Wat de Inca’s mij hebben geleerd over het beheersen van de kosten bij een groot bedrijf

Die reis heeft me veel geleerd. Je klimt, je daalt af, je maakt foto’s. Het is alsof je in een documentaire van National Geographic bent beland. Maar dat is natuurlijk pas de eerste dag. Daarna verandert alles.

Wat de Inca’s mij hebben geleerd over het beheersen van de kosten bij een groot bedrijf.

Of hoe een klim naar meer dan 4000 meter me een heel duidelijk beeld van de kosten gaf. Lang geleden heb ik de Inca Trail gelopen. Het was een vierdaagse tocht over een eeuwenoude route, tussen bergen en wolken, totdat ik via de Zonnepoort Machu Picchu bereikte.

Het was een ongelooflijke tocht, maar ook een flinke zware klus. Je kunt kiezen voor de korte of de lange versie; hoe dan ook, je slaapt drie nachten in tenten. Maar je klimt wel naar een zeer grote hoogte. Als je in Cusco aankomt, raden ze je aan om een bepaald soort thee te drinken of op wat bladeren te kauwen om hoogteziekte te voorkomen. En aangezien ik altijd doe wat me wordt opgedragen, waar ik ook ben, heb ik het gedronken. Een vriend van mij besloot dat niet te doen.

Het is één ding om je er een voorstelling van te maken aan de hand van die idyllische foto’s van in mist gehulde ruïnes, maar het is iets heel anders om het zelf mee te maken: slapen in een tent, urenlang lopen, al je spullen meeslepen en bovenal ademen op meer dan 4.000 meter boven zeeniveau.

En een van de dingen die ik me herinner, is dit: je hoeft niet alles mee te slepen om ver te komen. Sterker nog, als je te veel meesleept, raak je verstrikt.

Vandaag vertel ik je waarom en hoe deze les van toepassing is op de kosten van je bedrijf.
Dag 1:

Je enthousiasme weegt minder dan je rugzak

Als je aan de Inca Trail begint, lijkt alles geweldig; je bent goed uitgerust, je rugzak zit vol met de nodige spullen (en een paar dingen ‘voor het geval dat’), en je hebt het gevoel dat je alles aankunt.

Het landschap is adembenemend: overal archeologische ruïnes, de hoge jungle, de rivieren. Het is heel moeilijk onder woorden te brengen als je het niet zelf hebt gezien – het is iets wat je moet meemaken.

De naam zegt het al: het is een punt op 4.215 meter hoogte. En daar besef je pas echt hoe zwaar je rugzak is – niet alleen fysiek, maar ook mentaal. Elke stap wordt een uitdaging. Je raakt buiten adem en je krachten raken op. Je gaat je keuzes heroverwegen en vraag je af: heb ik dit nodig? Kan ik zonder dat?

En je kijkt ook om je heen. En dan besef je iets: je had lang niet zoveel spullen nodig als je dacht. Wat ervoor zorgde dat ik dat kon bereiken, was: licht reizen. Mijn energie serieus nemen. Naar mijn lichaam luisteren. De vriendin die geen thee had gedronken, kreeg vreselijke hoogteziekte en we moesten haar allemaal dragen.

Dag 2:

De berg zet je op je plaats

Op de tweede dag bereik je Abra Warmiwañusca, ook wel bekend als de Pas van de Dode Vrouw, het hoogste punt van de beroemde Inca Trail-tocht naar Machu Picchu.

En wat je allemaal meesleept – dat windjack ‘voor het geval het gaat regenen’, dat boek dat je op kamp wilde lezen, dat tweede toilettasje met spullen ‘voor het geval ik ze nodig heb’ – begint zijn tol te eisen.

Ik kon mijn rugzak niet dragen, dus gaf ik hem aan een plaatselijke vrouw die hiervan leefde; ze klom met mijn rugzak en nog drie andere op, net zo snel als een konijn door het bos rent.

En dan leer je alles wat je bij je draagt met een frisse blik te bekijken.
Dag 3: Je leert je te concentreren op wat echt belangrijk is
Op dit moment is het je duidelijk: het gaat om wat je achterlaat, niet om wat je bij je draagt.

Aan degenen die samen met jou de last dragen, degenen die wat langzamer gaan, degenen die amper hun eigen gewicht kunnen dragen, degenen die helpen zonder dat je erom hoeft te vragen.

