Zpochybnění stávajícího stavu: Proč by nájemníci měli pečlivěji sledovat poplatky za služby

Pronajímatelé (nebo jejich správci) často vydávají rozpočty se zpožděním – někdy až v pokročilé fázi roku, za který se poplatky účtují. Pokud máte podobnou zkušenost, nejste v tom sami; k tomuto jevu dochází přibližně v 50 % případů.

Stejně tak pronajímatelé často vydávají závěrečné vyúčtování se zpožděním, zejména v případech, kdy nájemcům náleží vrácení přeplatku, protože skutečné náklady byly nižší než rozpočtované. Vysvětlení a komentáře k nákladům mohou být rovněž nedostatečné nebo zcela chybět, přičemž použité rozdělení nákladů je jen málo odůvodněno. Zásadní je, že nájemci mohou mít po vydání vyúčtování pouze omezenou lhůtu na to, aby zpochybnili vyúčtované výdaje – pokud je vůbec mohou zpochybnit, aniž by jim tím vznikly další náklady.

Pokud jste zaneprázdněný finanční ředitel nebo správce nemovitostí v nájemní firmě, tato záležitost často skončí na seznamu úkolů – a poté se na ni zapomene nebo se s ní prostě smíříte. Osvědčená praxe stanoví, že rozpočty by měly být poskytnuty nejpozději jeden měsíc před začátkem roku, ve kterém se účtují poplatky za služby, konečné certifikáty vydány do čtyř měsíců od konce roku a nájemcům poskytnuty další čtyři měsíce na přezkoumání nákladů. Dávejte však pozor na konkrétní lhůty uvedené ve vaší nájemní smlouvě, protože ty mohou mít přednost a zabránit budoucím sporům.

Dopad nedostatečné správy ze strany pronajímatele na podnikání může být značný:

• Není možné předem počítat s rostoucími náklady.
• Je možné, že váš pronajímatel již přijímá závazky a vynakládá nové náklady ještě dříve, než jste vůbec obdrželi rozpočet – natož abyste měli možnost jej zpochybnit.
• Přicházíte o peníze. Nájemcům se často účtují nadměrné částky, aniž by si to uvědomovali, a nevědomky tak hradí náklady, které by měl nést pronajímatel – čímž se odčerpávají prostředky, které by mohli využít k rozvoji svého vlastního podnikání.

Jako by nestačilo, že správa je špatná, jednou z nejvýraznějších oblastí, kde v roce 2024 docházelo k nadměrnému účtování poplatků, byly náklady na správu nemovitostí. Ty prudce rostou, zejména v Londýně, a často zahrnují činnosti, které by měly být již zahrnuty v poplatcích za správu. Proč? Protože tyto poplatky by měly být pevně stanovené. Správa je tedy nejen špatná, ale pronajímatelé za ni navíc účtují vyšší částky!

Dávejte si také pozor na náklady na mechanické a elektrické práce (M&E). Někteří pronajímatelé se rozhodnou pro smlouvy o údržbě s paušálními poplatky, přesto však vznikají a přenášejí se další náklady, které by neměly být účtovány. Náklady na opravy by měly být účtovány odděleně od nákladů na výměnu. S blížícími se předpisy MEES týkajícími se energetické náročnosti budov se někteří pronajímatelé rozhodují pro modernizaci namísto oprav nebo výměny zařízení a konstrukce. Kapitálové náklady – pokud jsou uvedeny – jsou obvykle značné a mohou být šokující. Ale jste podle podmínek nájemní smlouvy vůbec odpovědní? Existuje nákladově efektivnější alternativa, která splňuje předpisy?

S pomocí odborného poradenství lze tyto náklady prověřit z hlediska jejich oprávněnosti – a to jak z hlediska vaší nájemní smlouvy, tak i podle Kodexu RICS – což může vést k vyjednání výrazného snížení těchto nákladů. Pokud si nejste jisti, zda jsou vám poplatky účtovány správně, je rozumné vyhledat odbornou radu.

Náš specializovaný tým stavebních inspektorů a techniků facility managementu může prověřit vaši nájemní smlouvu a rychle porovnat vaše náklady na provozní poplatky s tržními standardy. Vysoké poplatky a nesrovnalosti lze poté projednat s pronajímatelem, což často vede k významným slevám a snížení budoucích nákladů na provozní poplatky.