Σχεδόν όλα τα σχέδια βελτιστοποίησης ξεκινούν από την κορυφή της λίστας. Και αποδίδουν. Από την πρώτη φορά.
Σε αυτό το άρθρο εξηγώ γιατί το πιο ακριβό 20% είναι συνήθως και αυτό που παρακολουθείται πιο στενά, και πού βρίσκεται η πραγματική λύση: στα μεσαίου μεγέθους στοιχεία που από μόνα τους δεν δικαιολογούν ποτέ τη διεξαγωγή συνεδρίασης της διοίκησης.
Σχεδόν κάθε στέλεχος γνωρίζει τον κανόνα του 80/20.
Και σχεδόν όλοι την εφαρμόζουν στην ίδια λίστα: τα έξοδα ταξινομημένα από το υψηλότερο προς το χαμηλότερο.
Είναι λογικό να το κάνουν. Είναι ο κατάλογος που παρέχει το σύστημα, αυτός που φτάνει στην επιτροπή, ο μόνος που μπορεί να διαβαστεί χωρίς να χρειάζεται να δοθεί εξήγηση.
Το πρόβλημα δεν είναι ο κανόνας. Είναι το πού στρέφουν το βλέμμα τους οι άνθρωποι.
Μετά από πολλά έργα βελτιστοποίησης, το μοτίβο επαναλαμβάνεται: τα πρώτα στοιχεία της λίστας ανταποκρίνονται καλά την πρώτη φορά.
Και όλο και λιγότερο μετά από αυτό.
Εκεί που όλοι κοιτάζουν
Ενέργεια. Εξωτερικό προσωπικό. Εφοδιαστική. Ασφάλιση. Πρώτες ύλες.
Αυτές είναι οι κατηγορίες από τις οποίες ξεκινά κάθε σχέδιο βελτιστοποίησης, και η λογική είναι αδιάψευστη: εκεί βρίσκονται τα χρήματα.
Το πρόβλημα είναι ότι βρίσκονται εκεί και όλοι οι άλλοι. Αυτές οι κατηγορίες έχουν έναν υπεύθυνο, μια επιτροπή και ιστορικό διαγωνισμών. Εξετάζονται κάθε χρόνο, καθώς το μέγεθός τους επιβάλλει την επανεξέτασή τους.
Το 20% με τις υψηλότερες τιμές καταλήγει επίσης να είναι και το 20% που παρακολουθείται πιο στενά.
Και ό,τι αξιολογείται κάθε χρόνο σπάνια έχει ακόμα περιθώρια βελτίωσης.
Πού βρίσκεται, λοιπόν, αυτό το 20% που έχει σημασία;
Είναι διάσπαρτο. Και γι’ αυτό δεν εμφανίζεται σε καμία έκθεση.
Σκεφτείτε αυτόν τον στόλο, ο οποίος είχε διαμορφωθεί όταν η εταιρεία είχε διαφορετική εμπορική δομή και ο οποίος σήμερα ανανεώνεται από καιнерία, με βάση κριτήρια που ίσχυαν πριν από έξι χρόνια.
Ή εκείνο το λογισμικό που πληρώνει ολόκληρο το προσωπικό, αλλά χρησιμοποιεί μόνο το 10% του. Ή οι τηλεπικοινωνίες.
Ή εκείνη η κατηγορία δαπανών που αυξάνεται με την ετήσια αναπροσαρμογή των τιμών, χρόνο με το χρόνο, χωρίς κανείς να συγκρίνει ποτέ το αποτέλεσμα με ό,τι προσφέρει σήμερα η αγορά.
Κανένα από αυτά δεν δικαιολογεί από μόνο του τη διεξαγωγή συνεδρίασης της διοίκησης.
Όλα αυτά μαζί εξηγούν ένα μέρος του περιθωρίου που στη συνέχεια αναζητείται αλλού.
Γιατί το ποσό είναι παραπλανητικό
Το συνήθης κριτήριο για τον καθορισμό προτεραιοτήτων είναι το μέγεθος της κατηγορίας δαπανών.
Το χρήσιμο κριτήριο είναι ένα άλλο: η διαφορά, δηλαδή η απόσταση μεταξύ του ποσού που καταβάλλεται και του ποσού που θα έπρεπε να καταβληθεί.
Μια κατηγορία αξίας δύο εκατομμυρίων λιρών, για την οποία έχουν γίνει επιτυχείς διαπραγματεύσεις, προσφέρει λιγότερες ευκαιρίες από μια κατηγορία αξίας διακοσίων χιλιάδων λιρών, την οποία κανείς δεν έχει αγγίξει εδώ και έξι χρόνια.
Το ποσό μετρά το βάρος. Η ευκαιρία μετρά το δυναμικό.
Και σχεδόν ποτέ δεν συμπίπτουν.
Πώς το αναγνωρίζεις;
Όχι ταξινομώντας τις δαπάνες με βάση τα ευρώ. Αλλά θέτοντας τρεις ερωτήσεις για όλες τις δαπάνες, όχι μόνο για τις μεγάλες κατηγορίες:
- Πότε ήταν η τελευταία φορά που αποτέλεσε αντικείμενο διαπραγμάτευσης και σε σχέση με πόσες πραγματικές εναλλακτικές λύσεις;
- Η σημερινή κατανάλωση αντιστοιχεί στην κατανάλωση για την οποία είχε αρχικά σχεδιαστεί;
- Τα στοιχεία του τιμολογίου αντιστοιχούν σε αυτά που υπογράφηκαν;
Το αποτέλεσμα δεν είναι ένας κατάλογος περικοπών. Είναι ένας χάρτης που δείχνει πού υπάρχουν ευκαιρίες και πού όχι.
Και το δεύτερο έχει την ίδια σημασία με το πρώτο: το να γνωρίζουμε ποιες κατηγορίες βρίσκονται ήδη σε καλή κατάσταση μας γλιτώνει από μήνες εσωτερικής έντασης σε μάχες που είχαν ήδη κερδιθεί από την αρχή.
Ο κανόνας 80/20 της προσοχής
Ο κανόνας δεν ισχύει μόνο για τις δαπάνες. Ισχύει επίσης και για το χρόνο όσων λαμβάνουν αποφάσεις.
Οι περισσότερες επιτροπές αφιερώνουν το 80% της προσοχής τους στο 20% των δαπανών που είναι πιο ορατό. Όχι στο 20% που προσφέρει τις μεγαλύτερες ευκαιρίες.
Κι έτσι, χρόνο με το χρόνο, ό,τι ήταν ήδη βελτιστοποιημένο γίνεται ακόμα πιο εκλεπτυσμένο. Και ό,τι δεν αναθεωρήθηκε ποτέ, απλώς κληρονομείται.
Ο κανόνας 80/20 εξακολουθεί να ισχύει. Αυτό που συνήθως αποτυγχάνει είναι η λίστα στην οποία εφαρμόζεται.
Αν αύριο έπρεπε να εντοπίσετε το 20% των δαπανών σας που προσφέρει τις μεγαλύτερες ευκαιρίες, θα μπορούσατε να το κάνετε με βάση τα δεδομένα;
Το 20% που καθορίζει την κερδοφορία σας δεν είναι το 20% που έχει το μεγαλύτερο βάρος στον λογαριασμό αποτελεσμάτων.
