Din articolele anterioare știm nu numai cum putem ajunge să depindem în mod nesănătos de furnizorii de IT și ce probleme ne creează acest lucru, ci și cum putem evita o astfel de dependență. Dar ce ar trebui să faceți dacă vă aflați deja în această situație și doriți să ieșiți din ea? Veți afla răspunsul în ultima parte a acestei serii din trei părți.
1. Verificați contractul cu furnizorul
Contractul este un document fundamental care stabilește limitele în cadrul cărora ne vom desfășura activitatea. Verificați valabilitatea contractului și condițiile în care puteți înceta colaborarea. Este deosebit de important să verificați modul în care sunt definite procedurile de predare a sistemului, a serviciilor și a documentației. Analizați cu atenție dacă ar fi mai avantajos să conveniți mai întâi asupra unei modificări a contractului, astfel încât condițiile să fie echitabile pentru ambele părți. Furnizorul va fi dispus să facă concesii pentru a vă păstra ca client.
Rețineți că este necesară o anumită perioadă de timp pentru transferul de la vechiul la noul furnizor. Propuneți o procedură privind modul în care va fi organizat transferul, pașii care trebuie urmați și termenul în care trebuie realizați.
2. Explicați de ce doriți să schimbați furnizorul
Cel mai important este ca afacerea dumneavoastră să funcționeze în continuare după schimbarea furnizorului. Descrieți clar motivele pentru care doriți să schimbați furnizorul și riscurile pe care le implică această schimbare. Dacă adăugați avantajele și costurile pe lista de aspecte, decizia dumneavoastră va fi mai clară.
Dacă furnizorul nu îți îndeplinește cerințele, află de ce. Oare pentru că nu reușești să dai instrucțiuni clare? Îți modifici cerințele în mod aleatoriu? Dacă descoperi că organizația ta este în mare parte responsabilă pentru aceste probleme, atunci schimbarea furnizorului nu va rezolva problema. Nu vei face decât să transferi problema de la un furnizor la altul.
3. Elaborați o listă detaliată a activelor IT
Lista trebuie să includă echipamentele hardware, topologia rețelei, software-ul și toate aplicațiile care susțin activitatea companiei dumneavoastră. Trebuie să vă asigurați că știți exact ce transferați. Există, de exemplu, elemente care nu se află sub controlul dumneavoastră și din cauza cărora nu puteți exporta datele?
Nu există nimic mai rău decât să uiți o componentă în timpul predării și să nu ai drepturi de acces la ea; de exemplu.
4. Verificați-vă cunoștințele privind toate datele de acces
În cadrul programului său de gestionare a riscurilor, fiecare companie ar trebui să păstreze toate datele de acces la sistemele sale și alte informații într-un plic sigilat și securizat, de exemplu. Este recomandabil să se verifice cel puțin o dată pe an dacă aceste informații sunt funcționale și complete. S-a întâmplat de mai multe ori ca, după plecarea unui administrator sau a unui angajat al unui furnizor, nimeni să nu mai poată accesa un anumit sistem.
5. Desemnați o persoană responsabilă cu tranziția
Pentru a asigura o tranziție fără probleme, recomand desemnarea unei persoane anume care să fie responsabilă de acest proces. Fie această persoană, fie subordonații săi din echipă trebuie să fie capabili să planifice tranziția și să se asigure că planul de tranziție este respectat. Aceasta trebuie să fie singura persoană de contact pentru rezolvarea problemelor și prevenirea neînțelegerilor, iar nimeni nu ar trebui să aibă dreptul de a o ocoli.
6. Faceți o copie de rezervă a datelor
Verificați efectiv dacă aveți copii de rezervă pentru toate datele dvs. și, mai ales, dacă puteți extrage și utiliza datele în cazul apariției unor probleme. O copie de rezervă a cărei structură a datelor nu o cunoașteți și pe care nu o puteți utiliza este, desigur, inutilă.
7. Aveți grijă să nu interziceți angajarea specialiștilor furnizorului
Majoritatea furnizorilor includ în contractele lor o clauză strictă care interzice angajarea angajaților lor de către client. Deși în trecut era o practică obișnuită ca clienții să atragă angajați implicați în dezvoltarea sau administrarea sistemelor lor, astăzi aceste practici sunt, de obicei, foarte bine reglementate prin contracte. Mai mult, Economii generate au Economii generate un efect contrar, reducând substituibilitatea și conducând la creșterea riscurilor operaționale.
8. Aveți grijă la eventualele întreruperi ale producției în perioada de tranziție
În februarie 2018, lanțul de restaurante fast-food KFC a fost nevoit să închidă 900 de restaurante în Regatul Unit din cauza lipsei de carne de pui. Timp de mai bine de o săptămână, nu s-a putut livra carne de pui. Această întrerupere a fost cauzată de schimbarea partenerului logistic cu DHL, în noiembrie 2017. Cât au economisit la cheltuielile logistice și cât i-a costat această întrerupere?
Chiar și cu cea mai bună planificare, pot apărea probleme; de aceea, este necesar să se țină cont de această posibilitate și să se elaboreze planuri de urgență pentru revenirea la starea anterioară.
Schimbarea furnizorului de servicii IT nu este o chestiune simplă; trebuie să vă gândiți bine Despre ERA Group să faceți acest lucru. Sper că acest articol v-a oferit o idee generală despre cum să planificați și să puneți în practică o astfel de schimbare.
