Minden bejegyzés
A bejelentett megtakarítások és a ténylegesen megvalósult megtakarítások közötti különbség.
Egyetlen CFO sem azért CFO , hogy értéket romboljon.
És mégis, kevés időszak rejt magában annyi rejtett kockázatot, mint az első 90 nap. Nem azért, mert hiányozna az ítélőképesség, hanem a túlzott sietség miatt.
Az új CFO egy hallgatólagos megbízatással CFO : bizonyítania kell, hogy hatással van a dolgokra. És ezt gyorsan kell megtennie. Senki sem követeli ezt kifejezetten. A helyzet követeli meg.
A meghallgatás lassúságnak tűnik. A lefaragás pedig vezetői határozottságnak. És végül a cselekvés láthatósága felváltja az elemzés minőségét. Ebből a nyomásból fakadnak a szokásos lépések: a költségvetések átfogó lefaragása, a főbb szerződések azonnali újratárgyalása, a kizárólag az áron alapuló nyomásgyakorlás a beszállítókra, valamint a projektek befagyasztása.
Elméletileg azonnali eredmények.
A gyakorlatban három érték kezd elcsökkenni. És ezt egyetlen jelentés sem tükrözi.
1. Kapcsolatok a beszállítókkal
- Minden jelentős szerződés mögött évekre visszanyúló kapcsolat áll
- Az a beszállító, aki hiány esetén is téged részesít előnyben. Aki péntek délután is elfogadja a sürgős megrendelést. Aki rugalmas fizetési feltételekkel támogat téged anélkül, hogy ezt kimondaná.
- Amikor kizárólag az árra koncentrálnak, mindez nem tűnik el egyik napról a másikra.
A helyzet észrevétlenül romlik. Hosszabb válaszidők. Kevesebb rugalmasság. Alacsonyabb prioritás. És amikor a romlás már észrevehetővé válik (általában a lehető legrosszabb pillanatban), a megtakarítások már többet kerültek, mint amennyit hoztak.
2. A szerződésekben foglalt ismeretek
- Sok olyan állapot, amely hatékonysági hiányosságnak tűnik, valójában egyfajta „heg”: egy már megtörtént problémára adott válasz.
- Az a karbantartás, amely drágának tűnik… amíg meg nem érted, milyen leállásokat segít elkerülni. Az a második beszállító, amely feleslegesnek tűnik… amíg az első nem vall kudarcot.
- Az, hogy lecsökkentjük azt, amit nem értettünk meg, nem optimalizálás… Hanem kockáztatás.
3. Költségtudatos kultúra
ha CFO új CFO első intézkedése a válogatás nélküli költségcsökkentés, a szervezet rossz tanulságot von le:
- A költségvetések felfújása
- sorok elrejtése
- hogy megvédjék magukat
Pontosan az ellenkezője annak, amire egy pénzügyi osztálynak szüksége van: az átláthatóság. A költségfegyelmet nem lehet belső körlevéllel előírni. Az a hitelességen alapul.
A hitelességet pedig, ha egyszer elvesztettük, nem lehet újratárgyalni. A költségcsökkentés nem egyenlő az optimalizálással. A költségcsökkentés azt jelenti, hogy csökkentjük a vásárolt termék árát. Az optimalizálás viszont azt jelenti, hogy csökkentjük a szükséges dolgok – szolgáltatás, minőség, kockázat, vezetési idő – összköltségét.
Az ár szerepel a számlán. A költség viszont szinte soha. Éppen ezért nem tekinthető előrelátásnak az a megtakarítási terv, amelyet még egyetlen számla elolvasása előtt véglegesítenek.
Ez egy előadásnak álcázott előítélet. Mit csinálnak másképp azok, akik jól csinálják?
Az első 90 napot nem bemutatóként, hanem helyzetfelmérésként kezelik. A tényleges kiadásokat térképezik fel, nem a költségvetésben szereplőket. Ellenőrzik, hogy a számlázott díjak megegyeznek-e a megállapodás szerinti díjakkal. Felderítik a számlázási hibákat és az ismétlődő szolgáltatásokat. Áttekintik azokat az aláírt szerződési feltételeket, amelyeket soha nem hajtottak végre. Ilyen típusú megtakarítási lehetőségek szinte minden szervezetben megtalálhatók. Ezek nem igényelnek a szolgáltatás színvonalának romlását. Nem terhelik a kapcsolatokat. Egyszerűen csak azt igénylik, hogy oda nézzünk, ahová már régóta senki sem nézett.
És ennél sokkal értékesebbet szereznek, mint egy címlapot az igazgatótanácsban: hitelességet, anélkül, hogy ezzel szervezeti költségek járnának. Ezzel a hitelességgel a nehéz döntések (mert azok mindig vannak) később következnek be. Legitimitással. És adatokkal. Megosztott felelősséggel. Az az igazgatótanács, amely az első negyedévben látható megtakarításokat követel, tudta nélkül éppen azt a magatartást támogatja, amelyet később megbánni fog.
Ha az új CFO megadjuk CFO felhatalmazást és az időt, hogy átlássa a helyzetet, mielőtt költségcsökkentéseket hajtana végre, az nem jelenti azt, hogy elnézőek lennénk. Ez az egyetlen módja annak, hogy biztosítsuk: az első évben elért megtakarítások ne váljanak a harmadik év költségtúllépéseivé. Hiszen egy CFO az alapján értékelik, hogy milyen költségcsökkentéseket hajt végre az első 90 napjában, hanem az alapján, hogy milyen megtakarítások maradnak fenn tizenkét hónappal később.
