.jpg)
A hatékony szervezetek nem várnak túl sokáig a hatékonysági hiányosságok orvoslásával és a folyamatok fejlesztésével – magyarázza Ronald Batenburg szakértői blogjában.
Ismered azt az érzést, amikor egy dobozt folyamatosan magad előtt tologatsz? Az a fontos dolog, amivel foglalkoznod kellene, de soha nem jutsz hozzá, mert mindig van valami más, ami szintén fontos, vagy akár még fontosabb. Más szóval: halogatás. A prioritások meghatározásának kérdése. Természetesen.
A mindennapi élet nyüzsgésében gyakran előfordul, hogy a fontos ügyek háttérbe szorulnak. Tudja, hogy változtatni kell a dolgokon ahhoz, hogy hatékonyabban működjön a rendszer és költségeket takarítson meg, de vagy nincs rá idő, vagy nem érződik a sürgősség. Ezt a jelenséget „a tétlenség költsége” néven ismerik.
A tétlenség költségei magukban foglalják mindazokat a rejtett költségeket – legyenek azok mérhetőek vagy nem közvetlenül mérhetőek –, amelyek a döntések vagy fejlesztések elhalasztása miatt merülnek fel. Ezek lehetnek konkrét költségek, például elmaradt megtakarítások, de lehetnek olyan úgynevezett „lágy” költségek is, mint például a munkavállalók alacsonyabb morálja vagy elszalasztott lehetőségek. Mivel ezek rejtett jellegűek, sok vállalat alábecsüli a hatásukat, vagy egyszerűen nem tulajdonít nekik kellő fontosságot.
De pontosan milyen költségekről van szó? És miért lehet az elhalasztás üzleti szempontból ilyen drágának bizonyulni?
Miért olyan költséges a késedelem?
A költségoptimalizálás terén például a tétlenség gyakran a legdrágább megoldás. A beszállítói szerződéseket automatikusan meghosszabbítják, az áremelkedések felhalmozódnak, a számlákat pedig nem ellenőrzik alaposan. Ez a pénzügyi kár senki tudomása nélkül egyre növekszik. Mire végre intézkednek, néha már több ezer vagy akár több millió eurónyi potenciális megtakarítás is elveszett.
Számos szervezet három általános okot hoz fel a cselekvés elhalasztására:
- „Túl elfoglaltak vagyunk.” Érthető, de a halogatott megtakarítások egyben elmaradt nyereséget is jelentenek.
- „Ez nem jelent jelentős kiadást.” A 10–15 különböző kiadási kategóriában felmerülő kisebb kiadási „szivárgások” összességükben valójában hatalmas veszteségeket okozhatnak.
- „Nem szeretnénk megrontani a beszállítóinkkal fennálló kapcsolatunkat.” Gyakran nincs szükség a beszállító cseréjére; inkább a kedvezőbb szerződési feltételekről, az átláthatóságról és az elszámoltathatóságról van szó.
Olvassa el még: Ronald Batenburg a kiadási intelligenciáról: „Addig nem fogod megérteni, amíg nem ismered meg”
A halasztás konkrét következményei
Egy gyakorlati példa szemlélteti a hatást. Egy olyan potenciális ügyfél, akinek éves forgalma 150 millió euró, és akivel már hónapok óta tárgyalok, éves szinten 7,5 millió eurót költ az egyik költségkategóriájára. Ezen a konkrét kategórián belül az átlagos megtakarítási potenciál 12 százalék, amit a közelmúltból származó különböző esetek is alátámasztanak. Éves szinten ez 900 000 euró olyan költségmegtakarítást jelent, amelyet a minőség romlása nélkül lehet elérni. Évről évre. Nem a beszerzés mennyiségének csökkentésével, hanem hatékonyabb beszerzési folyamatok és jobb szerződéses feltételek révén.
Ez a helyzet már jóval azelőtt fennállt, hogy először tárgyalásokat kezdtem volna a vállalattal. Több mint két éve halogatták a döntést, és belső viták folytak arról, hogy a feladatra kijelöljenek-e egy beszerzési ügynököt, vagy külső segítséget vegyenek igénybe. Ebben az esetben a tétlenség költsége tehát már jóval meghaladta a 2 millió eurót.
A nyereség tehát elszivárog, mert nem születik döntés arról, hogy bármit is tegyenek az ügyben. Pedig ennek az ügyfélnek a nyeresége csupán 3,9 százalék. Az optimalizálás tényleges megkezdésére vonatkozó döntés tehát 15 százalékkal növelné a nyereséget. Végül is a költségek csökkentése közvetlenül javítja az eredménykimutatásban szereplő nyereséget, hiszen a nyereség a bevételek és a költségek különbségéből adódik.
Mit tehet, hogy elkerülje a tétlenség költségeit?
1.Elemezze kiadásait: Végezzen elemzést az elmúlt 12 hónap költségeiről. Vannak-e olyan kategóriák, amelyeket évek óta nem vizsgált át? Ezeket érdemes elsőként kezelni.
2.Kérjen független véleményt: Előfordul, hogy a belső munkatársak túl közel állnak a témához ahhoz, hogy észrevegyék a hatékonysági hiányosságokat. Egy külső audit új szempontokat nyújthat.
3.Kezdj kicsiben, gondolkodj nagyban: A fejlesztéseknek nem mindig kell forradalmi jellegűeknek lenniük. Néha a folyamatokban és a szerződésekben végrehajtott apróbb módosítások is jelentős javulást eredményeznek.
4.A hatások mérése és kommunikálása: Számítsuk ki a tétlenség költségeit, hogy támogatást nyerjünk a szervezeten belül. Amikor mindenki megérti a késlekedés költségeit, kialakul a sürgősség érzése.
5.A felelősségvállalás és a felelősség biztosítása: Nevezzenek ki egyértelműen kijelölt felelős személyeket, akik gondoskodnak arról, hogy a megtakarítási és fejlesztési terveket ténylegesen végrehajtsák.
A jövő ma kezdődik
A „Tétlenség ára” című tanulság egyértelmű: a hatékony szervezetek nem várnak túl sokáig a hatékonysági hiányosságok orvoslásával és a folyamatok javításával. A halogatás a jövedelmezőség és a növekedés csendes gyilkosa. Végül a „később” tudat alatt „soha”-vá válik. A költségek proaktív kezelésével és az ahol lehetséges, megtakarításokkal teret teremthet az innovációnak, a növekedésnek és az elégedett munkavállalóknak.
Jobb ma elkezdeni az optimalizálást, mint holnap megbánni az elszalasztott lehetőségeket. Melyik lehetőséget toljad előre?
