Hareketsizliğin gerçek bedeli: Fark edilmeden “sonra” dediğimiz şey, bir gün “asla”ya dönüşür

Ronald Batenburg, uzman blogunda, verimli kuruluşların verimsizlikleri gidermek ve süreçleri iyileştirmek için çok uzun süre beklemediklerini açıklıyor.

‍

Önünüzde duran ve sürekli bir kenara itip durduğunuz o hissi bilir misiniz? Halletmeniz gereken o önemli konu var ya, ama bir türlü el atamıyorsunuz çünkü her zaman başka bir şey oluyor; o da önemli, hatta daha da önemli. Başka bir deyişle, erteleme. Önceliklerin belirlenmesi meselesi. Elbette.

‍

Günlük hayatın koşuşturmacası içinde, önemli konuların genellikle arka plana atılması sıkça rastlanan bir durumdur. Daha verimli çalışmak ve maliyetleri düşürmek için bazı şeylerin değişmesi gerektiğini biliyorsunuz, ancak ya zamanınız yok ya da aciliyet hissetmiyorsunuz. Bu duruma “Hareketsizliğin Maliyeti” denir.

‍

Hareketsizliğin Maliyeti, kararların alınmasının veya iyileştirmelerin ertelenmesi sonucunda ortaya çıkan, hem ölçülebilir hem de doğrudan ölçülemeyen tüm gizli maliyetleri kapsar. Bunlar, kaçırılan tasarruflar gibi somut maliyetler olabileceği gibi, çalışanların moralinin düşmesi veya kaçırılan fırsatlar gibi dolaylı maliyetler de olabilir. Bu maliyetlerin gizli niteliği nedeniyle birçok şirket, bunların etkisini hafife almakta ya da bu konuya yeterince öncelik vermemektedir.

‍

Peki, bu maliyetler tam olarak nelerdir? Ve iş dünyasında erteleme neden bu kadar pahalıya mal olabilir?

‍

Gecikme neden bu kadar maliyetli oluyor?

Örneğin maliyet optimizasyonunda, hiçbir şey yapmama kararı genellikle en pahalı seçenek olur. Tedarikçi sözleşmeleri otomatik olarak yenilenir, fiyat artışları birikir ve faturalar titizlikle kontrol edilmez. Bu mali zarar, kimse fark etmeden artmaya devam eder. Harekete geçildiğinde, bazen binlerce hatta milyonlarca avroluk potansiyel tasarruf fırsatı çoktan kaçırılmış olur.

‍

Birçok kuruluş, harekete geçmeyi ertelemek için üç yaygın neden öne sürer:

• “Çok meşgulüz.” Anlaşılabilir bir durum, ancak ertelenen tasarruflar, elde edilemeyen kârdır.
• "Bu büyük bir harcama değil." 10-15 farklı harcama kategorisinde görülen küçük sızıntılar, bir araya geldiğinde aslında muazzam kayıplara yol açabilir.
• “Tedarikçilerimizle olan ilişkilerimizi bozmak istemiyoruz.” Çoğu zaman, tedarikçiyi değiştirmek gerekmez; asıl mesele, daha iyi sözleşme koşulları, şeffaflık ve hesap verebilirliktir.

‍

Ayrıca şunu da okuyun: Ronald Batenburg, Harcama Zekası hakkında: "Anlayana kadar göremezsiniz"

‍

Ertelemenin somut sonuçları

Bu etkiyi somut bir örnekle açıklayabiliriz. Aylardır görüşmelerini sürdürdüğüm, yıllık cirosu 150 milyon avro olan potansiyel bir müşterinin, maliyet kategorilerinden birinde yıllık 7,5 milyon avroluk bir harcama kalemi bulunmaktadır. Yakın geçmişteki çeşitli örneklerin de gösterdiği üzere, bu belirli kategori için ortalama tasarruf potansiyeli yüzde 12’dir. Yıllık bazda bu, kalite kaybı olmadan azaltılabilecek 900.000 € tutarında bir maliyet anlamına geliyor. Her yıl. Daha az satın alma yoluyla değil, daha verimli satın alma süreçleri ve daha iyi sözleşme koşulları sayesinde.

‍

Bu durum, şirketle ilk kez görüşmelere başlamamdan çok önce de mevcuttu. İki yılı aşkın bir süredir, bu sorun sürekli erteleniyordu ve bu göreve bir satın alma sorumlusu atanması mı yoksa dışarıdan destek alınması mı gerektiği konusunda şirket içinde tartışmalar sürüyordu. Dolayısıyla bu durumda, “hareketsizliğin maliyeti” çoktan 2 milyon avroyu aşmıştı.

‍

Bu nedenle, bu konuda herhangi bir önlem alınmaması nedeniyle kâr kaybedilmektedir. Oysa bu müşterinin kâr oranı sadece yüzde 3,9’dur. Dolayısıyla, optimizasyona gerçekten el atma kararı alınması, kârı yüzde 15 artıracaktır. Sonuçta, maliyetlerin düşürülmesi, kâr ve zarar tablosundaki kâra doğrudan fayda sağlar; zira kâr, gelirlerden maliyetlerin çıkarılmasıyla elde edilen sonuçtur.

‍

Hareketsizliğin bedelinden kaçınmak için ne yapabilirsiniz?

1.Giderlerinizi analiz edin: Son 12 aydaki masraflarınızı inceleyin. Yıllardır gözden geçirilmemiş kategoriler var mı? Bunlar, öncelikle ele alınması gereken kalemlerdir.

2.Bağımsız bir bakış açısı talep edin: Bazen kurum içi çalışanlar, konuya çok yakın oldukları için verimsizlikleri fark edemeyebilirler. Dış denetim, yeni bakış açıları sağlayabilir.

3.Küçük başlayın, büyük düşünün: İyileştirmeler her zaman köklü değişiklikler gerektirmez. Bazen süreçlerde ve sözleşmelerde yapılan küçük düzenlemeler bile önemli iyileştirmelere yol açar.

4.Etkiyi ölçün ve aktarın: Kurum içinde destek oluşturmak için harekete geçmemenin maliyetini sayısal olarak belirleyin. Herkes gecikmenin maliyetini anladığında, bir aciliyet duygusu ortaya çıkar.

5.Sorumluluk ve sahiplenme duygusunu sağlamlaştırın: Tasarruf ve iyileştirme planlarının gerçekten hayata geçirilmesini sağlayacak, açıkça belirlenmiş sorumlu kişileri atayın.

‍

Gelecek bugün başlıyor

“Hareketsizliğin Bedeli” dersinden çıkarılacak sonuç açıktır: Verimli kuruluşlar, verimsizlikleri gidermek ve süreçleri iyileştirmek için çok uzun süre beklemezler. Erteleme, kârlılığın ve büyümenin sessiz katilidir. Sonunda, “daha sonra” farkında olmadan “asla”ya dönüşür. Maliyetlerinizi proaktif bir şekilde yöneterek ve mümkün olan her yerde tasarruf sağlayarak, inovasyon, büyüme ve memnun çalışanlar için alan yaratırsınız.

‍

Yarın kaçırılan fırsatlar için pişman olmak yerine, optimizasyona bugün başlamak daha iyidir. Hangi kutuyu ileriye doğru itiyorsun?

‍

‍