Naraščajoče tveganje ERISA pri prostovoljnih dajatvah

Fiduciarne dolžnosti ERISA pod drobnogledom v prostovoljnih zavarovalnih načrtih

Zakon o varnosti pokojninskih dohodkov zaposlenih iz leta 1974 (ERISA) je dobro uveljavljen, prav tako pa tudi fiduciarne odgovornosti, ki jih nalaga. Sponzorji načrtov morajo delovati v najboljšem interesu udeležencev in upravičencev. Novost pa je vse večji val tožb v zvezi z ERISA, osredotočenih na prostovoljne pokojninske načrte.

Družba Schlichter Bogard LLC (Schlichter) je nedavno vložila skupinske tožbe v skladu z zakonom ERISA proti več velikim delodajalcem, pa tudi proti njihovim posrednikom in svetovalcem za ugodnosti za zaposlene in zdravstveno zavarovanje. Te tožbe trdijo o kršitvah fiduciarne dolžnosti v povezavi s prostovoljnimi ponudbami ugodnosti, vključno z zavarovanjem za nesreče, kritične bolezni in bolnišnično zavarovanje.

Kdaj prostovoljne dajatve spadajo pod ERISA?

Nedavni sodni spori poudarjajo povečan nadzor nad tem, ali so prostovoljni programi ugodnosti resnično upravičeni do izjeme od ERISA. V skupinskih tožbah Schlichter tožniki trdijo, da nekateri delodajalci niso izpolnili zahtev varnega pristana Ministrstva za delo (DOL), zaradi česar so bili ti načrti obravnavani kot načrti socialne varnosti zaposlenih, ki jih ureja ERISA, za katere veljajo fiduciarne obveznosti. Na splošno se prostovoljni načrti ugodnosti ne štejejo za načrte, ki jih krije ERISA, če izpolnjujejo vsa štiri merila iz določbe o varnem pristanu DOL:

1. Delodajalec ne prispeva k plačilu premij
2. Delodajalec ne prejema nobenega drugega nadomestila kot razumno povračilo za administrativne storitve
3. Sodelovanje je za zaposlene popolnoma prostovoljno
4. Delodajalec programa ne podpira, razen da omogoča odbitke od plače in dovoljuje zavarovalnicam ali posrednikom, da sporočijo ponudbo.

Neizpolnjevanje katerega koli od teh pogojev lahko povzroči, da za načrt velja ERISA, skupaj s povezanimi fiduciarnimi odgovornostmi in morebitno izpostavljenostjo odgovornosti.

Primeri odobritve delodajalca – in morebitne posledice

Določena dejanja delodajalca se lahko razlagajo kot "odobritev", kar lahko ogrozi izvzetje prostovoljnega načrta iz ERISA:

• Vključitev prostovoljnih ugodnosti v gradiva z blagovno znamko delodajalca (npr. vodniki po ugodnostih z imenom in logotipom podjetja) lahko nakazuje, da je delodajalec program uredil, se zanj pogajal ali ga potrdil.
• Spodbujanje skupinske politike kot dela celotnega paketa nadomestil in ugodnosti med odprtim vpisom se lahko razume kot odobritev
• Ponudba omejenega nabora ugodnosti znotraj strukturirane platforme za vpis lahko ustvari vtis, da delodajalec izbira in podpira
• Omogočanje zaposlenim, da plačujejo prostovoljne ugodnosti pred obdavčitvijo prek načrta menze, je lahko tudi
  upoštevana podpora

Če se odobritev ugotovi, lahko načrt spada pod ERISA – kar sproži fiduciarne odgovornosti in morebitno odgovornost.

