4 tipy na zníženie firemných výdavkov
Efektívne sledovanie, optimalizácia a správa firemných výdavkov sú nevyhnutné, najmä pre spoločnosti, ktoré z rôznych dôvodov nemôžu venovať čas a zdroje potrebné na včasnú a dôkladnú správu výdavkov.
Mám na mysli najmä spoločnosti, ktoré patria do týchto kategórií alebo sa momentálne nachádzajú vo fáze svojho rozvoja, ktorá zodpovedá jednému alebo viacerým z týchto scenárov:
- Startupy
- Spoločnosti, ktoré za krátky čas zaznamenali rýchly rast
- Spoločnosti s vysokou prevádzkovou výkonnosťou
- Rodinné podniky
- Spoločnosti bez samostatného oddelenia nákupu
- Spoločnosti, ktoré sa vo veľkej miere zameriavajú na „kľúčové“ a kritické projekty
- Spoločnosti s výraznými problémami v oblasti riadenia zmien
- Spoločnosti zamerané na riešenie závažných problémov v oblasti objednávok a tržieb
Bohužiaľ, tento posledný bod znie veľmi povedome a je dnes mimoriadne aktuálny.
Najlepším riešením pre tieto spoločnosti by určite bolo osloviť poradenskú firmu s bohatými skúsenosťami v oblasti optimalizácie fixných, všeobecných a nepriamych nákladov; to však nie je vždy možné.
Čaká tieto spoločnosti snáď len priepasť? Určite nie.
Pozrime sa na niekoľko užitočných tipov.
1. SLEDOVANIE A EVIDENCIA VÝDAJOV NA KAŽDEJ ORGANIZAČNEJ ÚROVNI
Niektorí z tých, ktorí ma na LinkedIn sledujú najpozornejšie, vedia, že obdivujem Petera Druckera, ktorého mnohí považujú za zakladateľa moderného manažmentu. Ak mám citovať jednu z jeho slávnych maxim: „Čo nemožno zmerať, nemožno riadiť,“ prvý bod, ktorý by som chcel navrhnúť, z toho priamo vyplýva.
Chcel by som však ísť ďalej, než len odporučiť, aby ste firemné výdavky sledovali s mimoriadnou dôkladnosťou. Moje hlavné odporúčanie znie, že táto činnosť by nemala zostať výlučne v kompetencii finančného a/alebo administratívneho oddelenia, oblastného manažéra alebo regionálneho manažéra.
Vedúci tímov by mali venovať dostatok času a energie investícii do svojich zamestnancov a naučiť každého člena tímu, ako sledovať firemné výdavky v rámci svojej pôsobnosti. Môžu to byť výdavky súvisiace s oddelením kvality, oddelením cestovania a služobných ciest, všeobecnými službami alebo IT.
Vedúci oddelenia by mal tímu vysvetliť, prečo je to dôležité, ako rozdeľovať výdavky do kategórií a ako zistiť, ktoré z nich je možné znížiť alebo zrušiť.
Budete prekvapení, ako veľmi sa vaši zamestnanci do tohto procesu zapoja a budú prichádzať s vlastnými nápadmi na ďalšiu optimalizáciu nákladov.
A vedúci oddelenia bude mať konečne nákladovú oblasť pod kontrolou a o jeden dôvod viac na odmeňovanie tých najzaslúžilejších zamestnancov.
Tento jednoduchý krok tak prináša organizácii množstvo vzájomne prepojených výhod:
- Kontrola a optimalizácia výdavkov;
- Znižovanie množstva odpadu;
- Posilňovanie postavenia zamestnancov;
- Solídny základ pre zavedenie vernostného programu.
2. VYUŽITE TECHNOLÓGIU, KTORÁ JE NAŠÍM SPOJENCOM
Najmodernejšie organizované spoločnosti využívajú systémy ERP a/alebo iné systémy, ktoré vďaka špecifickým modulom alebo špecializovaným funkciám umožňujú sledovať celý proces obstarávania.
Niektoré spoločnosti však, či už z vlastnej voľby alebo z rôznych dôvodov, tieto špecializované a sofistikované systémy nepoužívajú.
Na opačnom konci spektra sa nachádza stará dobrá tabuľka v programe Excel – alebo aj nejaká kompatibilná alternatíva.
Medzi týmito dvoma extrémami existuje celá škála nástrojov, a to ako bezplatných, tak aj typu freemium (t. j. bezplatných v prípade základných funkcií a platených v závislosti od pokročilejších funkcií, ktoré plánujete využívať, a to aj v neskoršej fáze).
