Úspěchy i neúspěchy…

Úvahy o sedmiletém zasnoubení

Často se mě ptají, jak vypadá „úspěch“ v mé práci. Začíná to úsporami, ale málokdy jde jen o peníze. Pro některé klienty je to čistě finanční záležitost – procenta nebo konkrétní čísla. Pro jiné jde o konsolidaci dodavatelů, získání hlubších obchodních poznatků, jistotu při rozhodování nebo kombinaci všech těchto faktorů.

V tomto vydání Costedge bych se rád podělil o to, jak vypadá úspěch – či naopak neúspěch – u některých mých klientů a projektů, na kterých pracuji, a také o některé poznatky, které jsem při tom získal.

Případová studie: Soukromá internátní škola; Perth

S tímto klientem – soukromou internátní školou v Perthu – spolupracuji již více než sedm let; byl to jeden z mých úplně prvních klientů, když jsem založil firmu v rámci ERA Group. Původní spolupráce se soustředila na jednu klíčovou oblast: stravovací služby pro jejich internát. Klient měl hned od začátku tři velmi jasné cíle:

Odpovědnost představenstva

– Musel být schopen s jistotou odpovědět na otázku, kterou představenstvo kladlo opakovaně: „Dostáváme tu nejlepší nabídku?“

Důkladnější dohled

– Chtěl mít lepší přehled o výkonu a činnosti externího dodavatele stravovacích služeb.

1. Úspory – Ačkoli to na začátku nebylo jasně definováno, úspory byly i tak klíčovým cílem.

Vzhledem k tomu, že měl k dispozici jen malý finanční tým a omezené interní zdroje a kapacity v této oblasti, obrátil se na ERA Group mu pomohla těchto cílů dosáhnout.

V souladu s metodikou ERA

Projekt jsme zahájili s využitím čtyřkrokové metodiky ERA:

• Analýza –Shromáždili jsme údaje o fakturách za posledních 12 měsíců a zpracovali je do zprávy o zjištěních.
• Žádost o nabídku –Společně s klientem jsme vypracovali podrobnou žádost o nabídku (RFP) a oslovili jsme tři dodavatele, aby se do výběrového řízení zapojili.

Výběr a implementace

– Stávající dodavatel stravovacích služeb byl vybrán ze tří dodavatelů, kteří byli vyzváni k podání nabídky; nabídl úsporu ve výši 14 % – částku v řádu nižších šesti ciferných čísel v dolarech – a další výhody.

• Monitorování –Jelikož nebylo nutné provádět kompletní implementaci, rychle jsme přešli do fáze monitorování.

Nejzajímavější na tom bylo, že stávající dodavatel, jenž čelil možné ztrátě zakázky, přinesl značné úspory a další výhody, které dosud nebyly k dispozici, a obnovil spolupráci – čímž dokázal sílu testování trhu, i když změna nakonec nedošlo.

Fáze monitorování: platforma pro trvalou hodnotu

Proces monitorování se ukázal jako zásadní. Ve spolupráci s cateringovou společností jsme zavedli smysluplné ukazatele a dohled:

• Skutečný počet jídel
• Pravidelné; podrobné informace o skladových zásobách (SOH)
• Pravidelné zprávy o plýtvání potravinami
• Měsíční schůzky s dodavateli
• Čtvrtletní zprávy o výkonnosti s body k diskusi a postřehy

Díky tomu mohly škola i dodavatel stravovacích služeb doladit provoz a najít další možnosti úspor. Zavedli jsme také nové výhody, které nebyly součástí původního zadání, včetně ročních stipendií a podpory při investičních akcích – což představuje přidanou hodnotu, kterou klient neočekával ani dříve neměl.

Tak co – byl to úspěch?

Ano…

Zde je přehled toho, jak si projekt vedl ve srovnání s původními cíli:

1. Konkurenceschopné ceny? ✔ Ano. Díky výběrovému řízení jsme mohli nabídky vzájemně porovnat. Po revizi nabídky se stávající dodavatel ukázal jako nejvýhodnější a klient nyní může s jistotou čelit jakékoli kontrole ze strany představenstva.
2. Lepší dohled? ✔ Ano. Vylepšila se výrazně podávání zpráv, transparentnost i dialog s dodavateli, což přineslo pozitivní výsledky.
3. Úspory? ✔ Ano. Dosáhli jsme úspory ve výši 14 %; v průběhu času se navíc objevily další úspory.

Slovy klienta: „Dosáhli jsme výsledků, kterých bychom bez pomoci společnosti ERA nedokázali dosáhnout.“

Tento projekt, který nyní vstupuje do třetího období prodloužení smlouvy a osmého roku monitorování, je skvělým příkladem toho, jak může dlouhodobá spolupráce a pravidelné vyhodnocování přinést skutečnou a trvalou hodnotu.

Zkušenosti z tohoto projektu…

• Je překvapivé, co mohou dlouhodobí dodavatelé nabídnout, když je oslovíte a navážete s nimi oficiální spolupráci. Vidím to znovu a znovu. Myslíte si, že znáte dodavatele, se kterým spolupracujete už dlouhou dobu…
• Síla monitorování: V tomto případě se díky monitorování podařilo identifikovat některé klíčové oblasti, kterým je třeba se věnovat, jako například plýtvání potravinami.
• Jak může spolupráce s dodavatelem přinést další výhody a pomoci překonat případné problémy.
• Úvod do benchmarkingu a jeho přínos pro lepší pochopení podnikání.

V příštím vydání se zaměříme na jinou školu, která má zcela odlišné cíle; jde o stejnou kategorii.

Grant Morrow
Hlavní konzultant
+61 415 203 575
gmorrow@eragroup.com