Odpověď zní s největší pravděpodobností ano; a tady je důvod:
Pokud jde o „tail spend“, tato otázka je často opomíjena nebo odsunuta na druhou kolej. Podrobné prověřování každého výdaje se jeví jako příliš náročné nebo časově náročné. Možná nemáte dostatek zdrojů nebo času, nebo máte pocit, že to není strategický krok. To jsou některé z důvodů či výmluv, které slýchám od finančních ředitelů a vedoucích finančních oddělení, ačkoli většina z nich uznává, že se jedná o oblast s potenciálem pro úspory. Říkají mi, že by s tím měli něco udělat, ale jsou zaneprázdněni. To je pro mě zdrojem frustrace, protože tak tvrdě pracují na vydělávání peněz, zatímco rychlá kontrola by mohla zvýšit zisky firmy o tisíce, aniž by bylo nutné pracovat přesčas.
Toto je první část dvoudílné série, ve které vysvětlím, co jsou „tail spend“, a jak je lze analyzovat a minimalizovat, aniž by to vašemu týmu zabralo spoustu času.
Co je to „tail spend“?
Pojem „tail spend“ je v každé organizaci definován jinak; nejběžnější definicí je však použití pravidla 80/20 (Paretova pravidla), jak je znázorněno na obrázku 1.
Tento pojem označuje spodních 20 % výdajů, které obvykle pokrývá 80 % dodavatelů. Tyto výdaje se obvykle považují za nákupy s nízkou hodnotou, jelikož tvoří pouze nepatrnou část (20 %) celkových nákladů. Ve většině firem by se daly nazvat „neregulovanými výdaji“ nebo „nestrategickými“ výdaji.
Tzv. „tail spend“ se také označuje jako „maverick“ nebo „rogue“ výdaje. A opravdu způsobuje potíže!
Obrázek 1. Tail spend. Zdroj: ERA Group
Do kategorie „tail spend“ mohou spadat tisíce provozních spotřebních materiálů a položek, včetně osobních ochranných prostředků, obalů, přepravních a skladových potřeb, úklidových a hygienických potřeb, průmyslových plynů a kancelářských potřeb. Seznam je nekonečný. Může to být opravdu rozsáhlý a skličující seznam. Samotné výdaje za tyto položky jsou sice minimální, ale věřte mi: v součtu to dělá pořádnou částku!
Obecně lze říci, že v rámci organizací panuje jen malá informovanost o tom, jaké finanční prostředky představují výdaje na okrajové položky, a ještě menší znalosti o tom, jak je efektivně spravovat. To často vede k tomu, že společnosti každoročně přicházejí o tisíce, a v některých případech dokonce o stovky tisíc dolarů. Jde o peníze, které nevědomky a zbytečně vyplácejí dodavatelům, zatímco by je mohly využít mnohem lépe.
Problém s výdaji v okrajových kategoriích má dvě stránky: zaprvé je třeba zjistit, ve kterých kategoriích náklady nadměrně rostou; zadruhé je třeba přijít na to, jak tyto úspory dosáhnout.
O kolik peněz přicházíte?
Ačkoli jsou výdaje v rámci „tail spend“ v porovnání s celkovými náklady považovány za zanedbatelné, právě v této oblasti lze dosáhnout značných úspor. Tyto prostředky lze přímo promítnout do konečného zisku nebo je využít k financování nového projektu či k navýšení počtu zaměstnanců.
Po mnoha letech práce v oblasti snižování nákladů jsem si všiml, že úspory plynoucí ze správy menších výdajů mohou v prvním roce dosahovat 10 až 15 %. Z mé zkušenosti však vyplývá, že při správném řízení mohou některé konkrétní kategorie přinést úspory až 40 %.
Tyto potenciální úspory jsou jako interní zdroj financí často přehlíženy kvůli nízkým očekáváním návratnosti, nedostatečné přehlednosti, nedostatku interních zdrojů a nedostatku vhodných srovnávacích údajů.
Pokud máte výdaje v rámci „tail spend“ ve výši 1 milionu dolarů, představuje 10% úspora 100 000 dolarů. Představte si, že byste tyto peníze získali zpět během několika měsíců, aniž byste museli rušit smlouvy s dodavateli nebo propouštět zaměstnance. To je opravdu skvělý pocit.
Dalším přínosem posouzení drobných výdajů a opatření přijatých k řešení případných problémů je zefektivnění back-office. Výsledkem tohoto procesu je plynulejší zpracování účetnictví a méně nejasností, což může ušetřit čas i zdroje.
Analýza výdajů na drobné nákupy: kde začít?
Myšlenka na zpracování menších výdajů může být odrazující; firmy často nemají prostředky na to, aby se prokousávaly desítkami tisíc transakcí, které obvykle nemají formát vhodný pro snadnou analýzu.
Někde se začít musí a mějte na paměti, že existují třetí strany, které vám s tím mohou pomoci nebo to dokonce zařídit za vás.
Prvním krokem je zjištění a identifikace tzv. „tail spend“ ve vaší společnosti. Ten se pravděpodobně bude lišit od firmy k firmě, proto se tento proces vyplatí. Jak již bylo zmíněno, nejjednodušším způsobem, jak jej definovat, je Paretovo pravidlo.
Jakmile si všichni ujasní, co se pod pojmem „tail spend“ rozumí, je třeba získat data k analýze. Když pomáhám klientům, často mi předají hromadu dokumentů ve formátu PDF nebo faktur, které pak převádím do digitální podoby.
Jakmile budou data připravena k analýze, standardizována a očištěna, analýza odhalí, kam směřují výdaje a kdo jsou dodavatelé. Existuje také software, který tento proces zjednodušuje a zrychluje, takže můžete v krátké době najít konkrétní možnosti úspor.
V konečném důsledku chceme pochopit, kdo a co tvoří vaše drobné výdaje. Teprve pak s tím můžeme něco udělat.
Jakmile zjistíme, kde dochází k nadměrným výdajům a kdo za nimi stojí (může jít o chybu v cenách nebo o to, že někdo utrácí bez oprávnění), pomůžeme vám přijít na to, jak situaci řešit.
Některé softwarové nástroje, jako je SpendVue™ od společnosti ERA, poskytují vrcholovým manažerům podrobné informace o výdajích jejich organizace, včetně drobných výdajů. S pomocí tohoto nástroje certifikovaní analytici podrobně analyzují finanční data a využívají vlastní odvětvové referenční hodnoty společnosti ERA k identifikaci výdajových anomálií. Výsledkem je soubor jasných, okamžitých a prakticky využitelných poznatků, které jsou k dispozici v přehledném formátu. Váš poradce pak s vámi bude spolupracovat na identifikaci cesty ke zlepšení cash flow, která nejlépe vyhovuje potřebám vaší organizace. Krátké video onástroji SpendVueTM si můžete prohlédnout na následujícím odkazu: https://vimeo.com/680583659.
Ve druhé části této série se podíváme na to, jak můžete naložit se svými výdaji v nižších cenových relacích, jakmile lépe pochopíte, z čeho se skládají.
Pokud se chcete dozvědět více o správě vašich menších výdajů, obraťte se prosím na Granta Morrowa.
Grant Morrow je hlavním konzultantem ve ERA Group certifikovaným poradcem pro platformu SpendVue. Má za sebou více než 30 let praktických zkušeností s prací s malými a středními podniky, v rámci které pomáhá odhalovat oblasti nadměrných výdajů a vypracovávat strategie pro lepší řízení nákladů.
