Quando se trata de reduzir custos, adotar uma mentalidade diferente pode levar a resultados distintos.
Se nos perguntássemos: “O que eu faria se fosse o dono da empresa?”, certamente nos viriam à mente todo tipo de respostas, ideias e projetos possíveis — não apenas para nós mesmos, mas para todos os gerentes e executivos da empresa. Uma abordagem geral para implementar essa mentalidade poderia envolver a consideração de duas estratégias:
1. Adote a “mentalidade de empresário”
2. Criar uma “Central de Controle de Despesas”
1. Adote a mentalidade de um empresário
Os funcionários de toda a organização podem adotar a mentalidade de empresário para controlar os gastos e gerar um impacto imediato e eficaz.
Essa mentalidade envolve avaliar constantemente o savings total savings por trás de cada categoria de despesas e perguntar-se continuamente: “Por que sempre fazemos o que fazemos?” “O que eu faria se fosse o proprietário ou investidor deste negócio?”
Para incutir a mentalidade de empresário, o CEO deve ser visto como o líder da mudança na empresa, responsável por desencadear uma reformulação radical do modelo operacional, liderando tanto com ações quanto com palavras, e executando uma série de medidas operacionais que demonstrem seu compromisso com a transformação de toda a organização.
Exemplos:
– Participar ativamente das reuniões de revisão da equipe sobre Redução de custos ajudar a agilizar a tomada de decisões.
– Incutir o princípio de que todo contrato deve ser avaliado sob a perspectiva de um investidor-proprietário.
– Definir e acordar os objetivos com os executivos e as partes interessadas e receber incentivos para alcançá-los.
– Reavaliar as necessidades e refazer a previsão da demanda.
– Analisar as ordens de compra em aberto e retomar as negociações de todos os contratos existentes.
– Comunicar o andamento da transformação e reiterar frequentemente à organização o compromisso pessoal com o programa.
2. Criar uma “Central de Controle de Custos”
Uma “Torre de Controle de Custos” é uma forma centralizada de gerenciar despesas indiretas ou “não essenciais”. É aqui que a mentalidade deve mudar de“vou gastar cada centavo do meu orçamento”para“não tenho orçamento e só vou gastar quando for absolutamente necessário”.
Os executivos da empresa poderiam, por exemplo, usar a Torre de Controle de Despesas para acompanhar o andamento de suas iniciativas da seguinte forma:
– Simplifique o banco de dados de fornecedores e pergunte-se: “Por que ainda mantemos fornecedores antigos?”; concentre-se naqueles que podem ser considerados “parceiros” no contexto atual.
– Suspenda todos os gastos “por precaução” e despesas “opcionais”, tais como a aquisição de novas tecnologias, viagens promocionais e de participação, custos de marketing e patrocínio, e a contratação de apólices de seguro com cobertura mais ampla, etc.
– Racionalizar despesas que “sempre tivemos”, como despesas com entretenimento de funcionários e executivos, celulares pagos pela empresa ou veículos de propriedade da empresa.
– Analise para eliminar, renegociar ou avaliar se todos os prestadores de serviços considerados “necessários” — como professional services, assinaturas, consultores, coaches etc. — são realmente úteis.
– Torne Cost Optimisation prioridade para toda a equipe administrativa.
De acordo com nossa experiência, a implementação de uma Torre de Controle de Despesas geralmente gera savings 15% a 30% nas despesas indiretas nos primeiros meses de implementação.
Um exemplo prático
Trabalhamos com a JCDecaux, uma empresa do setor de publicidade que possui uma frota de centenas de veículos da empresa para uso pessoal, utilizados pelos funcionários para se deslocarem e realizarem a manutenção das inúmeras cabines de ônibus de renome em shopping centers e outros espaços públicos. Por meio da otimização de políticas, da renegociação de contratos com fornecedores e da avaliação de necessidades específicas, a iniciativa de racionalização da frota resultou em uma Redução de custos anual sustentada Redução de custos 16% e na implementação de KPIs para ajudar a monitorar e manter essas melhorias.
