.jpg)
„A pénzügyi optimalizálás az öt P-ről szól” – írja Ronald Batenburg szakértői blogjában. És a „Spend Intelligence” mellett érvel: „Spend Intelligence nélkül még a legjobb CFO is CFO repül.”
„Csak akkor fogod megérteni, ha átlátod”: Johan Cruijff ezen legendás mondása azt jelenti, hogy a betekintés és a megértés elengedhetetlen a sikerhez, és hogy egy helyzet mélyebb jelentését csak akkor kezded megérteni, miután „átlátod” vagy megérted azt.
Ennek lényege, hogy ne csupán a cselekvéseket lássuk, hanem felismerjük a mögöttes mintákat, lehetőségeket és döntési lehetőségeket is. Tehát a felszínen túli betekintésről van szó. Ugyanis akkor fogod megérteni valaminek az igazi értékét, ha átlátod, ami a puszta megfigyelésnél mélyebb szintet jelent. Ez az „átlátás” pillanata egy fordulópont, amelynek során fejlődik az intuíciód, és gyorsabban és hatékonyabban tudsz cselekedni, gyakran a tapasztalatok és a cselekvés révén.
Ennyit Johan Cruijff tanításairól. Bár ez természetesen a futballról szól, ugyanez az elv alkalmazható az üzleti életben is. Különösen, ha pénzügyi optimalizálásról van szó.
A CFO: az adatok és az irányvonal között
Éppen a pénzügyi világban forog minden a betekintés körül. CFOazonban egyre összetettebb környezettel küzdenek: átalakulást várnak el tőlük, a piacok növekedést követelnek, miközben minden százalékos árrés védelmet igényel az infláció, a bérnövekedés és a kiszámíthatatlan ellátási láncok ellen.
Adatból bőven van, a vezérlőpultok soha nem jelentenek problémát. A baj gyakran az, hogy ezek az adatok ritkán adnak „irányt” – hiányoznak azok a „gyakorlatban is hasznosítható betekintések”, amelyek döntő szerepet játszanak a növekedésben és az innovációban.
Miért nem elégséges a hagyományos jelentéstétel?
Számos pénzügyi csapat továbbra is reaktív működési mintákba ragad: a költségkeret-túllépések kezelése, a számlák ellenőrzése és a beszerzési adatok összeállítása. A jelentések ugyan bemutatják, mire fordítják a kiadásokat, de nem árulják el, hol rejtőznek a hatékonysági hiányosságok, illetve mi lenne az első logikus „optimalizálási lépés”. A folyamat legfőbb akadályai a következők:
- A Silo kiadási kategóriái és helyszínei
- A gyakorlati rálátás hiánya: tudjuk, hogy valami nem hatékony, de nem tudjuk, hogyan lehetne javítani rajta
- Nincsenek megfelelő referenciaértékek: hiányzik az a külső mérce, amelyhez a teljesítményedet viszonyíthatnád
- Időigényes elemzés, amely lassítja a döntéshozatalt
Spend Intelligence: az ismeretek felhasználása a fejlődés felgyorsítására
Mi lehet tehát a megoldás? A kiadási elemzés ötvözi az átláthatóságot és a gyorsaságot. Ez sokkal többet jelent, mint puszta jelentéskészítés: ez a költségek átlátását, a fejlesztési lehetőségek felismerését és az azonnali tudást jelenti arról, hogy mely lépések vezetnek eredményre.
Ez természetesen nem csupán a költségek legszembetűnőbb elemét, azaz a fizetett árat jelenti. Ide tartoznak a protokollok (azaz az irányelvek), a használt termékek , a partnerek ( azaz az együttműködő felek) és a kialakított folyamatok is. Ezen öt Pkombinációja határozza meg a jelenlegi helyzetet, és ez képezi az optimalizálás kiindulópontját.
Az ezt támogató platformok valódi áttörést jelentenek. Nem csupán egy irányítópultot kínálnak, hanem „lehetőségteremtőként” működnek: összefogják a kategóriákat, beszállítókat, üzleti egységeket és a KPI-ket, összehasonlító adatokat mutatnak be, valamint előrejelzik a megtakarítási lehetőségeket, a megvalósítási ütemtervet és a kockázati profilt. Más szóval: a CFO azonnal iránymutatást CFO , és cselekedhet.