Zakaj se delodajalci in posredniki lahko štejejo za fiduciarje

Tožniki v nedavnih sodnih sporih trdijo, da delodajalci – in v nekaterih primerih njihovi posredniki – delujejo kot fiduciarji na podlagi svojih vlog pri nadzoru in upravljanju načrtov. Ključne obtožbe vključujejo:

• Delodajalci izvajajo diskrecijsko pravico pri upravljanju načrta, kar ustvarja dolžnost ravnanja preudarno in v najboljšem interesu udeležencev.
• Delodajalci so odgovorni za spremljanje nadomestil ponudnikov storitev in zagotavljanje razumnih honorarjev.
• Od delodajalcev se pričakuje, da ocenijo premije, zavarovalnice, izkušnje z odškodninskimi zahtevki, provizije in skupno vrednost programa glede na tržne referenčne vrednosti.
• V nekaterih primerih so provizije posrednikov domnevno presegale znesek odškodnin, izplačanih v skladu s policami.
• Prostovoljni načrti, ki jih v celoti financirajo zaposleni, niso bili ustrezno preverjeni glede stroškovne učinkovitosti ali konkurenčnosti
• Delodajalci niso spremljali in se pogajali o ključnih elementih, kot so izbira zavarovalnice, provizije in škodne razmerja.

Premisleki za delodajalce pri upravljanju prostovoljnih ugodnosti

Za zmanjšanje tveganja in okrepitev upravljanja bi morali delodajalci upoštevati:

• Ustanovitev notranjega svetovalnega odbora za pregled prostovoljnih ponudb ugodnosti in potrditev skladnosti z zahtevami varnega pristana Ministrstva za delo.
• Izvajanje formalnih postopkov za spremljanje uspešnosti načrta, vključno s nadomestili posrednikov, strukturami provizij in stopnjami izgub
• Izvajanje temeljite skrbnosti prodajalcev, vključno s finančno močjo prevoznika, zgodovino izplačevanja odškodnin in zmogljivostmi storitev
• Zagotavljanje popolne preglednosti vseh oblik nadomestil posrednikom in prodajalcem, vključno s provizijami in posrednimi plačili
• Občasno benchmarking načrti v primerjavi s tržnimi alternativami za oceno konkurenčnosti in vrednosti za zaposlene
• Vzdrževanje jasne dokumentacije o postopkih odločanja za dokazovanje preudarnosti in nadzora
• Zagotavljanje nevtralne, skrbno oblikovane komunikacije z zaposlenimi, da se prepreči nenamerno odobravanje
• Usposabljanje kadrovskih ekip in ekip za ugodnosti o posledicah ERISA in fiduciarnih odgovornostih
• Zagotavljanje skladnosti z veljavnimi predpisi, vključno z ERISA (če je primerno), COBRA in Zakonom o dostopni zdravstveni oskrbi, ter redno pregledovanje in posodabljanje povzetkov opisov načrtov (SPD)
• Vzdrževanje ustreznega kritja z obveznicami zvestobe, kjer je to primerno, za podporo skladnosti z ERISA
• Uskladitev prostovoljnih prejemkov s širšo strategijo prejemkov, da se prepreči podvajanje ali vrzeli v kritju

Ključni zaključek

Ker se sodni spori še naprej razvijajo, bi morali delodajalci proaktivno pristopiti k ocenjevanju strukturiranja, komuniciranja in upravljanja prostovoljnih ugodnosti. Kar se je v preteklosti obravnavalo kot nizko tvegana ponudba, ki jo plačujejo zaposleni, je zdaj pod večjim nadzorom, zaradi česar so strog nadzor, dokumentacija in preglednost pomembnejši kot kdaj koli prej.

O avtorju

Marlys Schmitt je izkušena svetovalna partnerica podjetja ERA Group v Minnesoti. Kot svetovalka in zagovornica se osredotoča na gradnjo močnih odnosov in zagotavljanje celovitih rešitev za omejevanje stroškov za svojega izvršnega direktorja in CFO stranke. Med njenim mandatom pri ERA Group Schmitt je vodil preglede stroškov v vrednosti več kot 20 milijonov dolarjev in zaključil več kot 100 projektov strank.

‍