V našem posledním zpravodaji jsme hovořili o tom, jak důležité je „znát svá čísla“ – což je základ efektivního řízení nákladů. Pro mnoho organizací však představuje uvedení této myšlenky do praxe skutečnou výzvu. Jaká je jedna z největších překážek? Jednoduše převést data do použitelného formátu – do podoby, kterou lze analyzovat a proměnit v užitečné a reálné poznatky.
Podle mých zkušeností pocházejí nejcennější údaje často z faktur. Obsahují podrobné popisy nákupů, čísla položek a informace na úrovni jednotlivých transakcí, které jsou pro analýzu nákladů doslova zlatým dolem. Háček? Většina těchto údajů je uzamčena v souborech PDF.
Pro mnoho mých klientů to znamená, že pravidelně, většinou jednou za čtvrt roku, shromažďuji a extrahuji data z hromady faktur ve formátu PDF.
U nových projektů, u nichž se snažíme získat první přehled o výdajích, je často nutné převést tisíce faktur ve formátu PDF do sjednoceného digitálního formátu.
Není to sice ideální, ale právě tam se obvykle nacházejí nejvíce využitelné informace. Pomocí mohou být i údaje z objednávek (PO) – ty jsou však často neúplné nebo neúplné a obvykle je třeba je důkladně upravit, aby byly použitelné.
Kde začít? Začněte u svých dodavatelů
Pokud nevíte, kde začít, začněte u svých největších dodavatelů. Mnozí z nich vám mohou poskytnout souhrnný výpis vašich transakcí ve formátu Excel nebo CSV – a to je opravdová výhra. U menších dodavatelů tuto možnost možná nemáte, ale vždy se vyplatí se zeptat. Budete překvapeni, co vám mohou nabídnout, když je o to požádáte.
Přesto se v asi 90 % projektů, na kterých pracuji, nakonec stejně musíme vrátit k údajům z faktur ve formátu PDF. Zpočátku to sice znamená více práce, ale z dlouhodobého hlediska se to rozhodně vyplatí.
Nástroj, který mění pravidla hry: Docparser
Před několika lety jsem čelil stejnému problému: hromady faktur ve formátu PDF a žádný snadný způsob, jak z nich extrahovat data. Zkusil jsem tuto práci zadat do zahraničí, ale nakonec jsem strávil více času opravováním výsledků, než kolik času jsem tím ušetřil.
Tehdy mi jeden kolega doporučil, abych vyzkoušel Docparser, nástroj, který extrahuje strukturovaná data z PDF souborů (a dalších formátů). Rozhodně není dokonalý, ale je velmi výkonný – zejména u elektronických PDF souborů a faktur se standardním rozvržením. Nejlepší na tom je, že jejich tým podpory reaguje opravdu rychle a je velmi ochotný; v mém případě obvykle dostanu odpověď ještě ten samý den.
Jakmile jsou pro konkrétního klienta nastavena pravidla, stačí jen nahrát dokumenty a extrakce je hotová za 5 minut. Za pár minut tak lze zpracovat 300–400 faktur. Pro mě to znamená obrovský nárůst produktivity – a skutečný zlom pro každého, kdo pracuje s velkým množstvím dokumentů, z nichž potřebuje získat konkrétní údaje.
Potřebujete pomoc? Ozvěte se
Pokud máte data uložená v souborech PDF nebo nevíte, kde začít, nejste v tom sami – a není to konec světa. Existují nástroje a postupy, které vám mohou pomoci. Ať už se do toho chcete pustit sami, nebo potřebujete pomoc, rád si s vámi popovídám nebo se do toho pustím a pomůžu vám s prvními kroky.
Grant Morrow
Hlavní konzultant
+61 415 203 575
