.jpg)
Jak wyjaśnia Ronald Batenburg na swoim eksperckim blogu, wydajne organizacje nie czekają zbyt długo, aby zająć się problemami związanymi z efektywnością i udoskonalić procesy.
Znasz to uczucie, kiedy puszka, którą ciągle kopiesz przed sobą, wciąż stoi przed tobą otworem? Ten ważny temat, którym musisz się zająć, ale nigdy się do niego nie zabierasz, bo ciągle dzieje się coś innego, równie ważnego, a nawet ważniejszego. Innymi słowy, prokrastynacja. Kwestia ustalenia priorytetów. Naturalnie.
W natłoku codziennych spraw często zdarza się, że ważne sprawy schodzą na dalszy plan. Wiesz, że trzeba coś zmienić, aby działać wydajniej i oszczędzać, ale brakuje czasu lub pośpiechu. Zjawisko to znane jest jako „Koszt Bezczynności”.
Koszty bezczynności obejmują wszystkie ukryte koszty, zarówno mierzalne, jak i niemierzalne bezpośrednio, które powstają, gdy decyzje lub usprawnienia są opóźniane. Mogą to być koszty wymierne, takie jak utracone oszczędności, ale także koszty niematerialne, takie jak niższe morale pracowników czy utracone możliwości. Ich ukryty charakter sprawia, że wiele firm nie docenia ich wpływu lub po prostu nie nadaje im wystarczającego priorytetu.
Ale czym właściwie są te koszty? I dlaczego odroczenie może okazać się tak kosztowne w kontekście biznesowym?
Dlaczego opóźnienie jest tak kosztowne?
Na przykład w optymalizacji kosztów decyzja o zaniechaniu często okazuje się najdroższa. Umowy z dostawcami są automatycznie odnawiane, podwyżki cen się kumulują, a faktury nie są dokładnie sprawdzane. Te straty finansowe rosną, a nikt ich nie zauważa. Zanim jednak zostaną podjęte działania, potencjalne straty sięgają tysięcy, a nawet milionów euro. oszczędności czasami już zostały utracone.
Wiele organizacji podaje trzy najczęstsze powody opóźniania działań:
- „Jesteśmy zbyt zajęci”. Zrozumiałe, ale oszczędności odroczone są zyskiem, który jest wstrzymywany.
- „To nie jest duży wydatek”. Mniejsze przecieki występują na 10–15 różnych kategorie kosztów mogą w rzeczywistości spowodować ogromne straty, gdy się je połączy.
- „Nie chcemy zakłócać relacji z naszymi dostawcami”. Często nie ma potrzeby wymiany dostawcy; chodzi raczej o lepsze warunki umowy, przejrzystość i odpowiedzialność.
Przeczytaj także: Ronald Batenburg o analityce wydatków: „Nie zobaczysz tego, dopóki tego nie zrozumiesz”
Konkretne konsekwencje odroczenia
Praktyczny przykład ilustruje ten wpływ. Potencjalny klient o rocznych obrotach w wysokości 150 milionów euro, z którym prowadzę rozmowy od miesięcy, wydaje rocznie 7,5 miliona euro na jedną ze swoich kategorii kosztów. W tej konkretnej kategorii średnia oszczędności Potencjał wynosi 12 procent, co potwierdzają różne przykłady z niedawnej przeszłości. Rocznie daje to 900 000 euro kosztów, które można obniżyć bez utraty jakości. Z roku na rok. Nie poprzez mniejsze zakupy, ale poprzez bardziej efektywne procesy zakupowe i lepsze warunki umowne.
Ta sytuacja istniała już na długo przed moimi pierwszymi rozmowami z firmą. Przez ponad dwa lata przysłowiowa puszka była odkładana na później, a wewnętrzna dyskusja dotyczyła tego, czy powierzyć zadanie agentowi ds. zakupów, czy też skorzystać z zewnętrznego wsparcia. W tym przypadku koszt zaniechania wyniósł już ponad 2 miliony euro.
Zysk zatem ucieka, ponieważ nie podejmuje się żadnych działań w tej sprawie. Zysk tego klienta wynosi zaledwie 3,9%. Decyzja o faktycznym podjęciu optymalizacji zwiększyłaby zatem zysk o 15%. W końcu redukcja kosztów bezpośrednio przekłada się na zysk w rachunku zysków i strat, ponieważ zysk jest iloczynem przychodów i kosztów.
Co możesz zrobić, aby uniknąć kosztów bierności?
1. Przeanalizuj swoje wydatki: Przeprowadź analizę kosztów z ostatnich 12 miesięcy. Czy są jakieś kategorie, które nie były analizowane od lat? To są kategorie, którymi należy się zająć w pierwszej kolejności.
2.Uzyskaj Niezależną perspektywę: Czasami pracownicy wewnętrzni są zbyt blisko danego zagadnienia, aby dostrzec nieefektywności. Audyt zewnętrzny może dostarczyć nowych spostrzeżeń.
3. Zacznij od małych kroków, myśl na dużą skalę: Ulepszenia nie zawsze muszą być destrukcyjne. Czasami drobne zmiany w procesach i umowach prowadzą do znaczących usprawnień.
4. Mierz i komunikuj wpływ: Określ koszty braku działania, aby zbudować wsparcie w organizacji. Kiedy wszyscy rozumieją koszty opóźnienia, pojawia się poczucie pilności.
5. Zapewnij własność i odpowiedzialność: Wyznacz jasno określone osoby odpowiedzialne, które zapewnią, że oszczędności a plany ulepszeń są faktycznie wdrażane.
Przyszłość zaczyna się dziś
Lekcja płynąca z „Kosztu Bezczynności” jest oczywista: wydajne organizacje nie zwlekają zbyt długo z usuwaniem nieefektywności i usprawnianiem procesów. Prokrastynacja to cichy zabójca rentowności i wzrostu. Ostatecznie „później” nieświadomie staje się „nigdy”. Proaktywnie zarządzając kosztami i oszczędzając, gdzie to możliwe, tworzysz przestrzeń dla innowacji, rozwoju i zadowolenia pracowników.
Lepiej zacząć optymalizować już dziś, niż żałować straconych szans jutro. Którą opcję wybierasz?