Odporúčam vyskúšať jednu alebo viaceré z týchto aplikácií a v súlade s tým, čo bolo spomenuté v predchádzajúcom bode, zabezpečiť, aby ich využívali všetky úrovne organizácie. V tomto prípade bude dôležité dohodnúť sa na konkrétnom nástroji, aby všetky oddelenia používali ten istý. To uľahčí tímovú spoluprácu a následné porovnávanie údajov medzi jednotlivými oddeleniami, o ktoré sa postará administratívne oddelenie.
Príklady týchto balíkov ľahko nájdete vyhľadávaním v Google pomocou kľúčových slov ako „bezplatný softvér na správu výdavkov“, „bezplatné šablóny na správu nákladov“ a podobne.
3. KATALÓG OD HORE DOLE
Tretím návrhom je kategorizovať výdavky nielen podľa typu – napríklad „Cestovné výdavky“, „Dodávky materiálu“ a podobne –, ale predovšetkým vytvoriť prvú skupinu na makroúrovni a rozdeliť ich na:
- Fixné alebo variabilné náklady
- Náklady súvisiace s výrobou (výrobné náklady) alebo všeobecné a administratívne náklady
Bude preto dôležité zaviesť najvhodnejšiu stratégiu na minimalizáciu fixných nákladov v prospech variabilných (alebo na premenu fixných nákladov na variabilné) a podobne čo najviac znížiť všeobecné a administratívne náklady, ktoré sa konkrétne netýkajú výroby tovaru alebo poskytovania služieb.
Neexistuje žiadne presné pravidlo, ktoré by platilo v každej situácii na dosiahnutie tejto zmeny, rovnako ako tento návrh treba chápať len ako všeobecné usmernenie.
V skutočnosti nie je možné vopred určiť, či je pre konkrétnu spoločnosť jednoznačne výhodnejšie mať viac variabilných alebo fixných nákladov (a o koľko), avšak všeobecný princíp uprednostňovania variabilných nákladov pred fixnými je často základom riadenia spoločnosti zameraného na dosiahnutie stabilnejšej hrubej prevádzkovej marže – teda s menším kolísaním spôsobeným zmenami vo výrobe.
4. POSÚDITE KAŽDÝ PRODUKT ALEBO SLUŽBU Z HĽADISKA „VYROBIŤ ALEBO NAKÚPIŤ“
Toto rozhodnutie, ktoré bude mať strategický charakter, povedie k tomu, že pri každom produkte alebo službe, ktorú spoločnosť poskytuje (alebo využíva v rámci svojho hodnotového reťazca), sa bude musieť rozhodnúť, či je výhodnejšie vyrobiť ju interne, alebo ju – úplne alebo čiastočne – nakúpiť externe.
Kritériá, na ktorých sa hodnotenie zakladá, sa budú líšiť nielen v závislosti od jednotlivých zúčastnených spoločností, ale aj v závislosti od jednotlivých produktov a služieb v rámci tej istej spoločnosti.
V tejto súvislosti nemám v úmysle navrhovať, čo je najlepšie urobiť (to tu predsa nie je možné!), ale skôr vám pripomenúť, že časť hodnotenia sa bude uskutočňovať kvantitatívne. Inými slovami, bude potrebné zistiť a vypočítať, aké investície budú potrebné na vlastnú výrobu a aké náklady naopak vzniknú pri nákupe toho, čo je potrebné zadávať externe.
Dôvod, prečo je toto rozhodnutie na strategickej úrovni neoddeliteľne spojené s optimalizáciou nákladov, možno zhrnúť takto:
- Optimalizáciou firemných nákladov sa uvoľnia ďalšie finančné prostriedky, ktoré bude možné následne vyčleniť na investície potrebné na „výrobu“.
- Optimalizácia fixných, všeobecných a nepriamych nákladov spoločnosti povedie k výberu najlepšieho možného dodávateľa, vďaka čomu bude outsourcing produktu alebo služby nákladovo efektívnejší, a spoločnosť sa tak bude môcť sústrediť na svoje kľúčové činnosti.
Rozhodnutie medzi „výrobou“ a „nákupom“ teda nebude závisieť výlučne od značky či skutočnej alebo vnímanej kvality, ani nebude len otázkou čisto výrobných nákladov; skôr ho treba vnímať ako kvantitatívne dosiahnuteľný cieľ, ktorý závisí aj od schopnosti spoločnosti optimalizovať svoje náklady a vybrať si dodávateľov, ktorí ponúkajú najlepší pomer kvality a ceny dostupný na trhu.
