Naraščajoče tveganje v zvezi z zakonom ERISA pri prostovoljnih ugodnostih

Preverjanje fiduciarnih obveznosti po zakonu ERISA v okviru prostovoljnih pokojninskih shem

Zakon o varnosti pokojninskih prihodkov zaposlenih iz leta 1974 (ERISA) je dobro uveljavljen, prav tako pa tudi fiduciarne obveznosti, ki jih nalaga. Ustanovitelji pokojninskih načrtov morajo delovati v najboljšem interesu udeležencev in upravičencev. Novost pa je naraščajoči val sodnih sporov v okviru ERISA, ki se osredotočajo na prostovoljne pokojninske načrte.

Družba Schlichter Bogard LLC (Schlichter) je pred kratkim v skladu z zakonom ERISA vložila skupinske tožbe proti večjim delodajalcem ter njihovim posrednikom in svetovalcem na področju zaposlitvenih ugodnosti in zdravstvenega zavarovanja. V teh tožbah se navaja kršitev fiduciarnih obveznosti v zvezi s ponudbo prostovoljnih zavarovanj, vključno z zavarovanjem za primer nesreče, kritičnih bolezni in bolnišničnega nadomestila.

Kdaj prostovoljne ugodnosti sodijo v okvir zakona ERISA?

Nedavni sodni spori kažejo na vse strožji pregled vprašanja, ali prostovoljni programi ugodnosti resnično izpolnjujejo pogoje za izvzetje iz zakona ERISA. V skupinskih tožbah v zadevi Schlichter tožniki trdijo, da nekateri delodajalci niso izpolnili zahtev varnostnega pristana Ministrstva za delo (DOL), zaradi česar se ti programi obravnavajo kot programi ugodnosti za zaposlene, ki jih ureja zakon ERISA in za katere veljajo fiduciarne obveznosti. Na splošno se prostovoljni programi ugodnosti ne štejejo za programe, ki jih zajema zakon ERISA, če izpolnjujejo vsa štiri merila v skladu z določbo ministrstva za delo o varnem pristanu:

1. Delodajalec ne prispeva k plačilu premij
2. Delodajalec ne prejme nobenega nadomestila razen razumnega povračila stroškov za administrativne storitve
3. Udeležba je za zaposlene popolnoma prostovoljna
4. Delodajalec programa ne podpira, temveč le omogoča odbitke od plače ter zavarovalnicam ali posrednikom omogoča, da predstavijo ponudbo

Če kateri koli od teh pogojev ni izpolnjen, lahko to pomeni, da za načrt velja zakon ERISA, skupaj z z njim povezanimi fiduciarniškimi obveznostmi in morebitno odgovornostjo.

Primeri potrditve delodajalca – in morebitne posledice

Nekatera dejanja delodajalca se lahko razlagajo kot »podpora«, kar lahko ogrozi izvzetje prostovoljnega programa iz zakona ERISA:

• Vključitev prostovoljnih ugodnosti v gradivo z blagovno znamko delodajalca (npr. v vodnike po ugodnostih z imenom in logotipom podjetja) lahko daje vtis, da je delodajalec program organiziral, se o njem pogajal ali ga podprl
• Spodbujanje skupinske police kot dela splošnega paketa plačil in ugodnosti med odprtim obdobjem vpisa se lahko razume kot priporočilo
• Ponujanje omejenega izbora ugodnosti v okviru strukturirane platforme za vpis lahko ustvari vtis, da delodajalec izbira in podpira določene ugodnosti
• Omogočanje zaposlenim, da prostovoljne ugodnosti plačujejo pred odbitkom davkov prek programa »cafeteria«, se lahko prav tako šteje za spodbujanje
  

Če se ugotovi, da gre za potrditev, lahko načrt sodi v okvir zakona ERISA, kar sproži fiduciarne obveznosti in morebitno odgovornost.

