În prima parte a seriei, am discutat despre modul în care putem ajunge să devenim dependenți în mod nesănătos de furnizorul nostru și, mai ales, despre problemele pe care acest lucru le poate cauza companiei noastre.
Astăzi vom analiza ce putem face pentru a evita o astfel de dependență.
1. Să păstreze dreptul de proprietate asupra cunoștințelor tehnice privind procesele și sistemele, precum și asupra planurilor de dezvoltare a acestora
Dacă decideți să nu vă mai faceți griji Despre ERA Group și să dați instrucțiuni generale furnizorului dumneavoastră IT, vă îndreptați cu pași siguri spre dependență. Ceea ce v-ar putea surprinde este faptul că această abordare cauzează adesea probleme chiar furnizorului însuși; deoarece, după o vreme, cerințele clientului încep să se suprapună și să se complice, iar îndeplinirea noilor cerințe devine o problemă majoră pentru furnizor.
Pentru o companie care dorește să rămână competitivă, este important să considere tehnologia informației ca pe un instrument de susținere, îmbunătățire și evaluare a proceselor sale. Nu este dificil să înțelegem cum se poate face acest lucru, deoarece astăzi dispunem de suficiente metodologii și standarde care ne permit să avem o imagine de ansamblu asupra proceselor și să realizăm o planificare eficientă:
- Arhitectura organizațională – o modalitate de a descrie obiectivele unei organizații; modalitățile prin care aceste obiective sunt atinse prin intermediul proceselor de afaceri; și modul în care aceste procese pot fi susținute de tehnologie. Pentru mai multe informații, consultați articolul „Nu vă lăsați împotmoliți” din cauza unei arhitecturi organizaționale deficitare. Cele două abordări cele mai cunoscute ale arhitecturii organizaționale pot fi găsite pe site-urile web ale The Open Group și Zachmann.
- Descrierea proceselor – cele mai cunoscute și utilizate standarde sunt elaborate de Open Management Group (www.omg.org). Descrierea proceselor în conformitate cu specificația BPMN (Business Process Model and Notation) permite conducerii companiei să înțeleagă și să documenteze cu ușurință procesele care se desfășoară în cadrul companiei.
- Documentația pentru utilizatori – aceasta nu trebuie să fie neapărat un document redactat de furnizor și lăsat să prindă praf într-un sertar. O abordare bună este realizarea de videoclipuri care să le arate utilizatorilor cum să folosească aplicația în activitatea lor zilnică; astfel se simplifică asistența pentru produs și instruirea noilor utilizatori. Videoclipurile au adesea o durată de doar câteva minute și descriu tot ce trebuie să știți pentru a utiliza sistemul în mod eficient. De exemplu, aruncați o privire la ghidul de utilizare a Yammer într-un proiect de cercetare sau la ghidul privind modul de comandare a produselor dintr-un magazin online.
Toate standardele și metodologiile sunt însoțite de o documentație completă și de materiale de studiu care descriu în detaliu fiecare domeniu. Din experiența mea, merită să angajați un specialist care să selecteze acele părți ale metodologiei care sunt potrivite pentru o anumită companie.
Dacă vă sistematizați cunoștințele într-o formă standardizată, nu numai că veți dispune de un instrument pentru a discuta subiecte care conduc la îmbunătățirea companiei, dar veți avea și certitudinea că veți găsi un numitor comun cu marea majoritate a furnizorilor actuali și potențiali.
Dacă doriți să modificați ceva în procesele și fluxul de informații, începeți prin a aduce modificări în organizarea muncii, fie la nivel de model, fie printr-un experiment pilot – verificați dacă schimbarea va aduce beneficiile pe care le așteptați. Apoi, calculați beneficiile schimbării și costurile implementării acesteia. Dacă totul este așa cum ar trebui să fie, începeți să modificați sistemele; iar dacă nu, puteți opri acțiunea fără nicio problemă. Când încredințați acest lucru în totalitate unui furnizor extern, puțini oameni au curajul să oprească un proiect în care am investit deja resurse.
2. Datele trebuie să vă aparțină în orice circumstanță
Datele sunt stocate la furnizorul nostru; acum ne-am certat cu ei și ne-au spus că datele le aparțin... Din păcate, această situație nu este atât de neobișnuită pe cât ai putea crede. Nu se întâmplă des în cazul furnizorilor de servicii cloud și de găzduire, așa cum se crede adesea, ci mai ales în cazul sistemelor dezvoltate la comandă, unde datele sunt stocate într-o „cutie neagră” controlată în totalitate de furnizor.
Aceasta este o metodă tradițională de a menține clientul sub controlul furnizorului. În general, problema poate fi rezolvată în două moduri: prin controlul direct al datelor sau prin asigurarea unei modalități fiabile de a le obține într-un format utilizabil.