Je beseft dat vooruitkomen een kwestie van evenwicht is, en geen wedstrijd. Het hangt sterk af van het tempo en de groep waarmee je klimt.

En bovenal: met focus.

, dag 4:

Machu Picchu bereiken met minder

Als je bij Intipunku, de Poort van de Zon, aankomt, voel je een beklemmend gevoel in je opkomen. Het uitzicht vervult je met een onbeschrijfelijke emotie: het is je gelukt, je hebt het gehaald! Je ziet Machu Picchu nog voordat het opengaat, bij zonsopgang.

En vertrouwen hebben in de route. En toen, na zoveel kilometers, begreep ik dat het bij een reis als deze echt zinvol is om verstandige keuzes te maken om efficiënt te kunnen werken. Net zoals ik de rugzak niet aankon, kunnen kosten ons in ons bedrijf soms te zwaar belasten.

We hebben kostenposten die we al jaren niet meer hebben bekeken, of verouderde systemen, of overeenkomsten die geen zin meer hebben. We betalen voor structuren die hun werkelijke doel niet meer dienen. En we hebben ook moeite om te zien wat onzichtbaar is:

Slijtage aan apparatuur.
De energie die verspild wordt aan repetitieve taken. Processen die eenvoudiger zouden kunnen zijn.

1. Wen aan de hoogte voordat je gaat klimmen

Neem, voordat je belangrijke beslissingen neemt, de tijd om de context goed te begrijpen.

2. Controleer je rugzak

Maak eens de balans op van alles wat je bij je hebt. Wat is nog steeds nuttig? Wat gebruik je nooit? Wat weegt te zwaar in verhouding tot de waarde die het oplevert?

3. Reis met minder, maar beter

Optimaliseren betekent bijna nooit bezuinigen, maar juist verstandig verdergaan met precies genoeg.

Heb je ooit een reis gemaakt waar je iets van hebt geleerd dat je nu in je werk toepast?

Bedankt voor het lezen. Dat was het voor vandaag. Ik hoop dat je iets aan deze ideeën hebt.

Een fijne dag gewenst

Wat ik heb geleerd van de Qhapaq Ñan, de Inca-route die me naar Machu Picchu bracht
Dat netwerk van paden dat het hele Incarijk met elkaar verbond, was geen luxe – het was een noodzaak.

Een constructie die is ontworpen om met zo min mogelijk middelen te functioneren en mensen, voedsel, berichten en lastlama’s zo efficiënt mogelijk te vervoeren.

En als je je wat meer in de geschiedenis verdiept, zie je dat de sleutel tot het succes ervan hierin lag: inspanningen optimaliseren zonder het doel uit het oog te verliezen.
En wat heeft dit met kosten te maken?
Veel meer dan je zou denken.

Want soms doen we in bedrijven precies het tegenovergestelde van wat ik op de berg heb geleerd: we nemen te veel mee of we bereiden ons niet goed voor, zoals wanneer je niet doet wat de lokale bevolking je adviseert om hoogteziekte te voorkomen.

Leveranciers die niet meer bij je passen. Drie lessen van de Inca Trail die je kunt toepassen op je bedrijf
Dit is wat dit verhaal je leert over de stappen die je kunt nemen om kosten te gaan optimaliseren:

Net als op de Inca Trail, waar je een paar dagen nodig hebt om aan de hoogte te wennen en bepaalde voorzorgsmaatregelen moet nemen, moet je je ook goed voorbereiden voordat je je uitgaven aanpast.

En ‘net genoeg’ betekent niet het absolute minimum, maar juist wat nodig is om veilig je bestemming te bereiken. En als je het niet alleen redt, vraag dan hulp aan iemand die het terrein kent, net zoals ik deed bij de vrouw die mijn rugzak naar Paso de la Mujer Muerta droeg.
Soms heb je een overzicht van je eigen pad nodig
Ik kan de Inca Trail niet voor je lopen.

Maar als je je uitgaven eens vanuit een ander perspectief wilt bekijken, heb je soms iemand nodig die dat al eens heeft meegemaakt.

Iemand die begrijpt dat efficiëntie niet betekent dat je de bocht afsnijdt, maar dat je weet waar je heen gaat en wat je daarvoor nodig hebt. Neem gerust contact met me op