Zakaj se delodajalci in posredniki lahko štejejo za fiduciarje

Tožniki v nedavnih sodnih sporih trdijo, da delodajalci – in v nekaterih primerih tudi njihovi posredniki – zaradi svoje vloge pri nadzoru in upravljanju pokojninskih načrtov delujejo kot skrbniki. Ključne trditve vključujejo:

• Delodajalci imajo diskrecijsko pravico pri upravljanju pokojninskega načrta, kar jim nalaga dolžnost, da ravnajo preudarno in v najboljšem interesu udeležencev
• Delodajalci so dolžni spremljati plačila ponudnikov storitev in zagotoviti, da so cene razumne
• Od delodajalcev se pričakuje, da primerjajo premije, zavarovalnice, zgodovino škodnih primerov, provizije in splošno vrednost programa z referenčnimi vrednostmi na trgu
• V nekaterih primerih naj bi provizije posrednikov presegle zneske odškodnin, izplačane v skladu s policami
• Prostovoljni programi, ki jih v celoti financirajo zaposleni, niso bili ustrezno preverjeni glede stroškovne učinkovitosti ali konkurenčnosti
• Delodajalci niso spremljali in se pogajali o ključnih elementih, kot so izbira zavarovalnice, provizije in stopnje škod

Nasveti za delodajalce pri upravljanju prostovoljnih dodatkov

Da bi zmanjšali tveganje in okrepili upravljanje, bi morali delodajalci razmisliti o naslednjem:

• Ustanovitev notranjega svetovalnega odbora za pregled ponudbe prostovoljnih ugodnosti in potrditev skladnosti z zahtevami varnega pristana Ministrstva za delo (DOL)
• Uvedba formalnih postopkov za spremljanje uspešnosti izvajanja načrtov, vključno z nadomestili posrednikom, strukturo provizij in stopnjami škod
• Izvedba temeljitega pregleda dobaviteljev, vključno z oceno finančne trdnosti zavarovalnice, zgodovino izplačevanja odškodnin in zmogljivostmi storitev
• Zagotavljanje popolne preglednosti vseh oblik nadomestil za posrednike in prodajalce, vključno s provizijami in posrednimi plačili
• Redno benchmarking z alternativami na trgu za oceno konkurenčnosti in vrednosti za zaposlene
• Vodenje jasne dokumentacije o postopkih odločanja za dokazovanje preudarnosti in nadzora
• Zagotavljanje nevtralnih in skrbno oblikovanih sporočil zaposlenim, da se prepreči nenamerno podpiranje
• Usposabljanje kadrovskih oddelkov in oddelkov za ugodnosti o posledicah zakona ERISA ter fiduciarnih odgovornostih
• Zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi, vključno z zakonom ERISA (če je to primerno), zakonom COBRA in Zakonom o dostopni zdravstveni oskrbi, ter redno pregledovanje in posodabljanje povzetkov načrtov (SPD)
• Zagotavljanje ustreznega kritja zavarovanja za zvestobo, kjer je to primerno, za zagotavljanje skladnosti z zakonom ERISA
• Usklajevanje prostovoljnih ugodnosti s širšo strategijo ugodnosti, da se prepreči podvajanje ali vrzeli v kritju

Ključna ugotovitev

Glede na to, da se pravni spori nenehno razvijajo, morajo delodajalci zavzeti proaktivni pristop pri ocenjevanju, kako so prostovoljne ugodnosti oblikovane, kako se o njih obvešča in kako se upravljajo. Kar se je v preteklosti obravnavalo kot ponudba z nizkim tveganjem, ki jo plačujejo zaposleni, je zdaj pod povečanim nadzorom, zaradi česar so strogi nadzor, dokumentiranje in preglednost pomembnejši kot kdaj koli prej.

O nas avtor

Marlys Schmitt je izkušena svetovalna partnerica v ERA Group Minnesoti. Kot svetovalka in zagovornica se osredotoča na vzpostavljanje trdnih odnosov ter zagotavljanje celovitih rešitev za obvladovanje stroškov svojim CFO , ki so direktorji in CFO . V času svojega delovanja v ERA Group je Schmitt vodila preglede stroškov v višini več kot 20 milijonov dolarjev in uspešno zaključila več kot 100 projektov za stranke.

‍