.jpg)
Efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen, legt Ronald Batenburg uit in zijn expertblog.
Ken je dat gevoel dat je steeds maar weer voor je uit schuift? Dat belangrijke onderwerp waar je mee bezig moet zijn, maar waar je nooit aan toekomt omdat er altijd wel iets anders speelt dat ook belangrijk is, of zelfs nog belangrijker. Uitstelgedrag, met andere woorden. Een kwestie van prioriteiten stellen. Vanzelfsprekend.
In de drukte van het dagelijks leven gebeurt het vaak dat belangrijke zaken op de lange baan worden geschoven. Je weet dat er dingen moeten veranderen om efficiënter te werken en kosten te besparen, maar er is een gebrek aan tijd of urgentie. Dit fenomeen staat bekend als de 'kosten van inactiviteit'.
De kosten van inactiviteit omvatten alle verborgen kosten, zowel meetbare als niet-meetbare, die ontstaan wanneer beslissingen of verbeteringen worden uitgesteld. Dit kunnen concrete kosten zijn, zoals gemiste besparingen, maar ook immateriële kosten, zoals een lagere werknemersmotivatie of gemiste kansen. Doordat deze kosten verborgen zijn, onderschatten veel bedrijven de impact ervan of geven ze er simpelweg onvoldoende prioriteit aan.
Maar wat zijn deze kosten precies? En waarom kan uitstel in een zakelijke context zo duur uitpakken?
Waarom zijn de kosten van uitstel zo hoog?
Bij kostenoptimalisatie is de beslissing om niets te doen bijvoorbeeld vaak de duurste keuze. Leverancierscontracten worden automatisch verlengd, prijsverhogingen stapelen zich op en facturen worden niet grondig gecontroleerd. Deze financiële schade blijft ongemerkt oplopen. Tegen de tijd dat er actie wordt ondernomen, zijn soms al duizenden tot miljoenen euro's aan potentiële besparingen verloren gegaan.
Veel organisaties geven drie veelvoorkomende redenen voor het uitstellen van actie:
- “We hebben het te druk.” Begrijpelijk, maar uitgestelde besparingen betekenen dat er winst wordt misgelopen.
- "Het is geen grote uitgave." Kleinere lekken in 10-15 verschillende kostenposten kunnen, wanneer ze bij elkaar worden opgeteld, tot enorme verliezen leiden.
- “We willen de relatie met onze leveranciers niet verstoren.” Vaak is het niet nodig om een leverancier te vervangen; het gaat eerder om betere contractvoorwaarden, transparantie en verantwoording.
Lees ook: Ronald Batenburg over Spend Intelligence: 'Je ziet het pas als je het begrijpt'
Concrete gevolgen van uitstel
Een praktisch voorbeeld illustreert de impact. Een potentiële klant met een jaaromzet van € 150 miljoen, waarmee ik al maanden in gesprek ben, besteedt jaarlijks € 7,5 miljoen aan één van zijn kostenposten. Voor deze specifieke categorie bedraagt het gemiddelde besparingspotentieel 12 procent, zoals blijkt uit diverse recente voorbeelden. Op jaarbasis komt dit neer op € 900.000 aan kosten die kunnen worden bespaard zonder kwaliteitsverlies. Jaar na jaar. Niet door minder in te kopen, maar door efficiëntere inkoopprocessen en betere contractuele afspraken.
Deze situatie bestond al lang voordat ik voor het eerst met het bedrijf in gesprek ging. Al ruim twee jaar werd de zaak voor me uitgeschoven en werd er intern gediscussieerd over de vraag of er een inkoopagent aan de taak moest worden toegewezen of dat er externe ondersteuning moest worden ingeschakeld. In dit geval bedroegen de kosten van het niet-handelen dus al ruim € 2 miljoen.
Winst gaat dus verloren omdat er geen actie wordt ondernomen. De winst van deze klant bedraagt slechts 3,9 procent. De beslissing om daadwerkelijk te optimaliseren zou de winst met 15 procent verhogen. Kostenbesparing komt immers direct ten goede aan de winst, zoals blijkt uit de winst-en-verliesrekening, aangezien winst het resultaat is van de opbrengsten min de kosten.
Wat kunt u doen om de kosten van inactiviteit te vermijden?
1. Analyseer uw uitgaven: Analyseer de kosten van de afgelopen 12 maanden. Zijn er categorieën die al jaren niet zijn gecontroleerd? Pak deze als eerste aan.
2. Vraag om een onafhankelijk perspectief: Interne medewerkers staan soms te dicht bij de materie om inefficiënties te signaleren. Een externe audit kan nieuwe inzichten opleveren.
3. Begin klein, denk groot: Verbeteringen hoeven niet altijd ingrijpend te zijn. Soms leiden kleine aanpassingen aan processen en contracten tot aanzienlijke verbeteringen.
4. Meet en communiceer de impact: Kwantificeer de kosten van inactiviteit om draagvlak binnen de organisatie te creëren. Wanneer iedereen de kosten van uitstel begrijpt, ontstaat er een gevoel van urgentie.
5. Zorg voor eigenaarschap en verantwoordelijkheid: Wijs duidelijke verantwoordelijke personen aan die ervoor zorgen dat de besparings- en verbeteringsplannen daadwerkelijk worden uitgevoerd.
De toekomst begint vandaag.
De les van 'De kosten van inactiviteit' is duidelijk: efficiënte organisaties wachten niet te lang met het aanpakken van inefficiënties en het verbeteren van processen. Uitstel is een stille moordenaar van winstgevendheid en groei. Uiteindelijk wordt 'later' onbewust 'nooit'. Door proactief uw kosten te beheren en waar mogelijk te besparen, creëert u ruimte voor innovatie, groei en tevreden medewerkers.
Het is beter om vandaag te beginnen met optimaliseren dan morgen spijt te hebben van gemiste kansen. Welke stap zet jij in de goede richting?
