Leden a únor jsou vždy rušné měsíce a letos tomu nebylo jinak. Úzce spolupracujeme se dvěma našimi dlouhodobými klienty z řad internátních škol a pomáháme jim zvládat provozní náklady a nacházet nové možnosti úspor. Jak sami říkají, každý ušetřený dolar jim pomáhá udržet školné na nízké úrovni.
Ačkoli tato práce nemusí nutně vycházet z tradičního ERA Group , její hlavní zaměření zůstává stejné: zvyšování efektivity a zlepšování finančních výsledků. V minulosti se tato práce točila kolem stravování a cateringu v jejich internátních sekcích, ale v posledních několika letech se obě společnosti snažily rozšířit své zaměření i na další oblasti, jako jsou jídelny, uniformy a kancelářské potřeby. V důsledku toho byla velká část ledna věnována uzavření roku 2024 a přípravě základů pro rok 2025.
Hlavní oblasti, na kterých jsme v lednu pracovali
Sledování nákladů na stravování: Jedna škola s potěšením zaznamenala v roce 2024 nárůst nákladů na jedno jídlo o méně než 2 %, což je vzhledem k současným tržním podmínkám velmi potěšující výsledek. Šlo o to, aby škola zhodnotila své výdaje za rok 2024, hledala další možnosti jejich optimalizace a porovnala své náklady na stravování s ostatními.
Hodnocení výkonnosti školních jídelen: Prokázali jsme 40% rozdíl ve výdajích na jednoho žáka mezi jednotlivými školami, čímž jsme poukázali na možnosti lepší kontroly nákladů a/nebo rozšíření nabídky.
Úpravy cen a prodeje: Provedli jsme analýzu cen a prodejních trendů v kantýně, abychom zajistili soulad s rozpočtovými plány na rok 2025 a zároveň identifikovali možnosti úspor (a ano, nějaké se našly).
Výběrové řízení v oblasti potravin: Dosáhli jsme 9% úspory v kategorii, na kterou dosud nebyla uzavřena smlouva, což navazuje na 21% úsporu, kterou se nám nedávno podařilo zajistit v jiné kategorii potravin.
Analýza spotřeby kopírovacího papíru: Jedná se o jednu z nejvýznamnějších jednotlivých položek výdajů školy. Porovnáním s počtem studentů jsme zjistili, že spotřeba papíru na jednoho studenta zůstává stabilní na úrovni přibližně 1,25 balíku ročně, což znamená, že nárůst výdajů zaznamenaný v roce 2024 byl způsoben nárůstem počtu zapsaných studentů – nikoli zvýšením cen, jak se původně předpokládalo (ceny se naopak snížily). Vzhledem k přechodu na digitální výuku a používání počítačů jsme očekávali pokles spotřeby papíru, ale data naznačují opak.
Trendy v oblasti školních uniforem: Ačkoli byla jedna ze škol s fungováním svého obchodu se školními uniformami celkově spokojena, požadovala podrobnější analýzu nákupních vzorců. Jedno zjištění ukázalo, že si studenti v současné době kupují v průměru 1,5 košile ročně, což je nárůst oproti 1 košili ročně před pouhými čtyřmi lety, a celkový počet zakoupených kusů na jednoho studenta se od doby před pandemií COVID-19 zvýšil o 50 %. Rovněž jsme prokázali, že hlavní dodavatel v loňském roce zvýšil ceny přibližně o 5 %.
Tuto analýzu provádíme každé čtvrtletí, aby školy věděly, jak si vedou ve srovnání s rozpočtem. Jakékoli odchylky jsou vysvětleny a v případě potřeby jsou přijata nápravná opatření. Právě takovéto jednoduché a drobné poznatky pomáhají těmto školám zdokonalovat správu zásob, optimalizovat náklady a zlepšovat rozpočtování.
Rostoucí poptávka po benchmarkingu
Benchmarking se stává stále důležitějším nástrojem pro interní analýzu a srovnání s ostatními školami a podniky. Během posledních sedmi let spolupráce s těmito školami se benchmarking vyvinul z fáze „nemáme k dispozici data“ v klíčový nástroj pro rozhodování.
Příkladem toho, jak škola využívá analýzu, je případ spotřeby papíru. Jakmile jsme zjistili, že spotřeba papíru neodpovídá očekáváním, škola mohla rychle zjistit, v čem spočívá problém, a přijmout nápravná opatření.
Tyto školy se ptají:
„Jak si vedeme? V čem se můžeme zlepšit? A v čem už si vedeme dobře?“
Díky údajům o počtu studentů jsme mohli analyzovat trendy ve výdajích v klíčových kategoriích a získat tak podrobnější přehled. Některé z našich údajů sahají až do roku 2017, tedy do doby před pandemií COVID-19, a poskytují cenný dlouhodobý pohled.
Zájem o srovnávání s ostatními školami a podrobnější analýzu dat roste, protože školy si uvědomují, jaké finanční důsledky to má. A jak mi obě školy neustále připomínají, jde tu o hodně.
Pokud vás zajímá srovnávací analýza nebo řízení nákladů ve vaší škole či organizaci, rád si s vámi popovídám a probereme, jaké jsou možnosti.
Rád tuto záležitost představím představenstvu nebo vrcholovému vedení, pokud jim to pomůže pochopit, jaké příležitosti se tím otevírají. Je to příliš důležité na to, aby se to ignorovalo nebo zamlčovalo.