A lehetőségértékelés ereje
Minden optimalizálási folyamatnak egy független lehetőségértékeléssel kell kezdődnie, amely a kiadások (mind a közvetlen, mind a közvetett kiadások) alapos áttekintését jelenti. A cél nem az ellenőrzés, hanem a fejlesztési lehetőségek feltárása, valamint a kapcsolódó hatások, az ütemterv és a szükséges erőfeszítések bemutatása. A pénzügyi vezetők számára ez azt jelenti, hogy:
- A lehetséges megtakarítások számszerűsítése
- Üzleti terv kidolgozása a növekedés és az innováció érdekében
- A beszállítói szerződések összevonásának vagy újratárgyalásának lehetőségeinek felmérése
- A gyakornokok vásárlási szokásainak feltárása és optimalizálása
- A feladatok fontossági sorrendbe állítása a ráfordítás és a hozam alapján
- Könnyen elérhető, kockázatmentes belépés, jelentős változtatások nélkül
Szakértői támogatás: kiegészítés, nem helyettesítés
Az optimalizálás olyan szakértelmet igényel, amely a vállalaton belül gyakran hiányzik. Különösen a gyakran széttagolt és szűk szegmensű közvetett kiadások esetében egyetlen munkatárs sem rendelkezik minden területen jártassággal, ezért kiegészítő szakértelemre van szükség. A szakértők rálátása, az összehasonlító adatok és a tárgyalási erő kiegészítik a belső csapatok tudását, így a szerződésekben rejlő hiányosságok és a hatékonysági hiányosságok felszínre kerülhetnek anélkül, hogy a meglévő kapacitást fel kellene váltani.
Az eredmény: gyakran kétszámjegyű javulás
A legutóbbi blogbejegyzésemben éppen ez a megközelítés jelentős strukturális megtakarításokat eredményezett az ügyfél számára (ebben az esetben évi 2,4 millió dollárt), anélkül, hogy romlott volna a kapcsolat a meglévő beszállítókkal, és anélkül, hogy működési zavarok léptek volna fel.
Ennek elérésére szolgáló néhány módszer:
- A beszállítókkal közösen optimalizáljuk a folyamatokat, ahelyett, hogy kizárólag az árakra koncentrálnánk.
- A szerződéseket gondosabban kell a tényleges piaci viszonyokhoz igazítani.
Adatok alapján hozott döntések: az adatoktól a cselekvésig
A „megértés”, amiről Cruijff beszél, a gyakorlatban is érvényesül: CFO, akik a Spend Intelligence-t használják, felszabadíthatják a lekötött tőkét a következőkre:
- Digitális átalakulás
- Befektetés a tehetséggondozásba
- Felkészülés vállalatfúziókra vagy üzletágak elidegenítésére
Így proaktív módon lehet finanszírozási lehetőségeket teremteni, ahelyett, hogy utólag, reaktív módon kellene költségvetést keresni. A megtakarításokat közvetlenül stratégiai projektekre fordítják, így a CFO minden „igenje” CFO növekedés CFO válik.
A tétlenség ára
Különösen egy olyan piacon, ahol a haszonkulcsok nyomás alatt állnak, nem érdemes tétlenül ülni. A Spend Intelligence nélkül még a legjobb CFO is CFO repül, és hiányzik az irány, amely a következő árréspont eléréséhez vezet. Az adatoktól az irányhoz, a műszerfalaktól a döntésekig, a „költségcsökkentéstől” a „megtakarítások megtalálásáig a jövő biztosítása érdekében” – ez az a lépés, amely a „jó” szintről a „kiváló” szintre emeli az optimalizálást.
Szeretne többet megtudni arról, hogyan segítheti előre a Spend Intelligence a szervezetét? Kezdje egy egyszerű lehetőségfelméréssel, és fedezze fel, hol válhat az Ön „igenje” a növekedés motorjává!