De exemplu, un serviciu de gestionare a contactelor de e-mail pe care le obținem prin înregistrarea pe site-ul furnizorului nostru. Prima abordare constă în asigurarea faptului că datele sunt replicate în propriile noastre sisteme, iar a doua constă în descărcarea periodică a informațiilor stocate în sistemele furnizorului și păstrarea lor la noi, pentru orice eventualitate.
Chiar și în cadrul propriului nostru sistem, unde stocarea datelor este bine documentată, metodologia de exportare a datelor într-un tabel standard, o bază de date sau un fișier XML poate facilita considerabil integrarea unui nou sistem. Este important să se stabilească proceduri pentru extragerea datelor, verificarea funcționalității exportului și a faptului că formatul este bine documentat, deoarece momentul critic în care trebuie să recuperăm datele este exact cel mai nepotrivit moment pentru a descoperi că exportul nu funcționează sau că datele exportate perfect sunt codificate într-un format cu care nu putem lucra.
Cerințele de mai sus trebuie verificate la acceptarea oricărei funcționalități noi sau a oricăror modificări aduse sistemelor de către furnizor.
3. Păstrarea drepturilor de proprietate intelectuală asupra aplicațiilor
Dreptul de proprietate asupra aplicațiilor se referă la dreptul de proprietate asupra codului sursă sau asupra proiectului aplicației. Dacă nu deținem controlul asupra codului sursă, ne asumăm riscul ca, atunci când dorim să schimbăm furnizorul, să constatăm că furnizorul actual deține o parte esențială a codului și nu va fi dispus să o pună la dispoziție gratuit. Putem evita acest lucru prin definirea clară a dreptului de proprietate în contract, precizând că codul dezvoltat ca urmare a modificărilor solicitate este proprietatea noastră exclusivă sau că aceste modificări sunt create sub o licență care ne permite să le utilizăm și să le distribuim gratuit.
Chiar dacă ne-am asigurat dreptul de proprietate prin contract, acest lucru nu înseamnă că furnizorul cu care noi Despre ERA Group reziliem contractul ne va acorda acces la cod. Din acest motiv, este foarte recomandabil ca sistemul de control al surselor, wiki-ul și alte documente să fie stocate la o terță parte, iar partenerul să fie obligat să stocheze datele într-un loc și la un moment specific, astfel încât să avem acces la versiunile actuale.
4. Integrarea sistemelor, mai degrabă decât extinderea funcționalităților
Interfețele API (Application Programming Interfaces) ale serviciilor web sunt în prezent o caracteristică obișnuită în multe aplicații comerciale și open source. Acest lucru înseamnă că toate caracteristicile sau funcțiile disponibile utilizatorilor aplicațiilor pot fi utilizate și între diferite sisteme și aplicații.
Prin utilizarea protocoalelor și standardelor pentru definirea acestei interfețe, aceste servicii constituie un mijloc unificat de comunicare și o platformă; o aplicație scrisă într-un limbaj sau pe un sistem de operare este accesibilă sistemelor scrise într-un mod complet diferit. Datele sunt transferate într-un format comun, precum XML sau JSON, iar codurile sursă ale ambelor sisteme rămân complet independent.
În zilele noastre, orice utilizator își poate imagina cum arată integrarea sistemelor. La urma urmei, cu toții folosim servicii de aplicații web care sunt integrate între ele – de exemplu, Google Calendar cu Google Contacts și Gmail. Dacă decidem să începem să folosim un alt calendar în locul celui existent, trebuie doar să îl conectăm la datele existente. Această metodă de schimbare a sistemelor nu este posibilă dacă avem propriul nostru sistem, pe care l-am achiziționat inițial doar pentru contabilitate și pentru care am solicitat furnizorului să dezvolte treptat un modul CRM, un modul de servicii etc.
Aceeași logică se aplică și integrării cu sistemele furnizate ca serviciu de către furnizorii de servicii cloud (SaaS – Software as a Service). Utilizarea serviciilor web separă aplicațiile individuale unele de altele, făcând întregul sistem mai flexibil și mai transparent. Dimpotrivă, legăturile fixe între diferite module facilitează creșterea dependenței noastre față de furnizor, sporesc complexitatea codului, iar flexibilitatea sistemului se reduce la nivelul celei mai puțin flexibile componente.
5. Încercați să reduceți la minimum modificările aduse sistemului standard
Încercați să implementați sistemul necesar cu cât mai puține modificări față de implementarea standard. De obicei, nu sunteți primul client al furnizorului. Încercați să profitați la maximum de experiența furnizorului cu alți clienți în timpul implementării. Probabil veți fi surprinși să constatați cât de mult mai eficient pot fi implementate anumite procese sau că anumite date pe care le-am trecut cu vederea anterior vor deveni un avantaj competitiv pentru noi.
