4 tipy, jak snížit firemní výdaje
Efektivní sledování, optimalizace a správa firemních výdajů jsou nezbytné, zejména pro společnosti, které z různých důvodů nemohou věnovat čas a prostředky potřebné k včasné a pečlivé správě výdajů.
Mám na mysli zejména společnosti, které spadají do těchto kategorií nebo se v současné době nacházejí ve fázi svého vývoje, která odpovídá jednomu či více z těchto scénářů:
- Start-upy
- Společnosti, které za krátkou dobu zaznamenaly rychlý růst
- Vysoce výkonné společnosti
- Rodinné podniky
- Společnosti bez samostatného nákupního oddělení
- Společnosti, které se intenzivně zaměřují na „klíčové“ a zásadní projekty
- Společnosti, které čelí závažným problémům v oblasti řízení změn
- Společnosti zaměřené na řešení závažných problémů v oblasti objednávek a tržeb
Bohužel, ten poslední bod zní velmi povědomě a je dnes velmi aktuální.
Nejlepším řešením pro tyto společnosti by jistě bylo obrátit se na poradenskou firmu s rozsáhlými zkušenostmi v oblasti optimalizace fixních, obecných a nepřímých nákladů; to však není vždy možné.
Čeká snad tyto společnosti v budoucnu jen propast? Rozhodně ne.
Podívejme se na několik užitečných tipů.
1. SLEDOVÁNÍ A EVIDENCE VÝDAJŮ NA VŠECH ORGANIZAČNÍCH ÚROVNÍCH
Někteří z těch, kteří mě na LinkedInu sledují nejpozorněji, vědí, jak velmi obdivuji Petera Druckera, kterého mnozí považují za zakladatele moderního řízení podniků. Abych citoval jednu z jeho slavných maxim: „Co nelze změřit, nelze řídit.“ První bod, který bych rád navrhl, z toho přímo vyplývá.
Rád bych však šel hlouběji, než jen doporučit, abyste firemní výdaje sledovali s maximální pečlivostí. Můj hlavní návrh zní, že tato činnost by neměla zůstat pouze v kompetenci finančního a/nebo administrativního oddělení, oblastního manažera či regionálního manažera.
Vedoucí týmů by měli věnovat dostatek času a energie investicím do svých zaměstnanců a naučit každého člena týmu, jak evidovat firemní výdaje v rámci své působnosti. Může se jednat o výdaje související s oddělením kvality, oddělením cestovních služeb a služebních cest, oddělením všeobecných služeb nebo oddělením IT.
Vedoucí oddělení by měl týmu vysvětlit, proč je to důležité, jak výdaje rozdělit do kategorií a jak zjistit, které z nich lze snížit nebo zrušit.
Budete překvapeni, jak aktivně se vaši zaměstnanci do tohoto procesu zapojí a budou sami přicházet s nápady, jak dále optimalizovat náklady.
A vedoucí oddělení bude mít konečně nákladovou oblast pod kontrolou a o důvod víc, proč odměnit ty nejzasloužilejší zaměstnance.
Tento jednoduchý krok tedy organizaci přináší řadu vzájemně provázaných výhod:
- Kontrola a optimalizace výdajů;
- Snižování množství odpadu;
- Posílení postavení zaměstnanců;
- Pevný základ pro zavedení věrnostního programu.
2. VYUŽIJTE TECHNOLOGII, KTERÁ JE NAŠÍ SPOJENKOU
Nejmoderněji organizované společnosti využívají systémy ERP a/nebo jiné systémy, které díky specifickým modulům či plně specializovaným funkcím umožňují sledovat celý proces nákupu.
Některé společnosti však, ať už z vlastní vůle nebo z různých důvodů, tyto specializované a sofistikované systémy nepoužívají.
Na opačném konci spektra se nachází stará dobrá tabulka v Excelu – nebo dokonce nějaká kompatibilní alternativa.
Mezi těmito dvěma extrémy existuje celá řada nástrojů, a to jak bezplatných, tak typu freemium (tj. bezplatných pro základní funkce a placených v závislosti na pokročilejších funkcích, které hodláte využívat, a to i v pozdější fázi).
