. Încep să elaboreze un plan de proiect și își dau seama că vor trebui să facă ajustări folosind o aplicație care să răspundă acestor noi cerințe. Dar stați puțin – costul acestei schimbări din punct de vedere IT începe să crească până la sume astronomice; rentabilitatea investiției depășește durata de viață a universului; iar termenul limită pentru implementarea sa corespunde acestui orizont de timp. Cum este posibil acest lucru? La urma urmei, când am implementat sistemul informatic acum cinci ani, am văzut cât de multă muncă ne-ar economisi, cum ne-ar crește eficiența și cum ar deveni sprijinul nostru indispensabil pentru tot ceea ce facem. Ce s-a întâmplat între timp?
Primul răspuns care îți vine în minte este să găsești „vinovatul” în cadrul departamentului IT și printre furnizorii externi; cei care, în opinia ta, te-au prins în capcană și te țin acum captiv, stoarcându-te de bani și neoferindu-ți ceea ce ai nevoie. Din păcate, așa cum se întâmplă adesea, acest răspuns nu este corect. Această dependență este doar o consecință a planificării și abordării noastre deficitare în acest domeniu. Adevărul este că a combate focul cu foc nu funcționează în acest caz; în schimb, trebuie să adoptăm o abordare cuprinzătoare a soluției, privind cu câțiva ani înainte.
Structura costurilor
În fiecare an, alocăm o parte considerabilă din bugetul nostru dezvoltării tehnologiei informației. Care este structura de bază a acestor costuri?
- Aproximativ 20% din costurile noastre sunt alocate echipamentelor hardware și funcționării acestora. Este vorba despre costuri pentru care primim ceva concret; adică, la finalul zilei, avem o „cutie” – un laptop, un computer desktop, un server sau un element de rețea.
- Alte 20% din costurile noastre sunt alocate tehnologiilor software – sisteme de operare, platforme de virtualizare, baze de date și licențe pentru aplicații specifice.
- Cea mai mare parte, aproximativ 60% din costurile noastre, este alocată administrării sistemului – pentru a ne asigura că acesta este funcțional și funcționează conform cerințelor noastre. Aceasta reprezintă în mare parte muncă pur umană, efectuată de o persoană cu pregătire în acest domeniu. Această parte reprezintă, de asemenea, cea mai mare sumă de fonduri cheltuite ineficient, ceea ce este strâns legat de calitatea personalului pe care îl angajăm. Ca exemplu concret, pot cita propria mea experiență, în care furnizorul unui sistem defectuos a recomandat clientului să achiziționeze hardware și o bază de date de clasă superioară pentru a rezolva problema, la un cost de cinci milioane de coroane cehe – ceea ce reprezenta aproximativ dublul bugetului anual pentru IT. Clientul ne-a solicitat să verificăm procedura propusă și, după analizarea performanței serverului de baze de date, a trebuit să concluzionăm că problema nu se afla în tehnologie, ci în modul în care era scris codul. După modificarea acestuia, sistemul a furnizat răspunsurile solicitate de client, iar cei cinci milioane nu au fost irosiți. De altfel, această achiziție nu ar fi rezolvat deloc problemele.
În primele două puncte, schimbarea furnizorilor este posibilă, iar o analiză ne poate indica clar dacă această schimbare va fi rentabilă. În ceea ce privește al treilea punct, lucrurile nu sunt atât de simple.
Cum apare dependența față de furnizorul nostru?
Deși adesea ne gândim la un furnizor ca la o entitate externă, putem ajunge să devenim dependenți și de furnizorul nostru intern. Acesta ar putea fi, de exemplu, un anumit programator care este angajatul nostru.
Este bine să ne dăm seama încă de la început că această dependență poate fi atât dăunătoare, cât și simbiotică, adică benefică pentru ambele părți. Cu toate acestea, consider că clientul ar trebui să dețină întotdeauna controlul deplin asupra întregului domeniu, iar un membru al conducerii superioare a companiei trebuie să fie responsabil pentru acesta.
Deci, cum ajungem să devenim dependenți?
- În mod conștient – nu deținem cunoștințe într-un anumit domeniu și nu merită să le menținem. Este evident că, dacă în cadrul companiei noastre avem o singură bază de date Oracle, este mai rentabil să angajăm un specialist pentru câteva ore pe lună, care să îndeplinească sarcinile necesare pentru funcționarea acesteia. Astfel, economisim costurile legate de instruirea angajaților noștri, iar un specialist care se ocupă exclusiv de această tehnologie în mai multe organizații este capabil să rezolve aceste probleme în mod curent, rapid și eficient.
- „Soluții pe termen scurt” – soluțiile pe termen scurt și de mică amploare au particularitatea de a se dezvolta foarte rapid și de a se răspândi în scurt timp în întreaga companie. Totul a început cu crearea unei baze de date a partenerilor noștri existenți și de afaceri. După o perioadă, am solicitat posibilitatea de a urmări activitățile pe care le desfășurăm cu aceste contacte – așa că furnizorul a programat un nou modul conform ideilor noastre; apoi a urmat urmărirea cererilor de service, comunicarea prin EDI... Și, brusc, un mic furnizor a devenit furnizorul unei aplicații cheie. Nimeni din companie nu știe exact cum funcționează, iar doar un singur programator are o idee despre ce se află acolo, de unde și către unde curg datele și ce se întâmplă cu ele.
Folosind un singur furnizor
– dacă am definit serviciile pe care furnizorul ni le prestează și acordul privind nivelul serviciilor (SLA) aferent, atunci nu se întâmplă nimic. În cadrul procesului de consolidare a furnizorilor, am obținut, cel mai probabil, condiții mai avantajoase. Din păcate, 90 % dintre companii nu au nicio idee despre ce face furnizorul lor pentru ele. Nici serviciile, nici SLA-ul nu sunt descrise și, ca urmare, acestea au pierdut controlul asupra proceselor lor cheie și asupra suportului IT.
Intenția furnizorului
– Sincer să fiu, nu m-am confruntat niciodată cu o astfel de situație. Cu toate acestea, adevărul este că, dacă un furnizor intră într-o relație cu un client care nu acordă atenție sau nu depune eforturi în acest domeniu, acesta poate profita de situație și poate manipula clientul pentru a crea o relație de inegalitate.
Riscurile unei dependențe nesănătoase de un furnizor IT sunt aceleași ca în orice altă situație:
Pierderea controlului asupra termenelor de livrare și a calității
– trebuie să ne coordonăm toate cerințele și îndeplinirea acestora cu un anumit furnizor. Dacă acesta este suprasolicitat, s-ar putea să nu poată livra în cantitatea și în termenul pe care le solicităm.
Plecarea unei persoane cheie
– dezvoltatorul, care era singurul care cunoștea aplicația noastră, a decis să-și schimbe stilul de viață și a plecat să mediteze în India. Ce putem face Despre ERA Group ?
Imposibilitatea concurenței între furnizori
– am dori să găsim un nou furnizor; însă nu avem nicio idee cum să organizăm o licitație, deoarece nu știm ce cerințe să formulăm și cum să o facem. Având în vedere natura generală a contractului, noul furnizor trebuie să includă riscul în preț, ceea ce face ca oferta sa să fie mai scumpă. Nu e păcat?
Pierderea autonomiei companiei și crearea unui avantaj competitiv
– să ne întoarcem la începutul blogului meu. Cei care creează sistemele noastre sunt cei care ne determină competitivitatea. Primim doar ceea ce furnizorul este în măsură să ne ofere, nu ceea ce ne dorim și solicităm cu adevărat.
