O risco crescente da ERISA nos benefícios voluntários

Os deveres fiduciários da ERISA sob escrutínio nos planos de benefícios voluntários

A Lei de Segurança da Renda de Aposentadoria dos Funcionários de 1974 (ERISA) está bem consolidada, assim como as responsabilidades fiduciárias que ela impõe. Os patrocinadores dos planos são obrigados a agir no melhor interesse dos participantes e beneficiários. O que é novo, no entanto, é uma onda crescente de litígios relacionados à ERISA centrados nos planos de benefícios voluntários.

A Schlichter Bogard LLC (Schlichter) entrou recentemente com ações coletivas nos termos da ERISA contra várias grandes empresas, bem como contra seus corretores e consultores de benefícios para funcionários e de seguros de saúde. Essas ações alegam violações do dever fiduciário em relação a ofertas de benefícios voluntários, incluindo seguros contra acidentes, doenças graves e indenização hospitalar.

Quando os benefícios voluntários se enquadram na ERISA?

Processos judiciais recentes destacam um maior escrutínio sobre se os programas de benefícios voluntários realmente se qualificam para isenção da ERISA. Nas ações coletivas Schlichter, os autores alegam que certos empregadores não cumpriram os requisitos de isenção do Departamento do Trabalho (DOL), fazendo com que esses planos fossem tratados como Planos de Benefícios de Bem-Estar dos Funcionários regidos pela ERISA, sujeitos a obrigações fiduciárias. Geralmente, os planos de benefícios voluntários não são considerados planos abrangidos pela ERISA se cumprirem todos os quatro critérios previstos na cláusula de isenção do DOL:

1. A empresa não contribui para o pagamento dos prêmios
2. O empregador não recebe qualquer remuneração além do reembolso razoável pelos serviços administrativos
3. A participação é totalmente voluntária para os funcionários
4. A empresa não endossa o programa, limitando-se a facilitar as deduções na folha de pagamento e a permitir que as seguradoras ou corretoras divulguem a oferta

O não cumprimento de qualquer uma dessas condições pode fazer com que o plano passe a estar sujeito à ERISA, juntamente com as responsabilidades fiduciárias associadas e o risco potencial de responsabilização civil.

Exemplos de endosso do empregador — e possíveis consequências

Certas ações do empregador podem ser interpretadas como “aprovação”, o que pode comprometer a isenção de um plano voluntário da ERISA:

• A inclusão de benefícios voluntários em materiais com a marca do empregador (por exemplo, guias de benefícios com o nome e o logotipo da empresa) pode sugerir que o empregador organizou, negociou ou endossou o programa
• Promover uma apólice coletiva como parte do pacote geral de remuneração e benefícios durante o período de inscrições abertas pode ser interpretado como um endosso
• Oferecer um conjunto limitado de benefícios dentro de uma plataforma de inscrição estruturada pode dar a impressão de que a empresa está selecionando e endossando esses benefícios
• Permitir que os funcionários paguem por benefícios opcionais com base no valor antes dos impostos por meio de um plano de cafeteria também pode ser considerado um endosso
  

Se for comprovada a existência de endosso, o plano poderá estar sujeito à ERISA — o que acarreta responsabilidades fiduciárias e possíveis responsabilidades civis.

Por que os empregadores e corretores podem ser considerados fiduciários

Os autores de ações judiciais recentes argumentam que os empregadores — e, em alguns casos, seus corretores — atuam como fiduciários devido às suas funções na supervisão e administração dos planos. As principais alegações incluem:

• Os empregadores exercem autoridade discricionária sobre a administração do plano, o que lhes impõe o dever de agir com prudência e no melhor interesse dos participantes
• Os empregadores têm a responsabilidade de monitorar a remuneração dos prestadores de serviços e garantir que os honorários sejam razoáveis
• Espera-se que os empregadores avaliem os prêmios, as seguradoras, o histórico de sinistros, as comissões e o valor geral do programa em relação aos parâmetros de referência do mercado
• Em alguns casos, as comissões dos corretores teriam excedido os valores pagos a título de indenização pelas apólices
• Os planos voluntários financiados inteiramente pelos funcionários não foram devidamente avaliados quanto à relação custo-benefício ou à competitividade
• Os empregadores não monitoraram nem negociaram elementos essenciais, como a escolha da seguradora, as comissões e os índices de sinistralidade

Considerações para os empregadores na gestão de benefícios voluntários

Para mitigar riscos e fortalecer a governança, os empregadores devem considerar:

• Criação de um comitê consultivo interno para analisar as ofertas de benefícios voluntários e confirmar a conformidade com os requisitos de isenção do Departamento do Trabalho (DOL)
• Implementação de processos formais para monitorar o desempenho do plano, incluindo a remuneração dos corretores, as estruturas de taxas e os índices de sinistralidade
• Realização de uma análise minuciosa dos fornecedores, incluindo a solidez financeira das seguradoras, o histórico de pagamento de sinistros e a capacidade de prestação de serviços
• Garantir total transparência em todas as formas de remuneração de corretores e fornecedores, incluindo comissões e pagamentos indiretos
• benchmarking periodicamente benchmarking com alternativas do mercado para avaliar a competitividade e o valor para os funcionários
• Manter uma documentação clara dos processos de tomada de decisão para demonstrar prudência e supervisão
• Fornecer comunicações aos funcionários que sejam neutras e redigidas com cuidado, a fim de evitar qualquer apoio não intencional
• Treinamento das equipes de RH e de benefícios sobre as implicações da ERISA e as responsabilidades fiduciárias
• Garantir o cumprimento das regulamentações aplicáveis, incluindo a ERISA (se for o caso), a COBRA e a Lei de Cuidados Acessíveis, bem como revisar e atualizar regularmente as Descrições Resumidas do Plano (SPDs)
• Manter uma cobertura adequada de seguro de responsabilidade civil profissional, quando aplicável, para garantir a conformidade com a ERISA
• Alinhar os benefícios voluntários com a estratégia geral de benefícios para evitar duplicações ou lacunas na cobertura

Conclusão principal

À medida que os litígios continuam a evoluir, os empregadores devem adotar uma abordagem proativa na avaliação de como os benefícios voluntários são estruturados, comunicados e administrados. O que historicamente era considerado uma oferta de baixo risco, paga pelos funcionários, está agora sendo alvo de um escrutínio cada vez maior — tornando uma supervisão rigorosa, a documentação e a transparência mais importantes do que nunca.

About autor

Marlys Schmitt é uma experiente sócia consultora do ERA Group Minnesota. Na qualidade de consultora e defensora, seu foco é construir relacionamentos sólidos e oferecer soluções abrangentes de contenção de custos para seus CFO CEOs e CFO . Durante sua trajetória no ERA Group, Schmitt liderou análises de despesas que totalizaram mais de US$ 20 milhões e concluiu mais de 100 projetos para clientes.

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