.jpg)
Efektívne organizácie nečakajú príliš dlho, kým sa pustia do riešenia neefektívnosti a zlepšovania procesov, vysvetľuje Ronald Batenburg vo svojom odbornom blogu.
Poznáte ten pocit, keď si niečo neustále odkladáte pred sebou? Tú dôležitú záležitosť, ktorú musíte vyriešiť, ale nikdy sa k nej nedostanete, lebo sa vždy nájde niečo iné, čo je tiež dôležité, alebo dokonca ešte dôležitejšie. Inými slovami, prokrastinácia. Je to otázka stanovenia priorít. Samozrejme.
V zhonu každodenného života sa často stáva, že dôležité záležitosti sa odsunú na vedľajšiu koľaj. Viete, že je potrebné niečo zmeniť, aby ste pracovali efektívnejšie a ušetrili náklady, chýba však čas alebo pocit naliehavosti. Tento jav sa nazýva „náklady nečinnosti“.
Náklady nečinnosti zahŕňajú všetky skryté náklady, či už merateľné, alebo nepriamo merateľné, ktoré vznikajú v dôsledku odkladania rozhodnutí alebo zavádzania zlepšení. Môžu to byť konkrétne náklady, ako napríklad ušlé úspory, ale aj nefinančné náklady, ako napríklad znížená pracovná morálka zamestnancov alebo nevyužité príležitosti. Vzhľadom na ich skrytú povahu mnohé spoločnosti podceňujú ich dopad alebo im jednoducho nepripisujú dostatočnú prioritu.
Ale o aké náklady ide vlastne? A prečo sa odklad môže v podnikateľskom prostredí ukázať ako taký nákladný?
Prečo sú meškania také nákladné?
Napríklad v oblasti optimalizácie nákladov je rozhodnutie neurobiť nič často tou najdrahšou voľbou. Zmluvy s dodávateľmi sa automaticky predlžujú, cenové nárasty sa kumulujú a faktúry sa dôkladne nekontrolujú. Táto finančná strata sa naďalej zvyšuje, bez toho aby si to niekto všimol. V čase, keď sa konečne prijmú opatrenia, sa niekedy už stratili potenciálne úspory v hodnote tisícov až miliónov eur.
Mnohé organizácie uvádzajú tri bežné dôvody, prečo odkladajú prijatie opatrení:
- „Máme príliš veľa práce.“ Je to pochopiteľné, ale odložené úspory znamenajú zadržaný zisk.
- „Nie je to veľký výdavok.“ Menšie úniky v 10 až 15 rôznych výdavkových kategóriách môžu v súčte v skutočnosti viesť k obrovským stratám.
- „Nechceme narušiť vzťahy s našimi dodávateľmi.“ Často nie je potrebné vymeniť dodávateľa; skôr ide o lepšie zmluvné podmienky, transparentnosť a zodpovednosť.
Prečítajte si tiež: Ronald Batenburg o Spend Intelligence: „Neuvidíte to, kým tomu neporozumiete“
Konkrétne dôsledky odloženia
Vplyv tejto situácie ilustruje praktický príklad. Potenciálny klient s ročným obratom 150 miliónov eur, s ktorým už mesiace vediem rokovania, vynakladá ročne 7,5 milióna eur na jednu zo svojich nákladových kategórií. V tejto konkrétnej kategórii predstavuje priemerný potenciál úspor 12 percent, čo potvrdzujú rôzne prípady z nedávnej minulosti. Na ročnej báze to predstavuje 900 000 € nákladov, ktoré je možné znížiť bez straty kvality. Rok za rokom. Nie tým, že sa nakupuje menej, ale prostredníctvom efektívnejších nákupných procesov a lepších zmluvných dohôd.
Táto situácia existovala už dávno predtým, ako som s touto spoločnosťou začal rokovať. Už vyše dvoch rokov sa tento problém neustále odkladal a v rámci spoločnosti prebiehala diskusia o tom, či na túto úlohu vymenovať nákupného agenta, alebo využiť externú podporu. V tomto prípade teda náklady nečinnosti už dávno presiahli 2 milióny eur.
Zisk sa teda stráca, pretože nebolo prijaté žiadne rozhodnutie, ako túto situáciu riešiť. Zisk tohto klienta je pritom len 3,9 percenta. Rozhodnutie skutočne sa pustiť do optimalizácie by preto zvýšilo zisk o 15 percent. Zníženie nákladov totiž priamo prispieva k zisku vo výkaze ziskov a strát, keďže zisk je výsledkom tržieb mínus náklady.
Čo môžete urobiť, aby ste sa vyhli nákladom vyplývajúcim z nečinnosti?
1.Analyzujte svoje výdavky: Vykonajte analýzu nákladov za posledných 12 mesiacov. Existujú kategórie, ktoré ste už roky nepreverovali? Práve tie by ste mali riešiť ako prvé.
2.Vyžiadajte si nezávislý pohľad: Niekedy sú interní zamestnanci príliš blízko danej problematike na to, aby dokázali odhaliť neefektívnosti. Externý audit môže priniesť nové pohľady.
3.Začnite v malom, myslite vo veľkom: Zlepšenia nemusia byť vždy radikálne. Niekedy aj malé úpravy procesov a zmlúv vedú k významným zlepšeniam.
4.Meranie a informovanie o dopadoch: Kvantifikujte náklady spojené s nečinnosťou, aby ste v rámci organizácie získali podporu. Keď si všetci uvedomia, aké náklady so sebou prináša odklad, vznikne pocit naliehavosti.
5.Zabezpečte zodpovednosť a angažovanosť: Určite jasne zodpovedné osoby, ktoré zabezpečia, aby sa plány úspor a zlepšení skutočne realizovali.
Budúcnosť začína už dnes
Poučenie z „Ceny nečinnosti“ je jasné: efektívne organizácie nečakajú príliš dlho, kým sa pustia do odstraňovania neefektívnosti a zlepšovania procesov. Odkladanie je tichým zabijakom ziskovosti a rastu. Nakoniec sa „neskôr“ nevedomky stane „nikdy“. Proaktívnym riadením nákladov a šetrením tam, kde je to možné, vytvárate priestor pre inovácie, rast a spokojných zamestnancov.
Lepšie je začať s optimalizáciou už dnes, ako zajtra ľutovať premárnené príležitosti. Ktorú z týchto možností posúvate ďalej?
