Uit eerdere artikelen weten we niet alleen hoe we in een ongezonde afhankelijkheid van IT-leveranciers terechtkomen en welke problemen dit met zich meebrengt, maar ook hoe we een dergelijke afhankelijkheid kunnen voorkomen. Maar wat moet u doen als u zich al in deze situatie bevindt en hieruit wilt komen? Dat leest u in het laatste deel van deze driedelige serie.
1. Controleer uw contract met de leverancier
Het contract is een fundamenteel document waarin de kaders worden vastgelegd waarbinnen we zullen opereren. Controleer de geldigheid van het contract en de voorwaarden waaronder u de samenwerking kunt beëindigen. Het is met name belangrijk om na te gaan hoe de procedures voor de overdracht van het systeem, de diensten en de documentatie zijn vastgelegd. Overweeg zorgvuldig of het voordeliger is om eerst een wijziging in het contract overeen te komen, zodat de voorwaarden voor beide partijen eerlijk zijn. De leverancier zal bereid zijn concessies te doen om u als klant te behouden.
Houd er rekening mee dat er enige tijd nodig is voor de overdracht tussen de oude en de nieuwe leverancier. Stel een procedure voor waarin wordt beschreven hoe de overdracht zal worden georganiseerd, welke stappen er moeten worden genomen en binnen welk tijdsbestek.
2. Geef aan waarom u van leverancier wilt veranderen
Het belangrijkste is dat uw bedrijf na de overstap naar een andere leverancier gewoon blijft draaien. Geef duidelijk aan waarom u van leverancier wilt veranderen en welke risico’s deze overstap met zich meebrengt. Door de voordelen en kosten aan de lijst toe te voegen, wordt uw beslissing duidelijker.
Als de leverancier niet aan uw eisen voldoet, ga dan na waarom dat zo is. Komt het doordat u geen duidelijke instructies kunt geven? Wijzigt u uw eisen op willekeurige wijze? Als u tot de conclusie komt dat uw organisatie grotendeels verantwoordelijk is voor de problemen, dan lost het wisselen van leverancier het probleem niet op. U verplaatst het probleem dan alleen maar van de ene leverancier naar de andere.
3. Stel een gedetailleerde lijst van IT-middelen op
De lijst moet de volgende onderdelen bevatten: hardware, netwerktopologie, software en alle applicaties die uw bedrijfsvoering ondersteunen. U moet er zeker van zijn dat u precies weet wat u overdraagt. Zijn er bijvoorbeeld onderdelen waarover u geen controle heeft en waardoor u uw gegevens niet kunt exporteren?
Er is niets erger dan een onderdeel over het hoofd te zien bij de overdracht en er vervolgens geen toegangsrechten voor te hebben; bijvoorbeeld.
4. Controleer of u alle toegangsgegevens kent
Als onderdeel van zijn risicobeheerprogramma zou elk bedrijf alle toegangsgegevens voor zijn systemen en dergelijke bijvoorbeeld in een veilige, verzegelde envelop moeten bewaren. Het is raadzaam om minstens één keer per jaar te controleren of deze informatie nog bruikbaar en volledig is. Het is al vaker voorgekomen dat na het vertrek van een beheerder of een medewerker van een leverancier niemand meer toegang had tot een bepaald systeem.
5. Stel een persoon aan die verantwoordelijk is voor de overgang
Om een soepele overgang te garanderen, raad ik aan om één specifieke persoon aan te wijzen die verantwoordelijk is voor de overgang. Deze persoon of zijn/haar medewerkers in het team moeten in staat zijn om de overgang te plannen en ervoor te zorgen dat het overgangsplan wordt nageleefd. Deze persoon fungeert als het enige aanspreekpunt voor het oplossen van problemen en het voorkomen van misverstanden; niemand mag het recht hebben om hem/haar te omzeilen.
6. Maak een back-up van je gegevens
Controleer of je daadwerkelijk back-ups hebt van al je gegevens en – het allerbelangrijkste – of je die gegevens bij problemen kunt terugzetten en gebruiken. Een back-up waarvan je de gegevensstructuur niet kent en die je niet kunt gebruiken, is natuurlijk nutteloos.
7. Pas op dat u het inzetten van specialisten van de leverancier niet verbiedt
De meeste leveranciers hebben in hun contracten een strikt verbod opgenomen op het in dienst nemen van hun medewerkers door de klant. Terwijl het vroeger gebruikelijk was dat klanten medewerkers wegkaapten die betrokken waren bij de ontwikkeling of het beheer van hun systemen, worden dergelijke praktijken tegenwoordig doorgaans zeer goed contractueel geregeld. Bovendien werken de kostenbesparingen vaak averechts, doordat ze de vervangbaarheid verminderen en tot grotere operationele risico’s leiden.
8. Houd rekening met mogelijke productiestilstanden tijdens de overgangsperiode
In februari 2018 moest de fastfoodketen KFC 900 restaurants in het Verenigd Koninkrijk sluiten omdat er geen kip meer was. Meer dan een week lang kon er geen kip worden geleverd. De tekortkoming werd veroorzaakt door een overstap naar DHL als logistieke partner in november 2017. Hoeveel hebben ze bespaard op logistieke kosten en hoeveel heeft deze tekortkoming hen gekost?
Zelfs met de beste planning kunnen er zich problemen voordoen; het is dan ook noodzakelijk om hiermee rekening te houden en noodplannen op te stellen voor het terugdraaien (het herstellen van de vorige toestand).
Van IT-leverancier veranderen is geen eenvoudige zaak; je moet goed nadenken over het juiste moment om dit te doen. Ik hoop dat dit artikel je een goed beeld heeft gegeven van hoe je een dergelijke overstap kunt plannen en uitvoeren.