Doporučuji vyzkoušet jednu nebo více z těchto aplikací a v souladu s tím, co bylo zmíněno v předchozím bodě, zajistit, aby je využívaly všechny úrovně organizace. V tomto případě bude důležité se dohodnout na konkrétním nástroji, aby všechna oddělení používala stejný nástroj. To usnadní týmovou spolupráci a následné porovnávání údajů mezi jednotlivými odděleními, o které se postará administrativní oddělení.
Příklady těchto balíčků snadno najdete, když zadáte do vyhledávače Google klíčová slova jako „bezplatný software pro správu výdajů“, „bezplatné šablony pro správu nákladů“ a podobně.
3. KATALOG OD HORNÍHO KONCE
Třetím návrhem je rozdělit výdaje nejen podle typu – například na „cestovní výdaje“, „dodávky materiálu“ a podobně –, ale především vytvořit první skupinu na makroúrovni a rozdělit je na:
- Pevné nebo variabilní náklady
- Náklady související s výrobou (výrobní náklady) nebo obecné a správní náklady
Bude proto důležité zavést nejvhodnější strategii, která minimalizuje fixní náklady ve prospěch variabilních (nebo fixní náklady převede na variabilní), a stejně tak co nejvíce snížit obecné a administrativní náklady, které se konkrétně nevztahují k výrobě zboží nebo poskytování služeb.
Neexistuje žádné přesné pravidlo, které by platilo v každé situaci a umožňovalo tuto změnu dosáhnout; tento návrh je třeba chápat pouze jako obecné vodítko.
Ve skutečnosti nelze předem určit, zda je pro konkrétní společnost rozhodně výhodnější mít více variabilních nákladů, nebo fixních nákladů (a o kolik), avšak obecný princip upřednostňování variabilních nákladů před fixními je často základem řízení společnosti, jehož cílem je dosáhnout stabilnější hrubé provozní marže – tedy s menšími výkyvy způsobenými změnami ve výrobě.
4. POSUZUJTE KAŽDÝ VÝROBEK NEBO SLUŽBU Z HLEDISKA „VYROBIT NEBO KOUPIT“
Toto rozhodnutí, které bude mít strategický charakter, povede k tomu, že u každého produktu nebo služby, které společnost poskytuje (nebo využívá v rámci svého hodnotového řetězce), bude třeba rozhodnout, zda je výhodnější je vyrábět interně, nebo je – zcela či částečně – nakupovat externě.
Kritéria, na nichž je hodnocení založeno, se budou lišit nejen u jednotlivých zapojených společností, ale i u jednotlivých produktů a služeb v rámci téže společnosti.
V této souvislosti nechci radit, co je nejlepší udělat (to zde totiž není možné!), ale spíše vám připomenout, že část hodnocení bude probíhat na kvantitativní úrovni. Jinými slovy bude nutné zjistit a vypočítat, jaké investice budou zapotřebí pro vlastní výrobu a jaké náklady naopak vzniknou při nákupu toho, co je třeba zadat externě.
Důvod, proč je toto strategické rozhodnutí neoddělitelně spojeno s optimalizací nákladů, lze shrnout takto:
- Optimalizace firemních nákladů uvolní další finanční prostředky, které lze následně využít na investice potřebné pro výrobu.
- Optimalizace fixních, obecných a nepřímých firemních nákladů povede k výběru nejvhodnějšího dodavatele, díky čemuž bude outsourcing produktu či služby nákladově efektivnější a společnost se tak bude moci soustředit na své klíčové činnosti.
Rozhodnutí, zda si danou věc „vyrobit“ či „nakoupit“, tedy nebude záviset pouze na značce nebo na skutečné či vnímané kvalitě, ani nebude pouhou otázkou čistých výrobních nákladů; je třeba jej spíše vnímat jako kvantitativně dosažitelný cíl, který závisí také na schopnosti společnosti optimalizovat své náklady a vybírat dodavatele, kteří nabízejí nejlepší poměr kvality a ceny dostupný na trhu.
