Z poprzednich artykułów wiemy nie tylko, jak popaść w niezdrową zależność od dostawców IT i jakie problemy nam to przysparza, ale także jak uniknąć takiej zależności. Co jednak zrobić, jeśli już znalazłeś się w takiej sytuacji i chcesz się z niej wyrwać? Odpowiedź znajdziesz w ostatniej części tej trzyczęściowej serii.
1. Zapoznaj się z umową zawartą z dostawcą
Umowa jest podstawowym dokumentem, który określa ramy naszej współpracy. Sprawdź ważność umowy oraz warunki, na jakich możesz zakończyć współpracę. Szczególnie ważne jest sprawdzenie, w jaki sposób określono procedury przekazania systemu, usług i dokumentacji. Zastanów się dokładnie, czy nie byłoby korzystniej najpierw uzgodnić zmianę umowy, tak aby warunki były sprawiedliwe dla obu stron. Dostawca będzie gotowy pójść na ustępstwa, aby zatrzymać Cię jako klienta.
Należy pamiętać, że przekazanie spraw między dotychczasowym a nowym dostawcą wymaga pewnego czasu. Proszę zaproponować procedurę dotyczącą organizacji tego przekazania, w tym określić, jakie kroki należy podjąć i w jakich terminach.
2. Wyjaśnij, dlaczego chcesz zmienić dostawcę
Najważniejsze jest to, aby Twoja firma mogła nadal funkcjonować po zmianie dostawcy. Wyraźnie opisz, dlaczego chcesz zmienić dostawcę i jakie ryzyko wiąże się z tą zmianą. Dodanie korzyści i kosztów do listy punktów pozwoli lepiej zrozumieć Twoją decyzję.
Jeśli dostawca nie spełnia Twoich wymagań, spróbuj ustalić, dlaczego tak się dzieje. Czy wynika to z tego, że nie potrafisz przekazać jasnych instrukcji? Czy zmieniają się Twoje wymagania w sposób nieuporządkowany? Jeśli okaże się, że to głównie Twoja organizacja ponosi winę za te problemy, zmiana dostawcy nie rozwiąże sprawy. Przeniesiesz jedynie problem z jednego dostawcy na drugiego.
3. Sporządź szczegółową listę zasobów informatycznych
Lista musi obejmować sprzęt, topologię sieci, oprogramowanie oraz wszystkie aplikacje wykorzystywane w działalności firmy. Musisz mieć pewność, że dokładnie wiesz, co przekazujesz. Czy są na przykład elementy, nad którymi nie masz kontroli i z których nie jesteś w stanie wyeksportować danych?
Nie ma nic gorszego niż zapomnienie o jakimś elemencie podczas przekazania, a potem brak uprawnień dostępu do niego; na przykład.
4. Sprawdź swoją znajomość wszystkich danych dostępowych
W ramach programu zarządzania ryzykiem każda firma powinna przechowywać wszystkie dane dostępowe do swoich systemów oraz inne informacje w bezpiecznym miejscu, na przykład w zapieczętowanej kopercie. Warto przynajmniej raz w roku sprawdzić, czy informacje te są aktualne i kompletne. Nieraz zdarzało się, że po odejściu administratora lub pracownika dostawcy nikt nie miał dostępu do danego systemu.
5. Wyznaczyć osobę odpowiedzialną za proces transformacji
Aby zapewnić płynne przejście, zalecam wyznaczenie konkretnej osoby odpowiedzialnej za ten proces. Osoba ta lub jej podwładni w zespole muszą być w stanie zaplanować przejście i dopilnować, by plan ten był realizowany. Powinna ona stanowić jedyny punkt kontaktowy w zakresie rozwiązywania problemów i zapobiegania nieporozumieniom; nikt nie powinien mieć prawa do pomijania jej.
6. Utwórz kopię zapasową swoich danych
Sprawdź, czy dysponujesz kopiami zapasowymi wszystkich swoich danych, a co najważniejsze – czy w razie problemów będziesz w stanie je odzyskać i wykorzystać. Kopia zapasowa, której struktury danych nie znasz i której nie możesz wykorzystać, jest oczywiście bezużyteczna.
7. Należy uważać, aby nie wprowadzać zakazu zatrudniania specjalistów dostawcy
Większość dostawców w swoich umowach wprowadza surowy zakaz zatrudniania ich pracowników przez klienta. Chociaż w przeszłości klienci często podkradali pracowników zajmujących się tworzeniem lub administracją ich systemów, obecnie praktyki te są zazwyczaj bardzo dokładnie uregulowane w umowach. Co więcej, Oszczędności przynoszą odwrotny skutek, ograniczając możliwości zastąpienia pracowników i prowadząc do wzrostu ryzyka operacyjnego.
8. Należy liczyć się z ewentualnymi przerwami w produkcji w okresie przejściowym
W lutym 2018 roku sieć restauracji fast food KFC musiała zamknąć 900 lokali w Wielkiej Brytanii z powodu braku kurczaków. Przez ponad tydzień nie było możliwości dostarczania kurczaków. Przyczyną tych zakłóceń była zmiana partnera logistycznego na firmę DHL w listopadzie 2017 roku. Ile firma zaoszczędziła na logistyce i ile kosztowały ją te zakłócenia?
Nawet przy najlepszym planowaniu mogą pojawić się problemy; należy więc uwzględnić tę możliwość i przygotować plany awaryjne na wypadek konieczności przywrócenia poprzedniego stanu.
Zmiana dostawcy usług IT nie jest sprawą prostą i należy dokładnie przemyśleć O nas to zrobić. Mam nadzieję, że ten artykuł dał Państwu podstawowe wyobrażenie o O nas , jak zaplanować i przeprowadzić taką zmianę.
