Takmer všetky optimalizačné plány začínajú na začiatku zoznamu. A fungujú. Hneď na prvýkrát.
V tomto článku vysvetľujem, prečo práve tých najdrahších 20 % sa zvyčajne sleduje najdôkladnejšie a kde sa nachádza skutočná cesta: v položkách strednej veľkosti, ktoré samy osebe nikdy nie sú dôvodom na zasadnutie vedenia.
Takmer každý manažér pozná pravidlo 80/20.
A takmer všetci to uplatňujú na ten istý zoznam: výdavky zoradené od najvyššej po najnižšiu sumu.
Je logické, že to tak robia. Ide o zoznam, ktorý poskytuje systém, ten, ktorý sa dostane k výboru, a je to jediný zoznam, ktorý je možné prečítať bez toho, aby bolo potrebné ho vysvetľovať.
Problémom nie je pravidlo. Problémom je to, kam sa ľudia pozerajú.
Po mnohých optimalizačných projektoch sa tento scenár opakuje: prvé položky v zozname reagujú hneď na prvýkrát dobre.
A potom už čoraz menej.
Tam, kam sa všetci pozerajú
Energia. Externí zamestnanci. Logistika. Poistenie. Suroviny.
Toto sú kategórie, od ktorých sa začína každý optimalizačný plán, a logika je bezchybná: práve tam sú peniaze.
Problém je v tom, že tam sú aj všetci ostatní. Tieto kategórie majú svojho vlastníka, výbor a históriu verejných súťaží. Prehodnocujú sa každý rok, pretože ich veľkosť si to vyžaduje.
Tých najdrahších 20 % sa nakoniec stáva aj tých 20 %, ktoré sú najdôkladnejšie sledované.
A to, čo sa každoročne prehodnocuje, už zriedka ponúka veľa priestoru na zlepšenie.
Tak kde je tých 20 %, na ktorých záleží?
Je to rozptýlené. A práve preto sa to neobjavuje v žiadnej správe.
Zamyslite sa nad tým vozovým parkom, ktorého veľkosť bola stanovená v čase, keď mala spoločnosť odlišnú obchodnú štruktúru, a ktorý sa dnes obnovuje zo zotrvačnosti podľa kritérií spred šiestich rokov.
Alebo ten softvér, za ktorý platia všetci zamestnanci, ale používa ho len 10 % z nich. Alebo telekomunikácie.
Alebo táto kategória nákladov, ktorá sa v rámci každoročného prehodnotenia cien rok čo rok zvyšuje, pričom nikto nikdy neporovnáva výsledok s tým, čo dnes ponúka trh.
Žiadna z týchto skutočností sama o sebe nie je dôvodom na zvolanie zasadnutia vedenia.
Všetky tieto faktory spolu vysvetľujú časť marže, ktorú sa neskôr hľadá inde.
Prečo je táto suma zavádzajúca
Bežným kritériom pre stanovenie priorít je veľkosť danej výdavkovej kategórie.
Užitočným kritériom je ešte niečo iné: rozdiel medzi tým, čo sa platí, a tým, čo by sa malo platiť.
Kategória v hodnote dvoch miliónov libier, o ktorej sa už dôkladne rokovalo, ponúka menej príležitostí ako kategória v hodnote dvesto tisíc libier, ktorú už šesť rokov nikto neotvoril.
Množstvo vyjadruje hmotnosť. Príležitosť vyjadruje potenciál.
A takmer nikdy sa nezhodujú.
Ako to rozoznáte?
Nie tým, že výdavky zoradíme podľa výšky v eurách. Ale tým, že si pri všetkých výdavkoch položíme tri otázky, nielen pri veľkých kategóriách:
- Kedy sa o tom naposledy rokovalo a v porovnaní s koľkými skutočnými alternatívami?
- Zodpovedá dnešná spotreba tej, na ktorú bola pôvodne dimenzovaná?
- Zodpovedá obsah faktúry tomu, čo bolo podpísané?
Výsledkom toho nie je zoznam škrtov. Je to mapa, ktorá ukazuje, kde sa nachádzajú príležitosti a kde nie.
A to druhé je rovnako dôležité ako to prvé: ak vieme, ktoré kategórie sú už v poriadku, vyhneme sa mesiacom vnútorného napätia v bojoch, ktoré boli už od začiatku vyhraté.
Princíp 80/20 v súvislosti s pozornosťou
Toto pravidlo sa netýka len výdavkov. Vzťahuje sa aj na čas tých, ktorí prijímajú rozhodnutia.
Väčšina výborov venuje 80 % svojej pozornosti tým 20 % výdavkov, ktoré sú najviditeľnejšie. Nie tým 20 %, ktoré ponúkajú najväčší potenciál.
A tak sa rok čo rok to, čo už bolo optimalizované, ešte viac zdokonaľuje. A to, čo sa nikdy neprehodnotilo, sa jednoducho preberá.
Pravidlo 80/20 stále platí. Čo zvyčajne zlyháva, je zoznam, na ktorý sa uplatňuje.
Keby ste zajtra mali určiť tých 20 % vašich výdavkov, ktoré ponúkajú najväčší potenciál, dokázali by ste to na základe údajov?
Tých 20 %, ktoré rozhoduje o vašej ziskovosti, nie je tých 20 %, ktoré má najväčšiu váhu vo výkaze ziskov a strát.
