V první části článku„Stojí vás drobné výdaje peníze?“ jsme popsali základní kroky potřebné k tomu, abyste data o drobných výdajích převedli do formátu, který vám umožní pochopit jejich strukturu a najít způsoby, jak z nich vytěžit úspory. V této druhé části se zaměříme na to, co je třeba udělat. Ale samozřejmě nikdo nechce dělat všechnu tu práci zadarmo.
Teď už bychom měli mít jasno v tom, „kdo a co“, což znamená, že s tím můžeme začít něco dělat.
Co s tím dělat?
Doporučoval bych přistupovat k datům po částech nebo po menších blocích. Ano, celkově to sice pravděpodobně potrvá déle, ale bude to zvládnutelné a šance na úspěch budou větší.
Začněte tím, že v rámci „tail spend“ určíte ty kategorie, které se vyznačují obecně větším objemem a vyšší hodnotou a které lze seskupit. Případně seskupte nákupy podle dodavatelů, kteří nabízejí srovnatelné produkty. Do těchto rozsáhlejších „skupin“ se vyplatí investovat čas a úsilí. Ačkoli je lákavé pustit se do toho najednou, dodatečné zdroje a čas, které by to od zaměstnanců vyžadovalo, by celý proces pravděpodobně zkomplikovaly.
- Jakmile máme „koše“ s položkami definované, máme k dispozici několik možností, jak je spravovat:
- Kategorie, jako například kancelářské potřeby, telekomunikace, tisk atd., mohou mít samy o sobě dostatečně vysokou hodnotu na to, aby byly zadány v rámci výběrového řízení a aby se na ně vztahovala správa smluv (o výběrových řízeních napíšu v jiném článku pro zájemce). Tento přístup má potenciál přinést značné úspory a s velkou pravděpodobností také konsolidovat dodavatele.
- V jiných případech může jít o situaci, kdy již máte stávajícího dodavatele, u kterého můžete tyto položky s nízkým objemem nákupů nakupovat. V takovém případě můžete „ostatní“ dodavatele vyřadit a výdaje opět začlenit do rámce smluvního řízení.
Oba výše uvedené přístupy mohou snížit počet dodavatelů a zefektivnit back-office, a to bez ohledu na úspory.
Když jsme zjistili, že neexistuje žádný postup pro objednávání kancelářských potřeb, nedávno jsem měl jednoho klienta, který zavedl takový postup s vynikajícími výsledky. V tomto případě si zaměstnanci nakupovali kancelářské potřeby a papírenské zboží sami a následně si je nechávali proplácet prostřednictvím žádostí o úhradu výdajů. Jak si dokážete představit, výdaje i ceny se značně lišily a nákupy byly doslova mimo kontrolu.
Ve spolupráci s touto společností jsme převzali faktury ve formátu PDF, převedli je do digitální podoby a jakmile jsme získali přehled o výdajích, zavedli jsme proces, v jehož rámci jsme – aniž bychom museli vyhlašovat výběrové řízení (k podpoře našeho rozhodnutí jsme měli k dispozici historická data týkající se okrajových výdajů) – vybrali konkrétního dodavatele, jmenovali centrálního nákupčího a následně informovali všechny zaměstnance, že žádosti o proplacení výdajů za kancelářské potřeby nebudou proplaceny, pokud nákup nebude předem schválen. To výrazně přispělo k omezení výdajů a vedlo k úsporám téměř 30 % v prvním roce.
Je pravda, že zpočátku byli někteří zaměstnanci nespokojení, ale situace se rychle uklidnila a nyní tento postup všichni akceptují a organizace tak nadále dosahuje úspor. Znamenalo to také, že účetní oddělení zpracovávalo pouze jednu fakturu měsíčně, nikoli několik žádostí o proplacení výdajů.
V současné době, tedy v tomto případě, nákupy nadále sledujeme na čtvrtletní bázi a v případě potřeby přijímáme nápravná opatření.
Rizika nečinnosti
Organizace se vystavují potenciálnímu riziku, pokud neřídí své drobné výdaje. Drobné výdaje jsou obvykle neformální; pokud nejsou sledovány a ponechány bez dozoru, umožňují zaměstnancům rozhodovat podle vlastního uvážení, což může mít za následek například:
- Téměř žádné obavy ohledně získání nejlepší ceny (cenové riziko)
- Operační riziko pro podnik vyplývající z nákupů, které nebyly náležitě prověřeny, by mohlo představovat riziko pro zaměstnance, společnost i její zákazníky.
Pokud jste v poslední době neprověřili své výdaje v nižších částkách, je velmi pravděpodobné, že platíte příliš mnoho a vystavujete svou organizaci riziku. Pokud nevíte, kde začít, abyste dostali výdaje v nižších částkách pod kontrolu, může vám společnost ERA pomoci vrátit se na správnou cestu a ušetřit značné finanční prostředky, přičemž vám pomůže zavést procesy nezbytné pro správu těchto výdajů.
K dispozici jsou také softwarové nástroje, jako je například ERAsSpendVueTM, které poskytují vrcholovým manažerům podrobné informace o výdajích jejich organizace, včetně drobných výdajů. Certifikovaní analytici podrobně analyzují finanční data vaší společnosti a aplikují na vaše výdaje vlastní odvětvové benchmarky společnosti ERA. Výsledek? Jasné, okamžité a prakticky využitelné poznatky jsou k dispozici v přístupném a poutavém formátu. Certifikovaní poradci společnosti ERA s vámi spolupracují na identifikaci cesty ke zlepšení cash flow, která nejlépe vyhovuje potřebám vaší organizace. Krátké video onástroji SpendVueTM si můžete prohlédnout na následujícím odkazu : https://vimeo.com/680583659
Pokud se chcete dozvědět více o správě vašich menších výdajů, obraťte se prosím na Granta Morrowa.
Grant Morrow je hlavním konzultantem ve společnosti ERA Group certifikovaným poradcem pro SpendVue.
Má za sebou více než 30 let praktických zkušeností s malými a středními podniky, kde pomáhá odhalovat oblasti s nadměrnými výdaji a vypracovávat strategie pro lepší řízení nákladů.
