Суочавање са притиском трошкова без гушења иновација: „Оно што данас функционише, сутра може бити застарело“

Марже су под притиском, добављачи повећавају цене, енергија је скупља него икад – то је позната прича. Али како заиста да се ефикасно носимо са овим притиском на трошкове, а да не бацимо и бебу са водом за купање? Роналд Батенбург о томе говори у свом стручном блогу.

‍

Пречесто видим компаније које посежу за сецкањем сира: свуда смањују мало. То даје брзе резултате, али ретко је одрживо. Ако сваке године смањите маркетиншки буџет за 10 процената, можете изгубити видљивост на дужи рок. А ако све мање улажете у своје људе, мотивација и иновативни капацитет опадају.

‍

Комбинација краткорочног и дугорочног

Оно што видим да функционише је комбинација краткорочних брзих добитака и структурних мера за будућност. Узмимо, на пример, ИТ трошкове: прелазак са локалних сервера на облачна решења уштедео је нашој компанији 12.000 евра годишње, без компромиса по питању квалитета. Штавише, постали смо флексибилнији. То је структурна уштеда која захтева добру припрему на краћи рок и подразумева трошкове миграције и обуке, али од које дугорочно користите годинама.

‍

И не заборавите аутоматизацију. Аутоматизацијом стандардних процеса као што су обрада фактура и потраживања за наплату трошкова, не само да смањујете трошкове већ правите и мање грешака, ослобађајући време за важнији посао. Исто важи и за принципе витке производње: елиминисање непотребних корака у процесима често даје тренутне резултате.

‍

Поред тога, рад на даљину нам је донео многе предности. Успели смо да се решимо дела канцеларије, што је довело до значајног смањења трошкова изнајмљивања. Хибридни рад је ту да остане и штеди новац не само на смештају већ и на трошковима енергије и објеката.

‍

Ригорозно сечење не функционише за притисак трошкова

Будимо искрени: не функционише све. Видео сам компаније које су превише драстично смањиле буџете за обуку или иновације. Краткорочно, то делује паметно. Ваши трошкови се смањују, а ви одржавате профитабилност. Али дугорочно, заостајете. Ваши запослени престају да расту, а ви пропуштате прилику када се тржиште промени. Као резултат тога, ваши талентовани људи одлазе у компаније које *улажу* у раст, а пошто нема новца ни простора за иновативне пројекте, потребно је много дуже да се лансирају нови производи. Дакле, краткорочна штедња доводи до структурног конкурентског заостатка.

‍

Још једна замка је слепо препуштање задатака подршке спољним сарадницима. Понекад је јефтиније, али ако изгубите контролу или квалитет опадне, то може наштетити вашем угледу. На пример, једна здравствена установа је одлучила да препусти целу ИТ службу за помоћ и центар за контакт са купцима спољној страни како би уштедела трошкове. Очекивало се да ће то бити ефикасније и донети економију обима. Међутим, то је резултирало спорим временом одзива и безличном услугом. Аутсорсинг функционише само ако направите јасне споразуме и наставите да пратите.

‍

Међутим, оно што функционише јесте укључивање ваших запослених у свест о трошковима. Тимови често најбоље знају где се ствари могу урадити паметније и јефтиније. Интерни изазов – ко највише штеди – не само да генерише новац већ и подстиче ангажовање и креативност. Штавише, не заборавите моћ технологије. Алати вештачке интелигенције за планирање или корисничку подршку, контролне табле са подацима које пружају увид у потрошњу и отпад – све то помаже у бржем управљању и прилагођавању.

‍

Почните са темељном анализом трошкова

Најбоља пракса коју увек препоручујем: почните са темељном анализом трошкова. Направите све трошкове и критички погледајте где се налази расипање. Понекад откријете претплате или лиценце које више нико не користи или видите да одређени производи доносе готово никакву маржу. Редовним прегледом вашег портфолија производа или услуга можете елиминисати непрофитабилне ставке и фокусирати се на оно што функционише.

‍

А брзе победе ? Свакако постоје. Размислите о замени флуоресцентног осветљења ЛЕД расветом, инсталирању сензора покрета или дигитализацији управљања штампањем. Мале интервенције, велики утицај. Организација са педесет радних станица уштедела је 4.500 евра годишње на енергији на овај начин.

‍

Али пазите: сама брза решења нису довољна. Морате такође инвестирати у структурна побољшања. У супротном, водићете изгубљену битку. Структурно смањење трошкова – као што је централизација набавке или стандардизација процеса – доноси највеће повраћаје на дужи рок.

‍

Коначно: стално мерите и процењујте. Оно што данас функционише, сутра може бити застарело. Праћењем утицаја ваших мера за смањење трошкова, можете благовремено направити прилагођавања и спречити претерано трошење са смањењима која ометају ваш раст.

‍

Резиме шта функционише – а шта не

Шта функционише:

• Структурне уштеде кроз аутоматизацију, облачна решења и оптимизацију процеса.

• Флексибилан и хибридан рад ради смањења трошкова становања и енергије.

• Активно укључите запослене у свест о трошковима и иновације.

• Редовно критички преиспитујте понуду производа и услуга и елиминишите непрофитабилне компоненте.

• Уложите у технологију и анализу података ради бољег увида и контроле.

‍

Шта не функционише:

• Слепо смањење буџета за иновације, обуку или маркетинг – то омета раст и конкурентност.

• Неконтролисано аутсорсинг без гаранције квалитета.

• Фокусирање искључиво на краткорочну штедњу без структурних прилагођавања.

‍

На крају крајева, ради се о равнотежи: брзој уштеди где год је то могуће, али увек имајући на уму будућност. Само на тај начин одржавате своју компанију отпорном и иновативном, чак и када се притисак трошкова повећа.

‍

Притисак трошкова није изговор за мировање, већ прилика да радимо паметније и изађемо јачи из борбе.