Téměř všechny optimalizační plány začínají na začátku seznamu. A fungují. Hned napoprvé.
V tomto článku vysvětluji, proč je nejdražších 20 % obvykle také nejvíce sledováno a kde se skrývá skutečná cesta: ve středně velkých položkách, které samy o sobě nikdy nejsou důvodem k svolání porady vedení.
Téměř každý manažer zná pravidlo 80/20.
A téměř všichni ji aplikují na stejný seznam: výdaje seřazené od nejvyšších po nejnižší.
Je logické, že to tak dělají. Je to seznam, který poskytuje systém, ten, který se dostane k výboru, a jediný, který lze přečíst, aniž by bylo třeba ho vysvětlovat.
Problémem není pravidlo. Jde o to, kam se lidé dívají.
Po mnoha optimalizačních projektech se tento vzorec opakuje: horní část seznamu reaguje dobře hned napoprvé.
A od té doby čím dál tím méně.
Kam se všichni dívají
Energie. Externí pracovní síla. Logistika. Pojištění. Suroviny.
Právě v těchto kategoriích začíná každý optimalizační plán a logika je zcela jasná: právě tam jsou peníze.
Problém je v tom, že tam jsou i všichni ostatní. Tyto kategorie mají svého správce, výbor a historii výběrových řízení. Jsou každoročně přezkoumávány, protože jejich rozsah to vyžaduje.
Těch nejdražších 20 % se nakonec stává i těmi 20 %, které jsou nejvíce sledovány.
A u toho, co se každoročně hodnotí, už zřídka zbývá velký prostor pro zlepšení.
Kde tedy je těch 20 %, na kterých záleží?
Je to roztříštěné. A právě proto se to v žádné zprávě neobjevuje.
Zamyslete se nad tím vozovým parkem, jehož velikost byla stanovena v době, kdy měla společnost odlišnou obchodní strukturu, a který se dnes obnovuje ze setrvačnosti podle kritérií platných před šesti lety.
Nebo ten software, za který platí všichni zaměstnanci, ale používá ho jen 10 % z nich. Nebo telekomunikace.
Nebo ta nákladová kategorie, která se v rámci každoročního přezkumu cen rok co rok zvyšuje, aniž by někdo kdy porovnal výsledek s tím, co dnes nabízí trh.
Žádná z těchto záležitostí sama o sobě není důvodem k svolání porady vedení.
To vše dohromady vysvětluje část marže, která se později hledá jinde.
Proč je tato částka zavádějící
Obvyklým kritériem pro stanovení priorit je velikost dané výdajové kategorie.
Užitečným kritériem je něco jiného: rozdíl mezi tím, co se platí, a tím, co by se mělo platit.
Kategorie v hodnotě dvou milionů liber, o kterou se vedla intenzivní vyjednávání, skýtá méně příležitostí než kategorie v hodnotě dvou set tisíc liber, o kterou se za posledních šest let nikdo nezajímal.
Číslo vyjadřuje hmotnost. Příležitost vyjadřuje potenciál.
A téměř nikdy se neshodují.
Jak to poznáte?
Ne tím, že výdaje roztřídíme podle částky v eurech. Tím, že si u všech výdajů, nejen u velkých kategorií, položíme tři otázky:
- Kdy se o tom naposledy jednalo a kolik skutečných alternativ k tomu existovalo?
- Odpovídá dnešní spotřeba té, pro kterou byla původně dimenzována?
- Odpovídá obsah faktury tomu, co bylo podepsáno?
Výsledkem toho není seznam škrtů. Je to mapa, která ukazuje, kde se nacházejí příležitosti a kde nikoli.
A to druhé je stejně důležité jako to první: pokud víme, které kategorie jsou již v pořádku, ušetříme si měsíce vnitřního napětí v boji, který byl od samého začátku prohraný.
Pravidlo 80/20 v oblasti pozornosti
Toto pravidlo se nevztahuje pouze na výdaje. Vztahuje se také na čas těch, kteří rozhodují.
Většina výborů věnuje 80 % své pozornosti těm 20 % výdajů, které jsou nejviditelnější. Ne však těm 20 %, které skýtají největší příležitosti.
A tak se rok co rok to, co již bylo optimalizováno, ještě více zdokonaluje. A to, co nikdy nebylo přezkoumáno, se prostě přebírá tak, jak je.
Pravidlo 80/20 stále platí. To, co obvykle selhává, je seznam, na který se toto pravidlo aplikuje.
Kdybyste zítra měli určit těch 20 % svých výdajů, které skýtají největší příležitost, dokázali byste to na základě dat?
Těch 20 %, které rozhoduje o vaší ziskovosti, není těch 20 %, které má největší váhu ve výkazu zisků a ztrát.
