A gestão de custos, assim como outras áreas da gestão empresarial, como orçamentação e finanças, exige uma ferramenta de gestão que defina claramente objetivos, áreas de atuação, responsáveis, tarefas, prazos e métodos de acompanhamento.
Neste ponto, a criação de um Plano de Ação é essencial. Ele auxilia a empresa a organizar os fatores complexos envolvidos na gestão de custos. Neste artigo, discutiremos esta ferramenta, que contribuirá significativamente para o sucesso da Gestão de Custos.
O que é um Plano de Ação?
Se pensarmos em nossas vidas pessoais e no projeto de adquirir um imóvel próprio, existem diversos itens que precisam ser gerenciados: o tempo necessário para economizar para a compra, a pesquisa do imóvel, o levantamento de custos, a definição do melhor cenário de moradia para a aquisição, as opções de financiamento e a previsão dos gastos.
A lista se desdobrará em itens mais específicos, dando uma boa ideia da complexidade e importância de um Plano de Ação.
Sem ele, a compra de um imóvel certamente se torna mais complexa e arriscada, pois não há como antecipar e reagir a cada evento no momento certo. Estaremos sempre reativos, e as decisões nem sempre serão precisas. Isso acontece, de forma amplificada, na Gestão de Custos.
Basicamente, um Plano de Ação é um controle (sistêmico ou não) de todas as decisões e atividades relacionadas à consecução de um objetivo específico ou permanente (gestão constante).
Um Plano de Ação é essencial para o melhor funcionamento de qualquer estrutura organizacional. Ele permite que todos os recursos da empresa – pessoas, fundos, sistemas – sejam vinculados a objetivos, benefícios, ações e prazos e que se crie um ecossistema que vise o melhor desempenho técnico e financeiro da estrutura.
Plano de Ação – Características
Um Plano de Ação deve ter:
- Objetivos claros – tanto gerais quanto específicos. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas pode ter como objetivo um crescimento de 10% ao ano e possuir objetivos específicos com taxas de crescimento variadas por tipo de produto.
- Benefícios objetivos e mensuráveis – estes devem estar alinhados com as expectativas da empresa e deve haver formas de medi-los.
- Controles por atividades/ações – é muito importante que cada uma tenha objetivos específicos, ações, orçamento, riscos e prazos e que, em conjunto, formem um cronograma claro para todos.
- Responsáveis nominais – não definir por setor ou departamento; é importante que indivíduos sejam responsáveis para que a comunicação entre as áreas, dentro do cronograma, seja fluida.
- Prazos exequíveis – este é um desafio importante em qualquer Plano de Ação, mas os prazos não podem ser tão difíceis a ponto de servirem apenas para acalmar a organização.
A construção de um Plano de Ação baseia-se nas seguintes perguntas:
- O QUÊ deve ser alcançado – objetivos (um ou mais, dependendo da importância);
- POR QUÊ deve ser alcançado – o objetivo e os benefícios claros das ações;
- QUEM – os responsáveis pelo Plano e atividades relacionadas;
- ONDE o Plano será implementado – empresas, sectors, processos, contas;
- QUANDO o Plano será implementado – seu período de implementação (pontual ou permanente);
- COMO o Plano irá operar – como os objetivos serão alcançados;
- QUANTO o Plano custará – tempo de funcionários, recursos, consultoria.
Considerando um Plano de Ação permanente, é possível que existam planos específicos de duração limitada. Por exemplo, um Plano de Ação de Vendas, com diretrizes gerais para marketing, cobertura, descontos e estrutura, pode a qualquer momento conter um plano para promover as vendas de um produto específico, com suas próprias condições, envolvendo parte da equipe de vendas e por tempo limitado.
Os 5 Passos Essenciais do Plano de Ação na Gestão de Custos
Iniciação
Essencial para o funcionamento do plano como um todo, esta etapa define os objetivos gerais e específicos, os benefícios esperados, as áreas envolvidas e o prazo para o alcance de cada objetivo (sujeito a revisão posterior).
Na Gestão de Custos, os objetivos não devem focar na redução em si, uma vez que estamos falando de um órgão de controle permanente.
Por exemplo:
Objetivo principal: monitoramento e controle de todos os custos administrativos para 2018, para que a previsão orçamentária não seja excedida. Áreas: todas. Prazo: 31/12/2018.
Objetivo específico 1: Redução de 20% nos custos de aluguel de veículos em 2018 em comparação com o valor gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: savings de R$ 1.000,00 (20% do valor gasto em 2017).
O objetivo principal será medido pelo resultado consolidado de todos os objetivos específicos ao final de seu prazo. No entanto, o Gerente de Custos deve medir periodicamente esses resultados de forma expandida para entender se o objetivo principal será atingido.
A partir deste ponto, usaremos o objetivo específico 1 como exemplo para as etapas restantes.
Planejamento
Nesta etapa, são feitas todas as definições relacionadas aos objetivos específicos – atividades, prazos, responsáveis, orçamento e planos de contingência –, controle de qualidade à medida que a atividade é desenvolvida, gerenciamento de riscos e soluções (fatores internos e externos que podem impactar a conclusão da atividade).
Importante: a conclusão da atividade não significa o alcance do objetivo, mas sim o cumprimento de todas as condições para tal, a fim de, eventualmente, atingir a meta.
Objetivo específico 1: Redução de 20% nos custos de aluguel de veículos em 2018 em comparação com o valor gasto em 2017. Áreas: Comercial e Manutenção. Prazo: 31/12/2018. Benefício esperado: savings de R$ 1.000,00 (20% do valor gasto em 2017).
Atividade 1: pesquisar 3 fornecedores. Responsável: Jorge Cardoso (Administração). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.
Atividade 2: analisar viagens realizadas. Responsável: Celso Furtado (Comercial). Prazo: 5 de março de 2018. Orçamento: não aplicável.
Execução
Nesta etapa, as ações planejadas são colocadas em prática. É importante controlar com precisão os fundos alocados para a realização das atividades, pois qualquer distorção resultará em custos adicionais.
Monitoramento
Aqui, cada atividade é monitorada em detalhes pelo Gerente de Custos e sua equipe para garantir que não ocorram eventos que impeçam a execução ou causem distorções imprevistas. O registro de riscos, mencionado no Planejamento, é essencial para que os riscos sejam expostos naquela etapa (antecipar) e sejam melhor compreendidos nesta etapa. O responsável pela atividade deve reportar imediatamente qualquer evento que possa comprometer seu cumprimento e até mesmo ajustar algo que permita sua continuidade e alcance.
Encerramento
Este é o momento de consolidar os resultados, avaliá-los individualmente, entender se os objetivos específicos e principais foram alcançados, identificar as razões (riscos) que impediram o alcance e não puderam ser eliminadas, e listar as Lições Aprendidas para o próximo Plano de Ação.
Sem dúvida, um Plano de Ação é extremamente importante para o alcance de quaisquer e todos os objetivos de negócio.
É um aliado que demonstra que, de forma organizada e controlada, os objetivos podem ser alcançados.
É uma tarefa simples em essência, mas complexa na execução, e contar com a parceria de uma Consultoria Especializada em Redução de custos, como a ERA Group, pode fazer toda a diferença no sucesso deste empreendimento.
A ERA possui profissionais experientes e qualificados para oferecer à sua empresa suporte completo na implementação da Gestão de Custos.
