Plano de Ação para Gestão de Custos

A gestão de custos, assim como outras áreas da administração empresarial, como orçamento e finanças, requer uma ferramenta de gestão que defina claramente os objetivos, as áreas de atividade, os responsáveis, as tarefas, os prazos e os métodos de monitoramento.

Neste ponto, a criação de um Plano de Ação é essencial. Ele ajuda a empresa a organizar os fatores complexos envolvidos na gestão de custos. Neste artigo, discutiremos essa ferramenta, que contribuirá muito para o sucesso da Gestão de Custos .

O que é um Plano de Ação?

Se pensarmos em nossas vidas pessoais e no projeto de comprar um imóvel próprio, há vários itens que precisam ser gerenciados: o tempo necessário para economizar para a compra, pesquisar o imóvel, calcular os custos, definir o melhor cenário de vida para a compra, opções de financiamento e prever os gastos.

A lista será desdobrada em itens mais específicos, dando uma boa ideia da complexidade e importância de um Plano de Ação .

Sem isso, a compra de um imóvel certamente se torna mais complexa e arriscada, pois não há como antecipar e reagir a cada evento no momento certo. Estaremos sempre reagindo, e as decisões nem sempre serão precisas. Isso acontece, de forma amplificada, na Gestão de Custos .

Basicamente, um Plano de Ação é um controle (sistêmico ou não) de todas as decisões e atividades relacionadas à obtenção de um objetivo específico ou permanente (gestão constante).

Um Plano de Ação é essencial para o melhor funcionamento de qualquer estrutura organizacional. Ele permite que todos os recursos da empresa – pessoas, fundos, sistemas – sejam vinculados a objetivos, benefícios, ações e prazos, criando um ecossistema que visa o melhor desempenho técnico e financeiro da estrutura.

Plano de Ação – Características

Um Plano de Ação deve conter:

• Objetivos claros – tanto gerais quanto específicos. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas pode ter como meta um crescimento de 10% ao ano e objetivos específicos com taxas de crescimento variáveis ​​por tipo de produto.
  
• Benefícios objetivos e mensuráveis ​​– estes devem estar alinhados com as expectativas da empresa e deve haver maneiras de medi-los.
  
• Controles por atividades/ações – é muito importante que cada uma tenha objetivos, ações, orçamento, riscos e prazos específicos e que, juntas, formem um cronograma claro para todos.
  
• Os responsáveis ​​nominais não devem ser definidos por setor ou departamento; é importante que haja responsabilidades individuais para que a comunicação entre as áreas, dentro do cronograma, seja fluida.
  
• Prazos viáveis ​​– este é um desafio importante em qualquer Plano de Ação , mas os prazos não podem ser tão rígidos a ponto de servirem apenas para acalmar a organização.
  

A elaboração de um Plano de Ação baseia-se nas seguintes questões:

• O QUE se pretende alcançar – objetivos (um ou mais, dependendo da importância);
• POR QUE isso deve ser alcançado – o objetivo e os benefícios claros das ações;
• OMS – os responsáveis ​​pelo Plano e atividades relacionadas;
• ONDE o Plano será implementado – empresas, sectors , processos, contas;
• QUANDO o Plano será implementado – seu período de implementação (único ou permanente);
• COMO o Plano funcionará – como os objetivos serão alcançados;
• Quanto custará o Plano – tempo dos funcionários, recursos, consultoria.

Considerando um Plano de Ação permanente , é possível que existam planos específicos de duração limitada . Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas, com diretrizes gerais para marketing, abrangência, descontos e estrutura, pode, a qualquer momento, conter um plano para promover as vendas de um produto específico, com suas próprias condições, envolvendo parte da equipe de vendas e por um período limitado.

Os 5 passos essenciais do plano de ação na gestão de custos.

Iniciação

Essencial para o funcionamento do plano como um todo, esta etapa define os objetivos gerais e específicos, os benefícios esperados, as áreas envolvidas e o prazo para atingir cada objetivo (sujeito a revisão posterior).

Na gestão de custos, os objetivos não devem estar focados na redução em si, pois estamos falando de um órgão de controle permanente.

Por exemplo:

Objetivo principal: monitoramento e controle de todos os custos administrativos de 2018 para que a previsão orçamentária não seja ultrapassada. Áreas: todas. Prazo: 31/12/2018.

Objetivo específico 1: Redução de 20% nos custos de aluguel de veículos em 2018 em comparação com o valor gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: economia de R$ 1.000,00 (20% do valor gasto em 2017).

O objetivo principal será medido pelo resultado consolidado de todos os objetivos específicos ao final de seu período. No entanto, o Gerente de Custos deve medir periodicamente esses resultados de forma mais abrangente para entender se o objetivo principal será atingido.

A partir deste ponto, usaremos o objetivo específico 1 como exemplo para as etapas restantes.

Planejamento

Nesta etapa, são feitas todas as definições relacionadas aos objetivos específicos – atividades, prazos, responsáveis, orçamento e planos de contingência – controle de qualidade à medida que a atividade é desenvolvida, gerenciamento de riscos e soluções (fatores internos e externos que podem impactar a conclusão da atividade).

Importante: a conclusão da atividade não significa a conquista do objetivo, mas sim o cumprimento de todas as condições necessárias para alcançá-lo.

Objetivo específico 1: Redução de 20% nos custos de aluguel de veículos em 2018 em comparação com o valor gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: economia de R$ 1.000,00 (20% do valor gasto em 2017).

Atividade 1: pesquisa de 3 fornecedores. Responsável: Jorge Cardoso (Administração). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.

Atividade 2: analisar as viagens realizadas. Responsável: Celso Furtado (Comercial). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.

Execução

Nesta etapa, as ações planejadas são colocadas em prática. É importante controlar com precisão os fundos alocados para a realização das atividades, pois qualquer distorção resultará em custos adicionais .

Monitoramento

Nesta etapa, cada atividade é monitorada detalhadamente pelo Gerente de Custos e sua equipe para garantir que nenhum evento ocorra que impeça a execução ou cause distorções imprevistas . O registro de riscos , mencionado no Planejamento, é essencial para que os riscos sejam identificados nessa etapa (antecipados) e melhor compreendidos nesta. O responsável pela atividade deve reportar imediatamente qualquer evento que possa comprometer sua execução e até mesmo realizar ajustes que permitam sua continuidade e conclusão.

Encerramento

Este é o momento de consolidar os resultados, avaliá-los individualmente, entender se os objetivos específicos e principais foram alcançados, identificar os motivos (riscos) que impediram o alcance desses objetivos e não puderam ser eliminados, e listar as lições aprendidas para o próximo plano de ação.

Sem dúvida, um Plano de Ação é extremamente importante para alcançar todos os objetivos de negócios.

É um aliado que demonstra que, de forma organizada e controlada, os objetivos podem ser alcançados.

Em essência, é uma tarefa simples, mas complexa na execução, e contar com a parceria de uma consultoria especializada Redução de custos , como o ERA Group , pode fazer toda a diferença para o sucesso desse empreendimento.

A ERA conta com profissionais experientes e qualificados para oferecer à sua empresa todo o suporte necessário na implementação da Gestão de Custos.