Ker se cene hrane po vsej državi še naprej dvigujejo, se organizacije vse pogosteje zatekajo k Nabava kot učinkovitemu orodju za nadzor nad proračunom – brez da bi pri tem ogrožale kakovost obrokov, ki jih prejemajo učenci.
ERA Group vrsto let tesno sodeluje s šolami in domovi za starejše, kjer so pametnejše Nabava prinesle znatne Prihranki izboljšale operativno učinkovitost; pogosto gre za Prihranki šestmestnih Prihranki .
Največ pozornosti se pogosto namenja izgubi hrane in načrtovanju jedilnih listov, toda Nabava razliko. Ne gre O nas na račun kakovosti, ampak O nas pametneje, se bolje pogajamo in sprejemamo odločitve na podlagi podatkov.
Dva modela; skupni izzivi
Organizacije običajno delujejo po enem od dveh modelov prehrane: zunanje gostinske storitve, pri katerih za pripravo obrokov skrbi zunanji izvajalec, ali lastne gostinske storitve, pri katerih organizacija zaposluje lastno kuharsko osebje.
Zunanje izvajanje storitev se pogosto obravnava kot enostavnejša in manj zahtevna možnost; vendar opozarjam, da tudi to zahteva stalni in redni nadzor.
Tudi če imate že izbranega ponudnika prehrane, je nujno, da natančno spremljate njegovo delovanje. V enem internatu, s katerim sodelujemo že 7 let, redno pregledujemo podrobna poročila – število obrokov, zaloge na zalogi, količino odpadkov – ter te podatke vnašamo v preglednice in poročila, ki spremljajo trende uspešnosti in pravočasno opozarjajo na morebitne težave.
Notranja oskrba s hrano pa omogoča večji nadzor, vendar lahko postane precej bolj zapletena, še posebej kadar je vključenih veliko dobaviteljev.
V enem primeru podpiramo šolo, ki sodeluje z več kot 26 različnimi dobavitelji hrane. Čeprav nam je uspelo to število zmanjšati na 20 dobaviteljev, je to še vedno veliko. V primerjavi s tem sodelujemo z domom za oskrbo starejših, kjer nam je uspelo število dobaviteljev zmanjšati na le osem ali devet ključnih dobaviteljev.
Šest Nabava , ki prinašajo rezultate
Glede na to, da se proračuni krčijo in cene rastejo, ERA Group organizacijam ERA Group , naj sprejmejo nekaj praktičnih strategij, s katerimi bodo iz svojih izdatkov za hrano iztržile največ:
- Združevanje dobaviteljev: Sodelovanje z več dobavitelji iz različnih kategorij pogosto vodi do izgubljenih količinskih popustov in višjih stroškov dostave. Organizacijam se priporoča, da pregledajo obstoječe dobavitelje in razmislijo o njihovem združevanju, da bi dosegle ugodnejše cene in zmanjšale administrativne stroške. Pogosto organizacije svoje kupne moči ne izkoriščajo v celoti.
- Sklenitev dolgoročnih cenovnih sporazumov: Sklenitev 6- do 12-mesečnih pogodb z določenim obdobjem veljavnosti cen lahko zagotovi cenovno stabilnost in izboljša napovedovanje. Sporazumi morajo jasno opredeliti pričakovanja, kot so ključna področja, na primer cena, zaščita cen, dobava, pričakovanja glede kakovosti in politika zamenjave.
Spremljanje Učinkovitost dobaviteljev:
ERA Group uvedbo preprostih ocenjevalnih listov, poročil ali četrtletnih pregledov za ocenjevanje Učinkovitost dobaviteljev cen, točnosti dobave in kakovosti storitev. Dolgoročne poslovne odnose je treba redno ponovno ocenjevati, da se zagotovi njihova trajna vrednost.
Z uporabo benchmarking sem dosegel veliko uspeha. Čeprav je težko izvajati primerjalno analizo med konkurenti, razen če se ne zateče k zunanjemu izvajalcu, kot sem jaz, smo našli pomembne notranje primerjave, s katerimi lahko zagotovimo bolj poglobljeno merilo uspešnosti.
Izboljšajte prakse na področju zalog in naročanja:
Ena od glavnih težav, s katerimi smo se soočali, je spremljanje ravni SOH. Zunanji ponudniki storitev prehrane bi morali redno zagotavljati poročila o SOH in podatke o stanju. Pri lastnih dejavnostih je to nekoliko težje, saj organizacije pogosto nimajo zadostnih virov. Ravni SOH so pomembne, še posebej če spremljate stroške na bolniško ležišče ali stroške na obrok.
Usposabljanje zaposlenih za ozaveščanje o stroških:
Nabava so učinkovite le toliko, kolikor so učinkoviti ljudje, ki jih izvajajo. Organizacije bi morale vlagati v usposabljanje osebja, odgovornega za naročanje in sprejem blaga, ter spodbujati pozornost do nepravilnosti pri cenah in upoštevanja pogojev s strani dobaviteljev.
Skupinski nakup
Programi skupinskega nakupovanja so v Izobra_evalni sektor Neprofitno Sektorji zelo premalo izkoriščena priložnost. Čeprav se večina zavedamo njihovega obstoja, jih pri vsakodnevnem Nabava pogosto spregledamo, čeprav bi lahko bili učinkovito orodje.
Osnovna zamisel je preprosta: z združevanjem povpraševanja z drugimi organizacijami, npr. šolami, lahko organizacije dosežejo cene in pogoje, ki so običajno rezervirani za veliko večje subjekte. Takšni skupinski dogovori lahko znatno znižajo stroške na enoto, poenostavijo razpisni postopek ter zmanjšajo administrativno breme pri Nabava/Naročanje upravljanju dobaviteljev. Poleg Prihranki pri stroških izboljšujejo tudi doslednost kakovosti izdelkov in izvajanja storitev, s čimer manjšim institucijam ponujajo učinkovit način za izenačenje konkurenčnih pogojev.
Edina slabost sistemov skupinskega nakupovanja je, da organizacije del svojega nadzora prepustijo skupini; poleg tega je včasih prava nočna mora poskrbeti, da vsi ravnajo pravilno; deluje pa le, če skupnost lahko izpolni svoje obljube.
Vpliv v praksi
Te praktične spremembe se lahko hitro seštejejo.
»V eni od šol je uporaba teh Nabava prinesla letne Prihrankiv višini več deset tisoč – in to ob hkratnem izboljšanju storitev in kakovosti, celo pri dolgoletnih dobaviteljih.«
Vse večja potreba po pametnejših sistemih
Glede na to, da gospodarski pritiski ostajajo, Nabava pametna Nabava uveljavlja ne le kot ukrep za zmanjšanje stroškov, temveč kot ključni del trajnostne gostinske ponudbe.
