Controlar e gerenciar as despesas de uma empresa é sempre uma tarefa desafiadora para qualquer organização, independentemente do setor ou porte. E quando falamos de despesas com telefonia, tudo se torna ainda mais complexo. Afinal, a telefonia está presente em todos os setores. sectors do negócio, com maior ou menor importância. Gerenciar os custos de telefonia exige muito mais do que saber quais planos as operadoras cobram, quando as contas vencem e comparar os valores orçados com os valores reais. Uma série de medidas cotidianas pode contribuir para um maior controle e gerenciamento das despesas de telefonia corporativa. Vamos falar sobre algumas delas.
Avaliação dos perfis de consumo dos funcionários na gestão de telefonia.
Nas empresas, existem áreas onde a telefonia serve apenas como suporte operacional e áreas onde esse custo é fundamental para o desempenho – por exemplo, o atendimento ao cliente.
E dentro das próprias áreas, essa diferenciação pode existir. Por esse motivo, compreender o perfil de trabalho dos funcionários e das áreas é um primeiro passo para avaliar as necessidades, reavaliar os custos individualmente e, assim, não apenas reduzir custos, mas também melhorar o desempenho em alguns aspectos. sectors .
Incentive a participação dos funcionários na gestão da telefonia.
Este é um ponto que muitas empresas exploram pouco, mas que geralmente produz resultados muito bons, especialmente no caso dos custos de telefonia móvel, onde cada funcionário tem responsabilidade individual.
Um vendedor, por exemplo, pode relatar que tem dificuldade em usar a operadora em algumas regiões. Um funcionário do setor de compras pode querer usar um dispositivo com mais tecnologia para contatos com fornecedores que não precisam ser feitos por telefone.
Dessa forma, cada funcionário pode falar sobre dificuldades, restrições atuais e sugestões, não apenas para o seu trabalho, mas também para a empresa.
É recomendável realizar uma pesquisa sobre hábitos e necessidades e acolher quaisquer sugestões que possam surgir. Os usuários sempre levantam questões que uma visão macro, por vezes, não consegue abordar, pois tende a limitar a todos os padrões de consumo.
Cada estação de trabalho pode ter ótimas ideias para melhorar a gestão da telefonia da empresa.
Criar processos para gestão de telefonia
Os custos com telefonia estão presentes em todas as áreas da empresa e são gerados individualmente, com base nas necessidades de consumo de cada funcionário. Portanto, é normal que cada indivíduo e cada área tenha sua própria forma de gerenciá-los, com diferentes graus de prioridade.
No entanto, isso acaba por dificultar a gestão, especialmente na hora de avaliar os resultados.
A abordagem ideal consiste em conceber e criar processos que abranjam todas as etapas, desde a contratação de um plano até o consumo diário, analisando os custos e as ações em cada etapa. Outro aspecto importante é compreender como os processos impactam e são impactados por cada área da empresa.
A ideia principal é definir um fluxo que padronize a forma de controlar e gerenciar.
Implementar um Sistema de Gestão de Telecomunicações
Um sistema de gestão é um grande aliado em todo o trabalho de revisão, controle, auditoria e análise dos custos de telefonia da empresa. Esses custos envolvem uma grande quantidade de dados e, quando consolidados, permitem diversas análises e interpretações.
Planilhas eletrônicas podem ser boas soluções para pequenas e médias empresas com poucos funcionários, mas, em geral, principalmente em grandes empresas, elas dificultam a avaliação rápida de resultados e o compartilhamento de análises.
Boas soluções de sistemas corporativos disponíveis no mercado oferecem módulos onde podemos gerenciar diversas informações sobre a telefonia da empresa:
- O conjunto de ativos;
- Contratos, com seus detalhes, valores e datas de vencimento;
- Linhas, usuários, o plano associado e o histórico de pagamentos;
- Pagamentos efetuados e créditos para recuperação.
Também podemos encontrar soluções de sistema específicas com funcionalidades. O que devemos ter em mente é a facilidade de uso para entrada de dados (ou para ter arquivos eletrônicos com os operadores) e a versatilidade para extrair dados de diversas opções e relatórios de desempenho.
Conhecer e inventariar os ativos de telefonia da empresa.
Por ativos de telefonia, entendemos aparelhos fixos e móveis, centrais telefônicas, suas linhas e os planos de consumo para cada um. Trata-se do conjunto de itens disponíveis para as equipes de trabalho utilizarem em suas atividades.
O controle e o inventário periódico permitem compreender diversos aspectos que impactam a qualidade e os custos da telefonia na empresa:
Analise o número de dispositivos.
- Muitos modelos são antigos e não suportam as tecnologias de comunicação instantânea atuais, que ajudam a economizar no consumo de telefonia de voz usando telefonia de dados de menor custo e redes Wi-Fi.
- Outro ponto importante são os equipamentos ociosos, de funcionários que saíram da empresa ou mudaram de área. Eles podem ser usados por novos funcionários ou vendidos – existem ofertas internas disponíveis.
Analise o número de linhas, plantas e dimensões.
- Linhas ociosas ou com tamanho inadequado para a área; o estoque permite a redistribuição para áreas com escassez, evitando assim contratos desnecessários.
- Planos que não atendem às necessidades ou são supervalorizados – possuem benefícios que não satisfazem as necessidades do usuário ou serviços desnecessários, o que possibilita a redução do plano e do seu valor.
Um inventário inicial pode apontar todos esses pontos e, a partir daí, podemos chegar às soluções mais adequadas, de acordo com o perfil de consumo do usuário e da empresa.
Confira e analise suas contas telefônicas.
Tão importante quanto renegociar e obter as melhores tarifas para cada linha é verificar cada fatura recebida mensalmente, especialmente em busca de cobranças extras.
Essas podem ser necessidades não cobertas pelo plano, e é importante avaliar o motivo delas para determinar se serão recorrentes e se incluir o item no plano seria mais econômico. Ou podem ser itens inadequados, devido a práticas do usuário ou cobranças feitas pela operadora sem contrato.
Essas verificações ajudarão não apenas a monitorar o trabalho dos operadores, mas também os hábitos de consumo dos usuários, exigindo maior comprometimento deles com os objetivos e as melhores práticas da empresa.
A auditoria é um ponto de partida importante para a rotina de verificações, possibilitando a recuperação retroativa de cobranças indevidas e a tomada de medidas contra a operadora. Estima-se que, em média, 7% dos valores cobrados nas faturas sejam indevidos.
Em outras palavras, trata-se de uma quantia substancial a ser recuperada.
Sempre renegocie e procure novos fornecedores.
A busca por novos fornecedores pode parecer complicada em um mercado com quatro ou cinco grandes empresas burocráticas. Mas a realidade hoje é bem diferente.
Existe a portabilidade, que permite mudanças rápidas. E o principal é a competitividade do setor; as operadoras têm trabalhado com pacotes cada vez mais flexíveis para conquistar clientes a preços melhores.
Os contratos de fornecimento devem ser negociados nos melhores termos possíveis, pois serão uma opção de longo prazo e terão cláusulas de rescisão rigorosas.
ERA Group A empresa, consultoria global especializada em Gestão de Custos, possui uma metodologia de eficiência reconhecida e profissionais qualificados com experiência na área.
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