Dacă solicităm modificări majore ale funcționalității aplicației, acest lucru ar putea complica semnificativ trecerea la versiuni noi în viitor, iar orice astfel de tranziție va reprezenta o provocare din punct de vedere al dezvoltării și al implementării.
6. Apelați la mai mulți furnizori
Încercați să gestionați singuri întregul proces de proiectare, dezvoltare, implementare și operare a sistemului și nu lăsați această sarcină în seama furnizorului. Este recomandabil să separați analiștii de afaceri de dezvoltatori, de exemplu. De asemenea, este recomandabil ca sistemul să fie testat de către testeri care nu fac parte din echipa de dezvoltare. Aceștia vor desfășura activitatea mai eficient, iar probabilitatea de a obține un produs fără defecte este mult mai mare. Dacă o altă parte este responsabilă de operare (de exemplu, un furnizor de servicii cloud), asigurați-vă că aceasta va stimula dezvoltatorii să livreze un produs care minimizează problemele de operare ale sistemului.
7. Precizați în contract procedura de reziliere, inclusiv penalitățile aplicabile furnizorului
Cum este prevăzută încetarea colaborării în contract? Cu un preaviz de trei luni, după care încetați să mai plătiți, iar furnizorul încetează să mai ofere asistență? Aceasta este o prevedere cu totul insuficientă.
Este necesar să precizați ce documente și în ce format trebuie să vi le furnizeze furnizorul – sau direct noului furnizor – pe durata perioadei de preaviz. Dacă v-ați asigurat drepturile de proprietate intelectuală asupra proiectului, codului sursă și a altor părți ale documentației menționate la punctul 3, cu atât mai bine. La încheierea unui contract cu un furnizor, este o idee bună să verificați cu companiile care s-au clasat pe locurile 2 și 3 ce vor avea nevoie dacă vor prelua dezvoltarea și întreținerea de la câștigător.
8. Informați furnizorii cu privire la planurile de dezvoltare viitoare
Colaborați cu furnizorii dumneavoastră în cadrul unui parteneriat pe termen lung. Dacă discutați în mod regulat cu aceștia despre planurile dumneavoastră de dezvoltare și aspectele strategice – și nu doar despre modificările actuale ale funcționalităților –, furnizorul ar putea veni cu propuneri care să conducă la crearea unei arhitecturi de sistem stabile, eficiente și rentabile, nu doar pentru cerințele dumneavoastră actuale, ci și pentru cele viitoare. Pentru a vă clarifica cerințele, puteți folosi, de exemplu, metoda MuSCoW, care împarte cerințele în următoarele categorii:
- Necondiționat – necondiționat
- Ar fi trebuit – ar fi trebuit
- Ar fi putut fi – ar fi frumos să existe
- Nu e nevoie de asta acum – nu e necesar în acest moment
9. Solicitați idei și opinii de la alte părți
Nu rămâneți pe loc; urmăriți tendințele; căutați cele mai bune abordări și practici; și fiți la curent cu tot ce se întâmplă. Apelați la o companie pentru a obține o a treia opinie – aceasta vă va evalua deciziile atât din perspectivă tehnică, cât și strategică. Nu trebuie să fie neapărat costisitor. Iar o astfel de consultare merită efortul, deoarece vă va ajuta să evitați greșelile. Din experiența mea, cunosc un caz în care un furnizor a obligat un client să investească câteva milioane de coroane în rezolvarea unei probleme pe care el însuși o provocase; iar un consultant a constatat că investiția nu ar fi rezolvat deloc problema, deoarece aceasta se afla în altă parte.
Un consultant vă poate ajuta să vă definiți strategia, să generați cerere, să evaluați opțiunile și să priviți lucrurile dintr-o perspectivă neașteptată. De asemenea, vă poate ajuta să evaluați furnizorii și să vă asigurați că obțineți cel mai bun rezultat posibil. Un consultant trebuie să țină întotdeauna cont de faptul că doriți să fiți independent un anumit furnizor și că recunoașteți valoarea know-how-ului dumneavoastră ca avantaj competitiv.
Alegerea corectă a furnizorilor reprezintă Despre ERA Group gestionării Despre ERA Group
Cred că, după ce ați citit acest articol, aveți o idee mai clară despre cum să vă transformați furnizorii în parteneri ai succesului dumneavoastră, fără a deveni vasalii lor. Prevenirea situațiilor neplăcute se bazează Despre ERA Group o gestionare Despre ERA Group a riscurilor, Despre ERA Group , și pe alegerea unor soluții care să asigure un echilibru între cerințele actuale și flexibilitatea viitoare. Respectând principiile menționate mai sus, vă veți asigura că faceți alegerea potrivită în ceea ce privește furnizorii și noile sisteme.
