V komplexních prostředích, kde je systém SAP ERP k dispozici široké a různorodé skupině uživatelů, není správa licencí žádnou maličkostí a může v průběhu času vést k nesouladu mezi skutečným využíváním jednotlivých modulů SAP a tím, co je smluvně sjednáno (a za co se platí).
Toto nesprávné vyrovnání může vést ke dvěma různým typům problémů, a to v závislosti na konkrétním případě:
- Počet uživatelů aplikace se v průběhu času zvýšil; pokud však tato skutečnost nebyla společnosti SAP oznámena a řádně sjednána, společnost platí méně, než by měla, a může být předmětem zvláštních auditů ze strany společnosti SAP nebo některého z jejích partnerů, což může mít nepříjemné důsledky v podobě sankcí ze strany společnosti SAP.
- Pokud se však z různých důvodů skutečné využívání systému v průběhu času snížilo, nebo pokud některé z předplacených modulů nebyly nikdy skutečně využity, nastává opačná situace, tj. společnost platí více, než by měla.
Model výpočtu licencí SAP není založen pouze na nominálních licencích na uživatele, ale je definován souhrnným ukazatelem využití zvaným FUE (Full Usage Equivalent). Uživatelé jsou rozděleni do několika kategorií v závislosti na úrovni jejich interakce se systémem a některé kategorie jsou „výkonnější“ než jiné: například uživatel oprávněný k úpravám zdrojového kódu patří do výkonnější třídy než jiný uživatel, který je oprávněn pouze k prohlížení nabízených funkcí; první uživatel tedy zjevně spotřebovává více FUE než druhý.
FUE je koncepčně podobné „měně“, která vyjadřuje rozsah oprávnění udělených každému uživateli; zahrnuje kombinaci různých přístupových práv, která se mohou lišit v závislosti na konkrétním modulu.
To vysvětluje tvrzení uvedené na začátku článku, a sice že pokud není správa licencí SAP řádně řešena, může v průběhu času vést k situacím, kdy dojde k výraznému nesouladu mezi skutečným využíváním a smluvními podmínkami.
V takových situacích ERA Group pomoci zákazníkovi pravidelně analyzovat stav využívání systému SAP v rámci společnosti, aby bylo možné získat jasný a aktuální přehled o dané situaci.
Za druhé: Společnost ERA může zákazníkům nabídnout podporu, kterou potřebují k lepší organizaci jednání se společností SAP, která – stejně jako všichni významní dodavatelé softwaru – se jen tak nevzdává svých pravidelných příjmů, a to ani v případě chyb, a nabízí technologické aktualizace, které mohou, ale nemusí být pro danou společnost zajímavé.
Velmi aktuálním příkladem je široce medializovaný přechod společnosti SAP na verzi S/4 s databázovým jádrem HANA (společnost SAP nedávno oznámila, že do konce roku 2027 ukončí podporu všech verzí R/3 ECCS).
Z tohoto důvodu je kromě jasných a objektivních údajů nutné vypracovat vhodnou vyjednávací strategii, která bude vycházet z jasného pochopení potřeb a strategií vaší společnosti, pokud jde o další vývoj daného nástroje.
