Uit eerdere artikelen weten we niet alleen hoe je in een ongezonde afhankelijkheid van IT-leveranciers terechtkomt en welke problemen dat met zich meebrengt, maar ook hoe je zo'n afhankelijkheid kunt vermijden . Maar wat moet je doen als je al in deze situatie zit en eruit wilt? Dat lees je in het laatste deel van deze driedelige serie.
1. Bekijk uw contract met de leverancier.
Het contract is een fundamenteel document dat de grenzen bepaalt waarbinnen wij zullen opereren. Controleer de geldigheid van het contract en de voorwaarden waaronder u de samenwerking kunt beëindigen. Het is met name belangrijk om te controleren hoe de procedures voor de overdracht van het systeem, de diensten en de documentatie zijn vastgelegd. Overweeg zorgvuldig of het niet voordeliger is om eerst een wijziging van het contract overeen te komen, zodat de voorwaarden voor beide partijen eerlijk zijn. De leverancier zal bereid zijn concessies te doen om u als klant te behouden.
Houd er rekening mee dat de overdracht tussen de oude en de nieuwe leverancier enige tijd in beslag neemt. Stel een procedure voor hoe deze overdracht georganiseerd zal worden; welke stappen moeten worden genomen en binnen welk tijdsbestek.
2. Leg uit waarom u van leverancier wilt wisselen.
Het belangrijkste is dat uw bedrijf na de leverancierswissel gewoon kan blijven functioneren. Beschrijf duidelijk waarom u van leverancier wilt veranderen en welke risico's deze verandering met zich meebrengt. Door de voordelen en kosten in de lijst op te nemen, wordt uw beslissing duidelijker.
Voldoet de leverancier niet aan uw eisen? Zoek dan uit waarom. Komt het doordat u geen duidelijke instructies kunt geven? Wijzigt u uw eisen op een onsystematische manier? Als blijkt dat uw organisatie grotendeels verantwoordelijk is voor de problemen, dan zal het wisselen van leverancier het probleem niet oplossen. U verplaatst het probleem dan alleen maar van de ene leverancier naar de andere.
3. Stel een gedetailleerde lijst op van IT-middelen.
De lijst moet hardware, netwerktopologie, software en alle applicaties die uw bedrijf ondersteunen, omvatten. U moet er zeker van zijn dat u precies weet wat u overdraagt. Zijn er onderdelen die buiten uw controle vallen en die u bijvoorbeeld niet kunt exporteren?
Er is niets erger dan tijdens de overdracht een component te vergeten en er vervolgens geen toegang toe te hebben; bijvoorbeeld.
4. Controleer of u op de hoogte bent van alle toegangsgegevens.
Als onderdeel van het risicomanagementprogramma moet elk bedrijf alle toegangsgegevens tot zijn systemen en meer bewaren in een kluis, bijvoorbeeld in een verzegelde envelop. Het is verstandig om minstens één keer per jaar te controleren of deze informatie nog steeds correct en volledig is. Het is meer dan eens voorgekomen dat na het vertrek van een beheerder of medewerker van een leverancier niemand meer toegang had tot een bepaald systeem.
5. Wijs een persoon aan die verantwoordelijk is voor de overgang.
Om een soepele overgang te garanderen, raad ik aan een specifieke persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de overgang. Deze persoon, of een van zijn of haar ondergeschikten binnen het team, moet in staat zijn de overgang te plannen en ervoor te zorgen dat het overgangsplan wordt nageleefd. Dit is essentieel voor het oplossen van problemen en het voorkomen van misverstanden, en niemand mag deze persoon zomaar omzeilen.
6. Maak een back-up van uw gegevens
Controleer fysiek of u back-ups hebt van al uw gegevens en, nog belangrijker, of u de gegevens kunt extraheren en gebruiken in geval van problemen. Een back-up waarvan u de gegevensstructuur niet kent en die u niet kunt gebruiken, is uiteraard nutteloos.
7. Pas op voor het verbieden van het in dienst nemen van specialisten van de leverancier.
De meeste leveranciers hebben in hun contracten een strikt verbod opgenomen op het in dienst nemen van hun werknemers door de klant. Waar het in het verleden gebruikelijk was dat klanten werknemers overnamen die betrokken waren bij de ontwikkeling of het beheer van hun systemen, zijn dergelijke praktijken tegenwoordig meestal goed geregeld in contracten. Bovendien hebben de kostenbesparingen vaak een averechts effect, doordat ze de vervangbaarheid verminderen en leiden tot verhoogde operationele risico's.
8. Houd rekening met mogelijke productiestoringen tijdens de overgangsperiode.
In februari 2018 moest de fastfoodketen KFC 900 vestigingen in het Verenigd Koninkrijk sluiten omdat er geen kip meer was. Meer dan een week lang was het niet mogelijk om kip te leveren. De storing werd veroorzaakt door een overstap naar DHL als logistieke partner in november 2017. Hoeveel bespaarden ze op logistiek en wat kostte deze storing hen?
Zelfs met de beste planning kunnen er problemen ontstaan; het is daarom noodzakelijk om met deze mogelijkheid rekening te houden en noodplannen op te stellen voor een terugdraaiing (terugkeer naar de vorige situatie).
Het wisselen van IT-leverancier is geen eenvoudige zaak; u moet goed nadenken over het moment waarop u dit doet. Ik hoop dat dit artikel u een basisidee heeft gegeven van hoe u zo'n verandering kunt plannen en implementeren.
